信息化發(fā)展形勢下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

周楠

摘要：隨著我國檔案事業(yè)的創(chuàng)新性發(fā)展，其能夠促進國民經(jīng)濟的發(fā)展，是我國經(jīng)濟建設(shè)中的中重要組成內(nèi)容，讓人們充分認識到信息化推進的重要作用。因此，需要建立信息化管理模式，做好服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，全面提高我國檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;創(chuàng)新;發(fā)展

隨著時代的發(fā)展，信息化管理已成為了各個領(lǐng)域發(fā)展過程中不可或缺的重要內(nèi)容，檔案管理工作的開展只有建立在做好信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)上，才能夠更好地實現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的提升。現(xiàn)如今檔案管理工作開展的過程中存在著很多問題，因此，需要全面提高相關(guān)管理人員的創(chuàng)新意識，促進我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

一、信息化檔案管理的優(yōu)勢

在信息化條件下的檔案建立大多數(shù)是以電子文件的形式呈現(xiàn)的，這種文件形式主要是通過數(shù)字化方式來進行記錄的文件，從電子文件的本質(zhì)上來看，其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存在著明顯的差異性，因此管理形式也需要進行改變，檔案管理過程中需要給予足夠的重視，更好地適應(yīng)信息化發(fā)展為行業(yè)形式所帶來的變化，滿足社會發(fā)展的客觀要求。實現(xiàn)由傳統(tǒng)的模擬形式向著數(shù)字化進行轉(zhuǎn)變，在信息化檔案管理的進程中需要解決三個問題：一是電子文件具有一定的復雜性，這一特性主要體現(xiàn)在編碼格式、載體材料和讀寫方法上，這也讓電子文件的保存面臨著很大的風險;二是電子文件所具有的法律效力問題，數(shù)字化信息的真實性存在著風險，想要實現(xiàn)對管理方式的創(chuàng)新，需要結(jié)合獲取到的信息內(nèi)容來實現(xiàn)可行性的要求;同時數(shù)字化信息的檔案建立主要通過編碼形式來形成的，所以人們在進行信息處理、傳輸?shù)倪^程中，需要完成數(shù)字化信息存儲的根本目標。為了實現(xiàn)這一要求就要充分運用好信息技術(shù)設(shè)備來進行編碼處理，數(shù)字化信息的發(fā)展，主要是依賴源數(shù)據(jù)內(nèi)容的整理，結(jié)合數(shù)據(jù)的具體格式，通過軟件、硬件設(shè)施進行系統(tǒng)化地處理，實現(xiàn)存儲和顯現(xiàn)的雙重要求。

為了確保電子文件數(shù)字化信息內(nèi)容的真實性，能夠長期進行保存，隨時通過網(wǎng)絡(luò)的便利性進行查詢，在管理工作開展的過程中，做到以下幾個層面：首先需要結(jié)合當前的相關(guān)法規(guī)規(guī)定來對電子文件的格式和類型進行合理的劃分，并且在這一過程中要盡可能地選擇一些便于通行的文件格式，能夠從根本上降低格式種類的復雜性，全面提高電子文件保存時長。相關(guān)管理人員要做好對電子文件系統(tǒng)的規(guī)范化管理，對整個流程進行合理化控制，并以此作為依據(jù)提高電子文件應(yīng)用的真實性，建立系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)管理形式。全面提高電子材料的使用壽命是完成電子文件管理、存儲、傳遞的基礎(chǔ)性要求，結(jié)合信息化應(yīng)用的軟硬件環(huán)境來對數(shù)字化的信息內(nèi)容進行備份。電子文件的主要載體是光盤，光盤具有記錄密度高，信息存儲量大的特點，能夠?qū)崿F(xiàn)非接觸式的記錄，數(shù)據(jù)傳輸?shù)男矢撸嫒『烷喿x的速度快，文件內(nèi)容更具有安全性，保存好的文檔不會被修改，但是要應(yīng)用這種儲存形式就要建立優(yōu)秀的管理機制。

二、數(shù)字化信息的檔案化發(fā)展趨勢

企業(yè)在運用信息系統(tǒng)時，會不定期地進行清理，這些數(shù)據(jù)也會遭到銷毀，還有一些企業(yè)工作人員會將這些數(shù)據(jù)遷移到臨時載體上。為了保證數(shù)據(jù)的管理有效化，需要建立合理的管理系統(tǒng)，落實新的管理原則。

