中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的策略分析

宋沛

摘 要：檔案是中等職業(yè)學(xué)校管理與各項(xiàng)監(jiān)督評估的重要材料，也是進(jìn)行教學(xué)科研和教育評估的重要依據(jù)，檔案資料得到有效利用對提高學(xué)校教學(xué)與管理水平具有積極的作用。但是，從中職學(xué)校檔案管理具體情況來看，部分中職學(xué)校檔案管理意識不強(qiáng)，檔案現(xiàn)代化信息化管理不足，嚴(yán)重影響了檔案使用的有效性。因此，要促進(jìn)檔案信息化管理，在樹立信息化和現(xiàn)代化管理意識的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)現(xiàn)代化硬件設(shè)備配置，加強(qiáng)檔案工作者信息化水平和素質(zhì)的提升，并健全檔案管理機(jī)制和檢查審核制度，多途徑多措施提升中等職業(yè)學(xué)校檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)學(xué)校；檔案；信息化；管理

中圖分類號：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9132（2019）04-0015-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2019.04.007

檔案信息化管理相比較紙質(zhì)檔案管理而言，具有更加方便、快捷的特點(diǎn)，有利于更加精確地尋找和管理檔案。雖然檔案信息化建設(shè)和管理在中等職業(yè)學(xué)校得到了重視和應(yīng)用，但是總體來說還存在著以下幾方面問題：一是對檔案信息化重要性的認(rèn)識有待提高；二是檔案信息化管理進(jìn)程推進(jìn)緩慢；三是學(xué)校缺乏高素質(zhì)的信息化檔案管理人員。因此，新形勢下推進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理必須轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案信息化管理重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入和支持，打造一支專業(yè)化與信息技術(shù)素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍。

一、轉(zhuǎn)變觀念，提升檔案信息化管理意識

中等職業(yè)學(xué)校高度重視檔案信息化管理，也正在將學(xué)校紙質(zhì)檔案變?yōu)橄鄳?yīng)的電子檔案，但是由于信息更新速度快，而電子檔案管理設(shè)備卻長期得不到更新，導(dǎo)致中職學(xué)校檔案信息化管理面臨著設(shè)備落后、專業(yè)人員缺乏、無法跟進(jìn)等問題。因此，新形勢下必須轉(zhuǎn)變觀念，在提高對檔案信息化管理認(rèn)識的基礎(chǔ)上，積極爭取資金支持以保障檔案可以以最專業(yè)的技術(shù)手段來管理。

檔案信息化管理過程中也要確保收集、整理與歸檔的精準(zhǔn)落實(shí)。以學(xué)生檔案為例，關(guān)系到學(xué)生個(gè)人的成長足跡，是學(xué)校檔案的重要組成部分，用人單位考查的重要依據(jù)。在樹立信息化管理意識的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化管理。在思想認(rèn)識提高的同時(shí)，工作行動也要跟上。中等職業(yè)學(xué)校要廣泛利用學(xué)校掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，統(tǒng)一好檔案數(shù)據(jù)格式，準(zhǔn)確無誤地錄入計(jì)算機(jī)，然后利用專用軟件對學(xué)生檔案資料進(jìn)行分類編目。比如檔案資料中的學(xué)籍冊、畢業(yè)生審核登記表等需要分類排序，并建立學(xué)校單獨(dú)的檔案信息系統(tǒng)。基礎(chǔ)信息由學(xué)生個(gè)人填寫，必要信息模塊由班級管理者進(jìn)行填寫，學(xué)校檔案工作者進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督檢查。這樣不僅可以減少檔案工作者的工作量，還可以增加檔案信息的準(zhǔn)確性，從而更好地推進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)。

二、加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入和支持，充實(shí)硬件設(shè)置與軟件力量

