基于精準查新理念下科技查新檔案的開發利用實證研究──以鹽城工學院科技查新站為例

夏晶晶

（南通大學，江蘇南通 226000）

科技查新服務平臺是指查新機構提供的一種公眾性科技文獻信息咨詢服務。我國的科技查新服務開始于上世紀80年代，主要用于科技管理與決策的規范化與科學化，以避免科研課題的重復立項以及判斷科研成果的新穎性。隨著科技體制改革的不斷深入以及科技查新服務的日趨規范，科技查新結果成為科研立項、成果鑒定、獎勵申請等科研活動的重要支撐。科技查新平臺在長期的查新服務中，形成了大量的有價值的查新檔案。由于科技查新項目涉及工業、建筑業、農業等各個領域，內容多樣，因此，由此形成檔案，從某種程度上反映了各行各業科研領域的研究狀況，具有重要的開發利用價值。

如何開發利用科技查新檔案，以服務地方經濟社會的發展，需要科技查新機構轉變工作理念。科技查新檔案工作不應只停留于收集、整理等表層工作，而是應積極捕捉可利用信息和數據，使檔案活起來，以促進檔案信息資源拓展延伸為研究源頭，開拓運用的渠道，實現其真正的潛在價值。本文擬從論述“精準查新”理念及其帶來的科技查新模式的變遷入手，系統分析科技查新檔案的管理以及利用問題，并以教育部鹽城工學院科技查新站為實證，具體探究精準查新理念下的科技查新檔案開發利用的價值。

1 精準查新理念與科技查新服務模式變革

查新是科技查新的簡稱，是指查新機構根據查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術內容，按照規范操作，并做出結論。[1]科技查新是文獻檢索和情報調研相結合的科技信息咨詢服務工作。通常而言，科技查新服務是委托服務，委托人需要與查新機構簽訂正規的委托協議，查新機構按照委托協議的約定，依托科技查新的流程，完成查新的過程，并出具有依據、有分析、有對比、有結論的查新報告。目前我國科技查新已基本形成了“以科研立項查新、成果查新和專利查新為主體的三大查新體系，不同的查新體系在流程上大同小異．一般可分為查新受理、查新檢索、報告撰寫、查新審核、文件歸檔等幾個程序”。[2]因此，通常意義上的科技查新服務是基于委托人的要求展開，查新的內容以及精度取決于委托人的需求。隨著科技發展與各學科間不斷交叉融合，科技評審專家跨行業、跨領域評審概率增多，對客觀準確的查新報告依賴性增強，科技查新工作面臨新的挑戰，“精準查新”作為一種查新理念，由醫學領域逐漸向其他領域擴展，并由此引發科技查新服務模式的變遷。

近年來，伴隨著大數據時代的到來和科學技術的日新月異，高校內各學科研究越來越精深，專業劃分越來越精細，科技查新的精準性要求越來越高，傳統查新工作也因此開始發生變革。這種變革主要體現在兩個方面：一是查新工作不再簡單按照委托人的要求，提供基本的數據或者信息，而是要將精準理念灌輸于整個查新過程中，要能夠對所查詢的信息進行準確的篩選，以提供更為精準的查新報告；二是查新平臺不再是簡單的咨詢服務平臺，而是要主動參與信息的搜集、歸納、整理和分析，要在主動為地方經濟社會發展提供精準服務中，體現出智庫的作用。基于檔案數據分析的基礎上，對查新后的各種相關數據與信息進行挖掘、分析，以此為地方經濟社會發展提供更為精準的服務，正是科技查新服務模式變革的重要表征。

