淺談機關事業單位檔案管理信息化建設之我見

德力格日胡

摘要：檔案工作者必須認清形勢的變化，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，用檔案機關事業的加快發展，更好地為國家的利益服務，為全社會服務，為大多數人的利益服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

關鍵詞：檔案管理;機關事業單位;信息化;建設問題

創新是檔案機關事業發展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念;要與時俱進，樹立大服務理念，要擺正位置，在發展文化機關事業的大環境中發展自己。

一、檔案工作創新要解決好四個關系問題

（一）創新與基礎的關系

工作創新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創新必須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經半個世紀的發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，檔案機關事業得到了較快發展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創新的根基，因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。

（二）創新與現實的關系

工作創新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發展階段，在由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案機關事業發展后勁不足狀態。創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上求突破。

（三）創新與學習、借鑒的關系

學習是創新的基礎，借鑒是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創新。

（四）創新與實踐的關系

創新是機關事業發展的動力，但創新絕不能是虛無飄渺的創新，理論創新、方法創新都要經過實踐檢驗，凡是對機關事業的發展有促進作用的創新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

二、機關事業單位的檔案管理實現信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。但是，當前的機關事業單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統的手工操作。有的單位即使已經安裝了“人力資源管理系統”或“人事檔案管理系統”，也會因為系統功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應時代的發展。

三、制定機關事業單位的檔案管理信息化的總體規劃

在檔案管理信息化的總體規劃制定之時，應服從服務于機關事業單位發展的戰略。在分析機關事業單位自身的特點與發展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃，形成一個規模較大的網絡管理模式，推動檔案信息化協調發展。

四、建立起一個實用的檔案信息網站

檔案網站是機關事業單位的檔案部門在網上建設的信息站點，一般以網頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數字化的重要標志和重要手段。在檔案的信息化建設之中，應該把檔案的管理系統納入機關事業單位的管理信息系統，構建一個一體化系統，把本單位各個部門的信息統籌考慮進去，實現資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統效益。還應選用那些使用有升級能力和開發能力的檔案信息管理系統，這是實現檔案管理信息化的一種重要條件。

五、逐漸實現檔案管理的信息資源的數字化

檔案信息資源的數字化是進行檔案信息化建設的一個重要的前提和基礎，也是對檔案原件進行保護的一個重要方式。檔案數字化應該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數字化的信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并在網上發布，以提供服務。

六、檔案信息化應做到規范化、標準化

規范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是衡量檔案管理工作現代化水平的一個重要標志。機關事業單位在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發展的需求和特點來制定內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范。

七、檔案的信息化建設要有對檔案人員的素質要求

檔案人員應該更新觀念，調整心態，不斷學習并掌握必要的網絡知識和技術，對紛繁復雜的網上信息進行標引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發揮最大的開發利用價值，滿足企機關事業單位的科研、管理和生產的最大需求。

對機關事業單位的檔案進行數字化管理是當前科技與社會發展的必然要求。各個機關事業單位要重視其檔案管理，根據實際情況制定出一個檔案數字化管理的總體規劃，建設好自己的檔案信息網站，使檔案信息化符合國內外的標準，并不斷提高檔案管理人員的素質，不斷提高工作效率，適應時代發展。