榆林市城市工程建設檔案收集與管理探析

文｜陜西省榆林市城市建設檔案館 朱光艷

城市工程檔案是城市工程施工建設、管理過程中形成的，具有查閱需求和保存價值的各種載體形式的歷史記錄，具有很重要的史料價值。所以，加強城市工程建設檔案資料的管理、整編和歸檔保管，對加強工程的建設管理、運行管理和驗收具有十分重要的意義。為了加強城市工程檔案管理工作，需對其建檔工作進行詳細分析。

1 城市工程檔案特點

城市工程檔案是指產生于整個工程建設全過程，從項目的提出、可研、立項、設計、決策，到招投標、施工、質監、監理，以及各個階段的驗收過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。對榆林市而言，還應包括歷年（次）開展的城市建設普查（調查）資料。其主要特點：貫穿于工程建設程序的各個階段；涉及工程建設管理的各部門（計劃、財務、驗收、管護、運行等）和工程參建的各方面（包括工程規劃設計、施工、監理等）；對于不同歷史階段形成的城市建設，應通過調查研究、走訪考證等不斷完善工程檔案。

2 城市建設工程檔案管理的一般規定

在城市建設工程檔案管理中，榆林市要求：工程檔案管理工作進程與城市建設建設管理進程同步；檔案資料包括文字、圖表、錄音、照片、錄像、電子數字等多種形式的歷史紀錄，以紙張為載體的文字資料不得用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等易褪色材料書寫；檔案資料的內容應來源明確、真實可靠、系統完整、手續齊全、清潔整齊；檔案資料應按照有關規定及時整理、定期歸檔；檔案資料應有專人管理，管理人員應相對穩定。如有人事變動，應作好檔案的交接工作。管理人員應具備相應的素質和資質，經過必要的技術培訓；檔案資料的完整程度、保存狀況是評優達標的主要內容之一。

3 城市建設工程檔案的主要內容

凡是反映與項目建設有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件、圖片、照片、錄像和光盤等資料，都屬收集的范圍。

(1)規范性文件：技術規范，中、省、市、縣管理辦法或實施細則等。

(2)技術資料：年度下達的計劃文件、設計說明書及批復、批準的變更文件等。

(3)開工前的準備資料：招投標文件、施工合同、監理合同、組建機構、相關人員職責分工、相關人員須知等。

(4)施工資料：①施工企業：放線、測量記錄，各單元工程不同部位的土壤含水率、干容重自測記錄，砂漿混合比記錄，施工材料檢驗單、質量鑒定報告、復驗單及試驗報告，質量檢驗記錄、報告，隱蔽工程自驗記錄等，事故及缺陷處理報告等相關材料。②監理資料：簽署開工令，施工放線檢查，基礎處理工程的質量控制，放(泄)水工程的質量控制，上料填筑的質量控制，工程變更及處理，竣工驗收準備階段。③建設單位資料：各階段或分部工程的質量抽檢資料，分部工程及隱蔽工程的驗收資料。

(5)竣工資料：竣工驗收申請報告、竣工報告與圖紙、審計報告、監理報告、竣工決算、施工工作總結等。

(6)施工日志、重大事件記錄及領導檢查考察資料。

(7)移交資料：移交合同、管護合同、工程管護須知、防汛預案等。

(8)工程建設聲像資料：主要指施工過程中記錄聲像材料。

(9)科研資料：工程設計報告、勘察資料、批復文件、協議合同、研究方案、施工計劃、調查報告、圖表、照片、數據計算、施工報表等。

4 城市建設工程檔案資料的收集及要點

工程檔案資料的收集按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，由法人單位的專職人員整理而成。

4.1 規范性文件

技術規范，中、省、市、縣制定的城市建設建設管理辦法或細則。

要點：由建設單位負責搜集，應收集整理工程建設相關的各類規章制度與管理辦法。這類規章制度與管理辦法大體可分為兩類：一是上級相關的規章制度與管理辦法，包括住房與城鄉建設部和省市印發的城市工程建設管理制度和辦法，還有所在省市主管部門印發的相關管理制度與辦法；二是要有本縣和本單位關于工程建設管理的有關各種制度和管理辦法。如：建設單位向施工現場派駐壩技術員制度、財務管理制度、運行管理制度等。

4.2 技術資料

（1）年度下達的計劃文件。

要點：建設單位搜集。

（2）擴大初步設計說明書、設計批復文件。

要點：含說明書、附件、附圖、報批文件及審批文件缺一不可，要注意歸檔文件的完整性。各階段的審查意見也應一并歸檔。設計單位提供，建設單位搜集。

（3）變更文件：屬轉址建設、工程移動、工程規模增減的變更，由建設單位提出變更申請，原設計審批單位進行技術審查審批，由原計劃下達單位批準。屬施工方式、供排水建筑物結構型式或結構尺寸變化的由建設單位提出申請，市級城建主管部門審查批準。屬建筑物高程、位置、長短、坡比等的變化，由施工單位提出申請，建設單位、監理單位、施工單位共同簽署意見。