2 科技查新檔案的管理以及利用價值開發

科技查新檔案是科技查新機構或者查新相關負責人在科技查新活動過程中形成并保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，大體上分為文書檔案和項目檔案兩大類。[3]科技查新檔案是極具特色并具有研究價值的科技信息資源。科技查新平臺根據保密原則，有責任為委托者保守一切與委托查新項目有關的秘密，不得泄露其中的任何情節和信息，因此科技查新檔案一般不對平臺以外的人員或者單位開放。科技查新檔案管理是對“查新業務有關的各種文件和開展查新業務過程中產生的材料進行規范化收集和整理，以便必要時進行參考、查閱、防止泄密或者作為法律憑證之用”。[4]傳統的科技查新檔案管理雖然是查新工作規范化、系統化的重要環節，但是偏重“留存備查”的意味，而缺乏利用開發的理念。隨著精準查新理念普及和科技查新服務模式的變革，科技查新檔案的利用開發成為必然。

科技查新檔案數據的分析是科技查新檔案的利用開發的重要內容之一。其結果應用于查新工作中，除體現精準查新的實質之外，還可以挖掘其深層次的價值。例如，通過分析歷次出具的查新報告中的查新目的、查新范圍、查新學科類別等方面內容，可以探析查新區域內的工業分布、產業集群和科研關注重點，以此擴展查新工作的廣度和深度，為政府、企業、科研院所提供深層次的信息服務。

信息技術的快速發展以及科技查新電子平臺的構建，為科技查新過程中精準查新的實現創造了條件，同時也為深層次開發利用科技查新檔案數據提供可能。科技查新電子檔案平臺蘊含與查新相關的各類信息與數據，是一個信息量巨大的數據庫和檢索平臺。就具體的科技查新電子檔案平臺而言：查新員與檔案員均可登錄平臺，并根據查新項目名稱、查新員、審核員、委托單位、委托時間、完成時間、查新點和主要技術要點等主題字段，完成相關或技術點相近報告的檢索。當查新管理員受理一份新的查新委托單后，通過在電子檔案平臺的初查與預檢索，可發現新委托的查新項目委托單位與平臺里既往委托的查新單位是一致的，或新委托的查新項目技術要點與既往查新項目相近，那么就可以把新委托的查新報告分發給之前完成那份查新報告的查新員。因為同一查新員不僅熟悉該委托單位的相關產品與技術，而且與委托單位有過良好溝通的經驗，能迅速提煉有價值的查新技術要點、迅速鎖定查新點，結合有效溝通，查新的整個過程可節省近1/3的查新時間，不僅提高了查新的速度與效率，有效避開查新的重復勞作，而且在查新高峰期節省了委托單位的時間，大幅提高委托單位的滿意度與合作意愿。如果之前的查新報告只有相近或相似的報告并不是同一家委托單位也可以參照上述的做法（同一產業集群的企業新產品或新技術往往相關或相近，具有可借鑒性），原查新報告可作為查新員在查新過程中的參考，這樣為查新點的確立提供依據與方向，查新員經過篩選進而對信息與項目查新點進行比對分析，很快可以完成新的查新報告的出具。不難發現，在這個檢索過程中，通過對相關查新檔案的分析與提煉，可以確定精準的查新點，找準檢索方向建立精準的檢索過程，提高檢索效率得出精準的查新結論，以保證科技查新的查全率和查準率。

可見，與傳統查新相比較，基于查新檔案數據分析的精準查新更具有精準性和便捷性，一方面可以通過查新電子檔案平臺找出與委托查新項目相匹配的查新報告，從而迅速鎖定查新點，省去與客戶溝通的時間，提升查新效果。另一方面，結合查新檔案中的數據，可覆蓋大范圍的學科，促使學科與學科之間的交叉融合，伴隨查新員與查新檔案員工作的完成，實現了精準在查新工作中的實際意義，并可以根據留存的查新檔案數據進行分析，有針對性地開展查新后的精準服務。

3 鹽城工學院科技查新檔案利用實證分析

鹽城工學院科技查新工作站成立于1999年，現為教育部科技查新工作站。該平臺在長期的對外科技查新服務中積聚了許多有價值的檔案資料。以查新委托單以及反饋單為原始依據，按照查新單位所屬區域、查新項目隸屬學科，筆者對近三年的查新檔案進行統計，并制成統計表1。如果不考慮周邊區域查新機構分流客戶的情況，表列數據可以精確反映鹽城區域產業科技的熱點或者方向。

