淺談Excel中重復記錄與匹配數據處理方法

付芃坤(唐山市第一中學 河北 唐山 063000)

1 重復記錄的處理

Excel功能強大，工作學習中經常對數據進行整理，因數據來源或人為因素等造成數據表中有很多重復記錄數據，如:

學號是1001的張三有兩條記錄完全相同，出現了重復的數據;學號是1002的王五有兩條記錄完全相同，出現了重復的數據。如果表中只有幾條重復記錄，手工直接刪除重復記錄就行了，但如果有成千上萬行記錄，純手工操作刪除，工作效率低下、錯誤百出，那么就要選擇一種既正確又快捷的操作方式了。

其實Excel已經具備了很多處理這種重復記錄的方法，下面就介紹兩種簡易方法。

1．1、在推出Excel2007版之前，可以選擇【數據】下拉菜單下的【篩選】中的【高級篩選】命令。具體操作如下:

可以選擇“在原有區域顯示篩選結果”或“將篩選結果復制到其他位置”選項，決定篩選結果的顯示位置。“列表區域”是數據區域，選擇或默認選項就可以了。因不進行數據過濾，所以“條件區域”為空。如果要去掉重復數據的記錄，就必須勾選“選擇不重復的記錄”，這是重中之重，勾選后就可以去掉不重復的記錄了。然后點擊【確定】按鈕。

去掉重復記錄是不是很簡單?如果使用Excel2007以前的版本對重復記錄數據的刪除操作還稍顯繁瑣，那么使用Excel2007以后的版本進行類似操作就更加的簡單明了。

1．2、在Excel2007版本之后，可以直接使用【刪除重復項】命令按鈕直接刪除了。

打開數據表，將激活并定位在單元格中，然后在功能區上順序單擊【數據】菜單中【刪除重復項】按鈕，會彈出【刪除重復項】對話框。在對話框中完成對重復數據所在的列進行選擇，勾選列前面的復選框以后，單擊【確定】按鈕，就會自動得到刪除重復記錄數據之后的數據清單。

是不是有點“科技在進步，時代在變遷”的感覺?此外除了以上兩種方法還有多種方法刪除重復記錄，比如公式法、宏方法等等，有待讀者去發現喲!

2 數據匹配

我們在處理excel表的時，某種情況下需要將一個工作表中的數據匹配到另一個表中，形成一個綜合的數據表格。如兩個表“sheet1”表和“sheet2”表，分別存放著學生的數學成績和語文成績，現在想合并成一個表，在這個表中要求既含有學生數學成績又有語文成績的信息，怎么做?

你是不是第一想到了先分別排序，然后再復制、粘貼?當兩個表的數據行并不均等、不對稱時，怎么辦?為了實現將“sheet2”表中語文成績提取到“sheet1”表中，就需要用到INDEX函數和MATCH函數，最終按需返回所對應的值。在Excel中調用先MATCH函數，可以返回指定內容所在的位置;再調用INDEX函數，可以根據指定位置查詢到位置所對應的數據，分別使用兩個函數，可以返回與指定位置相關聯的數據。

MATCH函數用法如下:

MATCH(a，b，c)

a:表示要在數組或區域中查找的值，可以是直接輸入的數組也可以是引用的單元格。

b:表示可能包含所要查找數值的單元格區域，可以為數組引用或者是數組。

c:表示使用哪種查找方式，具體用于指定是精確查找或者是模糊查找。其中用0表示為精確查找。

也就是:=MATCH(要查找的值，單元格區域，0)

如果要查找姓名是“張三”的學生，就可以輸入“=MATCH("張三"，B1:B21，0)”，返回姓名是“張三“的學生的位置信息。以此類推，把“張三”替換成學號的相對引用“A2”;把查找范圍“B1:B21”修改成“sheet2”中的絕對引用“Sheet2!MYMAMYM1:MYMAMYM20”。最后在“sheet1”表“E2”單元格中輸入:“=MATCH(A2，Sheet2!MYMA1:MYMA20，0)”，就查找到了每個學生在表中的位置信息，

有了位置信息，我們的INDEX函數就有用武之地了。

INDEX函數用法如下:

INDEX(m，n，p)

m:要返回值的單元格區域或數組。

n:返回值所在的行號。

p:返回值所在的列號，本次不使用。

相當于:=INDEX(要返回區域，MATCH位置)。在本例中“要返回區域”也就是“Sheet2!MYMA1:MYMA20”的語文成績，“MATCH位置”也就是上邊的“MATCH(A2，Sheet2!MYMA1:MYMA20，0)”。最后修改“sheet1”表“E2”單元格公式“=INDEX(Sheet2!MYMA1:MYMA20，MATCH(A2，Sheet2!MYMA1:MYMA20，0))”，

因為已經設置好了絕對引用和相對引用，利用填充柄就可以自動完成其他同學語文成績的提取，快捷方便。

通過以上操作，就可以把不同工作表的數據有效地匹配在一起，稍加改動就可以運用到類似情景中。Excel還有很多功能，如公式填充、數據錄入、數據的篩選、有效數據、條件格式、圖表功能、分類匯總等等，Excel的功能非常強大。在實際使用中，可以使工作效率倍增，節省出很多不必要的時間。隨著我們越來越多的使用，相信一定會發現更多、更實用技巧。