要點：由建設單位負責收集。重點是變更申請和變更批復兩個文件，變更理由要充分、合理，批復時間要在施工前，防止先變更后履行報批手續。

4.3 工程基礎資料

（1）招投標文件

要點：包括招標實施方案報告及批復、招標公告、招標文件、開標記錄、開標資料、中標結果公示、招標修改文件、招標補遺及答疑文件及中標通知書等。由建設單位搜集。

（2）施工合同

要點：建設單位提供。

（3）監理合同

要點：建設單位提供。

（4）組建結構

要點：以文件形式確定的領導小組或其他形式的專門組織。由建設單位提供。

（5）相關人員職責、須知

要點：制定的規章制度，明確責、權、利。

(6)開工申請

要點：施工設計方案獲得批準； 施工圖紙通過審查； 現場“三通一平”到位，施工設備入場； 主要建筑材料通過檢驗； 現場安全防護措施完備；工程基線、標高等經過復核；已進行質量教育及技術交底。

（7）施工組織設計報審

要點：施工組織設計的編制。重點要說明設備、人員狀況；施工組織機構（分幾個部）、人員分工及各部門主要職責；施工現場的平面布置；施工進度、勞力安全；投入的主要施工機械設備情況；各分部工程的主要施工方法、工藝要求；質量保障體系；安全保障措施等。

4.4 施工資料

（1）施工企業放線、測量記錄

要點：包括水準點等施工定位測量和數據復核，施工放線記錄，記載工程沉降、位移等變化情況的各種監測記錄，工程標高、位置、坡度測量記錄等，各項記錄均采用規定的測量記錄表式。由施工企業提供，建設單位整理。

（2）各單元工程不同部位的土壤含水量、干容重、泥漿濃度自測記錄

要點：用固定的表格記錄。

(3）砂漿混合比記錄

要點：按照砂漿砌筑標號要求，做好配比記錄。

(4）建筑材料質量證明、鑒定憑證、復驗單及試驗報告

要點：水泥、鋼筋、混凝土管等主要材料廠家出具的相關質量證明。

(5）設計方案、技術要點、圖紙會審等

要點：工程設計、建設方案、圖紙等，是施工單位組織施工建設的技術依據，也是施工監理控制、建設單位施工檢查、建設主管部門核查督查的重要技術依據，應完整、真實反映設計意圖和完善情況。工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要等文件材料，須有設計單位、監理單位和建設單位確認公章或會審紀要文件相印證。

(6）干砌石、漿砌石、混凝土預制及安裝、預制管安裝、現澆混凝土等各單元工程質量檢驗記錄、申請表

要點：單元工程是工程質量檢驗的基本單元，由施工單位要進行質量檢驗，監理單位要進行抽查，經抽查合格的單元工程方可認定為合格單元工程。只有每個單元工程的質量檢驗合格， 方可進行下一道工序。

施工單位的專職質檢人員對已完成的單元工程施工質量按有關標準進行自驗，填寫單元工程質量評定表（見表，質量標準詳見附錄二：城市建設單元工程質量評定標準），質量責任人履行相應簽認手續后，向監理單位申請驗收。

施工單位應提供從單元工程到單位工程的一系列工程質量評定表、報驗表、工程驗收表等，它可以記載和反映工程建設各階段的質量情況與相關單位的評定認定結果，是檔案收集整理的重點。為此必須明確城市建設工程質量評定的項目劃分。

(7）隱蔽工程自驗記錄等

要點：密蔽試驗的辦法、效果等。自檢填寫下表，報驗表同SG6。

(8）基礎開挖與處理等分部工程報驗申請

要點：自檢、申請報驗表格同單元工程。

（9）事故及缺陷處理報告等相關材料

要點：應包括事故或缺陷發生或發現時間、部位和狀況的定量描述，必要時應附圖說明，事故或缺陷的分析與處理結果等。

（10）監理通知

要點：監理工作聯系單。

5 檔案資料整理造冊與管理責任分工

為能如實反映工程建設過程的真實情況，形成詳實、準確、規范的歸檔資料，使資料整理規范化、標準化、制度化，結合城市建設的實際， 將歸檔資料劃分為7冊。其管理責任主體為三類：

（1）責任主體

項目法人對城市建設工程檔案工作負總責。須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。項目法人應設立檔案室，落實專職檔案人員或配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監督、檢查和指導職責。

（2）參建單位的責任

勘察設計、監理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。

（3）參與者的責任

工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動，須先交清原崗位應歸檔的文件材料。

6 結語

城市建設工程檔案管理是城市建設管理工作的重要組成部分，貫穿于項目建議、可行性研究、設計、工程招投標、施工、質量監督、監理、竣工驗收、運行等工程建設的全過程，對于工程的建設、管理、維護、改造、驗收具有不可替代的作用。通過分析論述城市建設工程檔案的特點與收集內容、注意要點，為加強城市工程檔案資料的管理、整編和歸檔保管提供了借鑒和參考，對加強工程的建設管理、運行管理具有十分重要的意義。