和傳統(tǒng)的管理形式相比，數(shù)字化信息的出現(xiàn)能夠大大節(jié)省工作人員的數(shù)據(jù)收集時間，近幾年在我國不同發(fā)展領(lǐng)域的應(yīng)用，人們已經(jīng)逐漸習慣了新型數(shù)字化信息管理的方式，但還存在很多管理人員受到紙質(zhì)文件檔案化管理體系的影響，會在完成業(yè)務(wù)時，將重要的文件進行歸檔，并通過科學技術(shù)來將其輸入到檔案系統(tǒng)中，為以后相關(guān)工作的查考提供依據(jù)。數(shù)字化信息的不同之處就在于其不能直接地納入到傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中，一旦業(yè)務(wù)流程因信息化建設(shè)的影響出現(xiàn)變化時，可能會造成電子文件缺失的問題。非文本型數(shù)據(jù)是信息化發(fā)展過程中逐漸衍生出來的一種數(shù)據(jù)形式，電子文件的數(shù)量會隨著相關(guān)機構(gòu)的發(fā)展變得越來越多，但檔案機構(gòu)在進行檔案管理工作的過程中更加注重對文本型文件的收集和整理，一些非文本型數(shù)據(jù)會受到忽視，并且沒有檔案化管理的標準。這些數(shù)據(jù)從嚴格意義上來講屬于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要資源，能夠完成支撐起機構(gòu)業(yè)務(wù)的運行，因此，對數(shù)據(jù)的管理工作實施迫在眉睫。網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展讓檔案文件的類型變得更加多樣化，其中網(wǎng)頁文件是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及而產(chǎn)生的，具有數(shù)量眾多的特點，但網(wǎng)頁文件的具體內(nèi)容會存在較高的重復率，檔案化管理變得十分困難，基于當前的發(fā)展情況，需要采取相關(guān)的措施來對檔案漏洞進行彌補。

三、檔案管理服務(wù)工作網(wǎng)絡(luò)化

當前我國的很多企業(yè)單位都建立了檔案館來進行互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上服務(wù)的開展，隨著長期的社會實踐現(xiàn)已成為檔案服務(wù)工作開展的重要形式，為了更好地適應(yīng)管理要求，需要相關(guān)工作者將網(wǎng)站的客觀要求作為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在網(wǎng)站構(gòu)成的過程中還需要全面加強電子文件的管理工作，讓檔案信息資源能夠向著數(shù)字化發(fā)展，檔案管理的相關(guān)服務(wù)信息來進行網(wǎng)絡(luò)化的運用，以此作為實現(xiàn)檔案管理自動化發(fā)展的根本目的，同時需要健全檔案信息管理的相關(guān)法律法規(guī)。

四、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

檔案館的工作要與企業(yè)的信息管理部門進行密切的合作，以此作為電子檔案數(shù)據(jù)管理工作開展的重要內(nèi)容。想要實現(xiàn)工作的順利開展需要將工作中心放在檔案館的建立和完善上，這也是為信息資源庫內(nèi)容的充實和發(fā)展提供助力。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心主要的工作內(nèi)容是對管理網(wǎng)站中積累的電子文件進行分類歸檔，并能夠通過網(wǎng)站平臺來打破原有的內(nèi)容限制性，讓一些非保密類的電子文件能夠更好地進行查詢，通過不同服務(wù)形式來滿足電子文件資源共享的客觀要求。同時企業(yè)還能夠利用電子檔案的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)來進行在線錄入，實時傳輸電子文件，系統(tǒng)自動判別數(shù)據(jù)的類型，同時還能夠在數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)整理的過程中自動進行重復標注，系統(tǒng)能夠自動識別接收的電子文件類型，這種自動化的信息檔案管理系統(tǒng)的建立能夠充分節(jié)約電子文件的存儲空間，減少網(wǎng)絡(luò)帶寬占用率。

五、實現(xiàn)文件自動化管理機制

想要全面提高管理質(zhì)量就需要改變傳統(tǒng)的電子文件收集形式，制定合理的解決方案來對管理內(nèi)容進行優(yōu)化，檔案管理受數(shù)據(jù)復雜化的影響，想要通過計算機的應(yīng)用來實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的深入開展就需要人們有效地解決其與人們的檔案內(nèi)容需求之間的矛盾。電子文件數(shù)據(jù)收集困難的問題之所以會影響到檔案工作的穩(wěn)定開展，成為檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展和信息化建設(shè)的攔路虎，是因為人們對檔案管理工作提出了更高要求，同時還需要享受到具有創(chuàng)新意識的服務(wù)，現(xiàn)已逐漸發(fā)展為檔案管理部門亟待解決的重要問題。

因此，相關(guān)工作人員需要明確信息電子文件和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理之間存在的區(qū)別，很多電子文件的使用都是通過下載和上傳兩個步驟來完成的，所以各單位需要結(jié)合這一特點建立相關(guān)規(guī)章制度，培養(yǎng)管理人員的崗位意識，對整個數(shù)據(jù)使用流程進行全方位監(jiān)督，有效進行具體內(nèi)容的控制和管理，保證電子文件的真實性，避免出現(xiàn)電子文件因技術(shù)要求和運作管理形式改變等原因出現(xiàn)文件丟失和泄密的問題。與此同時，檔案管理部門需要進行工作模式的創(chuàng)新優(yōu)化，能夠直接在網(wǎng)頁構(gòu)成的過程中提供一個專屬于電子文件上傳的自動化工作窗口，保證能夠在第一時間滿足群眾的查詢需求，并且將重要的文件信息進行收集，通過檔案館（室）服務(wù)器終端操作進行文件歸檔。

六、結(jié)束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和普及應(yīng)用，信息服務(wù)的內(nèi)容也開始向著更高層次邁進，使其內(nèi)容變得更趨于專業(yè)化，從原有的現(xiàn)場服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r代下的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，讓檔案信息服務(wù)變得更加具有開放性，能夠切實滿足社會信息化發(fā)展的客觀要求。

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