中等職業(yè)學(xué)校教育管理經(jīng)費(fèi)有限，要加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)和管理的經(jīng)費(fèi)投入，必須積極探尋新的途徑和方式，爭取與社會單位、企業(yè)之間的戰(zhàn)略合作，重點(diǎn)解決資金和技術(shù)問題。一方面，要充實(shí)檔案信息化管理的硬件設(shè)備，提供計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備、光盤存儲等，確保電子文件、數(shù)據(jù)資料實(shí)現(xiàn)在線系統(tǒng)存儲，對于重要檔案、保密資料要線下進(jìn)行存儲，并要加強(qiáng)防安全漏洞、防火墻和防病毒軟件等的配備，防止信息泄露等問題。另一方面，要充實(shí)檔案信息化管理的軟件力量，這意味著要加強(qiáng)檔案工作者培訓(xùn)，重點(diǎn)提高他們的信息技術(shù)使用能力，打造一支專業(yè)化和信息技術(shù)素養(yǎng)高的檔案工作隊(duì)伍。

首先，要加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的選聘引進(jìn)，立足于信息化管理的要求明確選聘標(biāo)準(zhǔn)，并提高檔案工作者待遇水平，吸引計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)與檔案管理相關(guān)專業(yè)的學(xué)生進(jìn)入到檔案管理隊(duì)伍中來，充實(shí)檔案管理人員隊(duì)伍。

其次，學(xué)校要加大對檔案工作者的教育投入，對在職人員要積極進(jìn)行再教育和培訓(xùn)，提高他們電子檔案管理的知識技能與信息技術(shù)應(yīng)用能力，通過計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代管理技術(shù)知識等的學(xué)習(xí)，打造一支現(xiàn)代信息管理水平高與檔案管理意識強(qiáng)的復(fù)合型隊(duì)伍。

三、建立制度，加強(qiáng)對檔案信息化管理的力度

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，在管理過程中難免會出現(xiàn)一些問題，造成信息丟失或者檔案丟失，因此，必須建立制度，加強(qiáng)對檔案信息化管理的力度。

首先，要建立嚴(yán)格的檢查審核制度，推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理。為了防止重要文件和信息丟失，要依托于嚴(yán)格的核查制度，定期對文書、檔案資料進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件的完整性、檔案過程手續(xù)的齊全性等。

其次，要規(guī)范電子檔案。與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步管理的同時(shí)，必須建立格式與內(nèi)容相統(tǒng)一的電子檔案。電子檔案形成后，加強(qiáng)終端審核，統(tǒng)一所有數(shù)據(jù)格式和結(jié)構(gòu)，對于檔案數(shù)據(jù)傳輸和使用要進(jìn)行規(guī)范處理和控制，并確定好不同檔案資料查看和使用的權(quán)限，任何人不得以任何理由進(jìn)行刪除和修改。

最后，要建立嚴(yán)格的檔案查閱制度。為了學(xué)校檔案保存的完整性、安全性和準(zhǔn)確性，對于檔案查閱也必須依托于網(wǎng)絡(luò)入口明確查閱權(quán)限和范圍，對于重要檔案資料的查閱要進(jìn)行登記，檔案信息資料不能用于其他任何用途。

四、結(jié)語

檔案信息化管理不能停留在口號上，轉(zhuǎn)變觀念，提高學(xué)校檔案管理認(rèn)識必須付諸行動，圍繞學(xué)生檔案、教職工檔案、其他教育教學(xué)資料等，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案同步一體化的檔案管理模式。圍繞檔案信息化管理增強(qiáng)相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)投入和支持，加強(qiáng)信息化硬件設(shè)備的投入，積極引進(jìn)專業(yè)化高素質(zhì)的檔案工作者，也要對在職檔案工作者進(jìn)行培訓(xùn)和繼續(xù)教育，打造一支信息素養(yǎng)、信息技術(shù)水平和檔案管理水平高的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍，并依托于健全的監(jiān)督檢查制度、審核制度、查閱制度保障檔案資料合理的使用。中等職業(yè)學(xué)校加強(qiáng)檔案信息化管理，對提高檔案管理質(zhì)量和利用率都具有積極的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳慧玲.淺論如何加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作[J].廣西教育，2013（14）.

[2] 林艷梅.信息時(shí)代中等職業(yè)學(xué)校檔案的開發(fā)與利用[J].廣東職業(yè)技術(shù)教育與研究，2014（3）.

[3] 曲云峰.中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的對策[J].黑龍江檔案，2013（4）.

[責(zé)任編輯 李 媛]