表1：鹽城工學院近三年查新報告檔案數據統計表

3.1 數據來源與研究方法

本研究以鹽城工學院圖書館科技查新站2015、2016、2017年的查新報告數量為依據，表1中的區域從上至下以1-9的序列號代替，通過運用SPSS統計軟件來對數據進行χ2檢驗、斯皮爾曼相關分析以及層次聚類分析。χ2檢驗是一種非參數檢驗，可用于解決多個離散型隨機變量的統計問題，本文通過對計數資料的分析及假設檢驗問題來考察三年中各個區域的查新報告數量是否存在顯著差異；斯皮爾曼相關分析屬于二元變量相關分析，是指直接根據兩個變量的觀測值計算兩者的相關系數，本文使用此分析來考察查新報告的數量與地區、學科間的函數關系；聚類分析是將分類對象置于一個多元空間中，然后按照它們的親疏遠近進行分類，本文將使用層次聚類分析來考察各區域的層次關系。

3.2 鹽城工學院科技查新檔案數據處理結果與分析

表2:χ2檢驗結果

表2的結果說明，2015、2016、2017年中各個地區的查新報告數量達到了極其顯著的差異(χ2=71.427，P=0.000＜0.001)。

根據表3的輸出結果可知，地區與數量等級相關為0.308，顯著性水平P=0.000＜0.001；學科與數量等級相關為0.237，顯著性水平P=0.000＜0.001。可見，查新報告的數量與地區、學科是非常顯著相關的。

表3:斯皮爾曼等級相關

表4：層次聚類分析

2015年層次聚類分析輸出的樹形圖

2016年層次聚類分析輸出的樹形圖

2017年層次聚類分析輸出的樹形圖

從表4的層次聚類分析輸出的樹形圖可直觀看到個案間的層次關系。按三類來劃分的話，2015年與2016年，鹽城為第一類，其附屬縣市都作為第二類，每個附屬縣市又各為第三類；2017年的情況則有所改變，鹽城為第一類，東臺、建湖與其他地區為第二類，大豐市、濱海縣、阜寧縣、響水縣、射陽縣為第三類。

3.3 基于數據分析的鹽城區域產業與科研狀況

鑒于以上的數據與分析結構，可得出以下關于區域產業發展和科研發展情況的結論：

一是工業分布情況。一直以來，鹽城及周邊附屬縣市自然資源不豐富、工業基礎較薄弱、勞動力構成簡單、交通運輸條件不發達，受其地域、資源的限制,工業類型無“從自然界取得物質資源”工業、主要為對“原材料進行加工”的工業和對“原材料進行加工再加工”的工業。鹽城以及周圍附屬縣市的工業分布情況主要是以鹽城區域、東臺、大豐、建湖為主要工業分布中心，除此之外的幾個附屬縣市都比較落后。這也反映在了這幾個縣市的查新報告的數量上，從表1的數據、表2的χ2檢驗以及表3的斯皮爾曼等級相關可得以驗證。在對查新檔案的細究中，不難發現，鹽城作為新興崛起的沿海城市，以其為首的周邊附屬縣市的工業主要集中在機械裝備制造業、新材料產業、電子信息產業、汽車和配件制造業、新能源、紡織化纖、石油裝備等幾個方面。但需要提出的是在對表4的層次聚類分析的表述中可見2017年大豐從第二類變更為第三類。其他地區則上升變更為第二類，究其根本，可對大豐地區的科技部門與企業進行積極走訪與聯系，找出主客觀因素。與此同時，其他地區的向上走勢則說明我們的查新覆蓋范圍已拓展及鹽城及附屬縣市以外的城市，這也體現了鹽城工學院查新站服務質量的提升以及宣傳力度的到位。

二是產業集群情況。近年來，鹽城以及周邊附屬縣市已在機械裝備制造業、材料生產業等方面形成了產業集群的雛形。從表1可見，東臺市的機械制造業（主要是船舶裝備業）、蠶絲紡織業等都在重點建設之中，其中以船舶裝備業為代表產業，如今正值江蘇沿海大開發上升為國家級沿海開發之際，走工業化、城市化的發展道路、合理的產業布局，使東臺的船舶裝備產業群悄然崛起；大豐市的行業集群主要分布在新材料產業、汽配及高端裝備制造業和新能源產業，其中尤為突出的是汽配及高端裝備制造產業，以森威精鍛、創一精鍛等為代表的冷精鍛企業技術裝備優良，并建有冷精鍛博士后技術創新工作站。建湖縣的產業集群主要分布在機械制造業（主要是石油裝備業）、節能燈具，從市場調查可知，建湖縣是全國最大的油田井口裝置生產基地，市場占有率達60%。從表4的2017年層次聚類分析輸出的樹形圖來看，建湖縣的產業發展已有趕超大豐之勢。根據上述情況并對查新報告進行分析可知，隨著上述這些龍頭企業的快速發展，集聚效應開始顯現特征，但于現實境況中，鹽城市與省內外先進地區相比，產業集群發展水平還較低，主要是企業個數和知名品牌還不多、產業鏈短、市域內配套率低。在國家大力提倡自主研發，企業迫切需要更多的自主知識產權之際，我們可以積極跟進并開展專利查新，把服務模式從服務型向決策型轉變，促使企業乃至本地區提高自身的產業競爭力，取得更深遠的發展。值得一提的是當全社會都在致力于解決制約社會發展重大問題即環境工程項目的時候，鹽城走在了發展的前端，從表1中的數據可見，環境工程的查新項目連年遞增，環科城的建立，各項環境保護技術的研發，使得環境工程將成為鹽城地區的一個新興產業。

三是科研關注重點。鹽城工學院的重點學科主要是材料工程、化學工程、機械工程。與國內高校的科研工作一樣，鹽城工學院主要注重科學研究、科技研發和專利申請，沒有把科研成果和企業技術或產品更好地結合在一起；而企業出于自身利益的追逐，更多地自主創新和研發高新產品，卻缺少了高校科研技術的支持。促進二者之間的研發及應用成了迫切需要解決的問題。我們以表1中的數據列舉，表1中鹽城區域的機械工程的報告數量顯著增多，數據從三方面統計得出，鹽城鹽都區、亭湖區以及鹽城工學院校內出具的查新報告數量占了數據的95%以上，顯然三者之間可達成密切聯系。如此，我們可以在校內老師和企業遞交的查新申請委托書中，運用聚類分析技術通過對海量已有查新數據的分析，得出查新領域內的創新趨勢、創新方向、學科發展進展程度、領域內熱點等來進行密切的產學研結合，以鹽城工學院機械學院的學科優勢在建設“以企業為主體，以市場為導向，產學研相結合的國家技術創新體系”的主旨下，促使高校企業進行強強合作，爭取實現高校科研和社會利益的最大化。

4 結語

高校是科技人才的聚集地，也是生產科研成果的主要陣地。高校查新工作站是支撐高校科研工作的重要的平臺，具有人力資源集中、查新人員學科背景齊全、思想活躍等特點。在精準查新的理念下，查新工作站不僅要發揮好高校與企業、政府職能部門之間科技成果轉化的橋梁和紐帶作用，而且還要根據本地區經濟、社會發展對信息資源的需求實際，利用自身優勢，轉變被動服務的傳統觀念，積極探索全新的情報信息模式，開展信息資源服務。要將精準查新理念真正貫串查新服務全過程，科技查新站不僅要緊緊圍繞專業學術、科研工作流在科學研究的各個關鍵點，發揮助推作用，而且更要注重二次信息的發掘工作，對現有的數據資源進行二次信息加工，形成新的信息產品，為政府、企業、科研院所提供深層次的信息服務，以此彌補傳統科技查新的不足。