提升會議效率和質量的對策

肖軍

摘要會議管理是企業正常經營管理活動中的重要組成部分。隨著市場形勢及現代企業管理要求的不斷變化，會議管理的效率和質量對推動企業團隊執行力的影響作用進一步凸顯，改進和提升會議管理已成為許多企業必須面對和亟待解決的課題。本文以會議管理現狀為切入點，以問題為導向，通過會議活動的全要素、全過程管理分析，探求解決對策，對提升工作效率和質量具有一定的借鑒和現實意義。

關鍵詞會議管理 現狀 對策

召開會議最根本的原因就是為了聽取各方參會者的意見和建議，找出最佳的解決方案以及處理方法。會議具有明確目標、落實責任，信息共享集思廣益，協調關系互聯互動以及總結工作、明確得失、部署落實等四種基本功能。加強會議管理，能夠促進公司內外和各部門交流溝通，統籌規劃各部門工作步調，推動企業文化建設和形象塑造，是企業經營管理活動的重要組成部分。但在實際工作過程中，還存在著許多疏漏和不足之處，導致了會議召開的目標不明確、會議過程拖沓毫無效率，以至于最后變成一場毫無意義的大討論，不僅沒有解決現有問題，會議本身甚至還會導致工作時間、人員精力、物質成本等一系列資源的浪費。因此針對會議管理過程中存在的問題，按照全要素、全過程的方法進行改進完善十分有必要。

一、當前會議管理中存在的主要問題

1.會前準備不充分。缺總體統籌、必要資料、議程梳理和科學組織，導致各類型會議不區分主次、參加人員等會議要素，相互摻雜在一起，造成會議時間、空間的重疊沖突；缺乏會議“標的物”，不能將會議“前移”；不利于清晰會議主次重點，沒有進度控制；不能“讓能解決問題的人來開會”，陪會現象多，開會不能解決問題。

2.會中討論不充分。表現在議題發散、聚焦不夠；扯皮推諉、久議不決；紀律松散、氛圍欠佳等等，導致圍繞主題不緊密、職責權限不清晰、會場紀律松散，最終毀掉整個會議。

3.會后效果不顯現。主要是沒有形成會議紀要、沒有檢查督力、考核、沒有建立全壽命周期評價體系，導致會議“口說無憑”喪失誠信，停留在“開過會”、缺乏閉環管理等環節上，最終陷入“開會—無果一再開會”的惡性循環。

二、改進會議管理的對策及建議

1.會前準備管理。加強會議統籌，建立會議計劃管理模式，按照年、季、月、周，全盤考慮會議整體安排。改進和提升現有會議召開形式，運用信息化手段和工具，打破時間、地域等方面的限制。加強會前準備，控制議程，明確內容、時間、地點，發言先后順序；控制會議資料準備，做到會前審議；控制參會人員，控制會議規模、減少發言時間、避免陪會現象。加強會議部署，根據會議類型區分，如匯報型會議多用“課桌型”、座談研討會議多用“圍桌型”、發布推介會議多用“單獨講臺型”等。

2.會中過程管理。會議簽到，抓好痕跡管理；進度控制，統籌把控會議整體情況，從規定發言時間、糾正發言順序、聚焦發言內容等多種途徑，控制會議時間、明確會場紀律；會中協調，對不可避免地出現議題爭執、扯皮推諉、陷入僵局等情況，及時、果斷、準確作出調整變化；突發處置，采取靈活多變的原則，臨機處置，選擇中斷、變更等方式，對會議議程及進度進行處置；會中服務，不僅包含傳統意義的服務類工作，還包括設備設施切換、會議場景環境變化等，確保會議連續勝。

3.會后閉環管理。會議紀要整理，原則上專業部門組織的會議，由專業部門負責會議紀要的撰寫，由會議主持人簽發；紀要不僅要分發至參會成員及單位，對會議決定事項涉及到的、但未參會人員也要送達，確保會議精神和要求的落實。會議效果評估，采取問卷調查、電話回訪等多種形式，對會議進展情況、會議效果情況等內容進行信息收集反饋，有利于改進會議質量、評估會議成效。決定事項督辦，以會議紀要為憑據，決定事項作為督辦內容，下達牽頭部門、協同部門，明確按時按要求完成反饋和力理。會議講評考核，通過檢查講評參會人員考勤、會中紀律、決定事項執行情況等內容，提高會議的執行力和嚴肅性。

三、相關建議

1.建議對所有會議活動進行梳理。不僅可以制定會議計劃表，也可以按照會議內容、會議類型進行篩選區分，合并同類項，從根源上實現減少會議的目標。

2.建議對現有會議進行分級管理。將所有會議按照一定標準進行分級，原則上有公司領導班子集體參加的會議為一級會議，有公司領導班子成員參加的會議為二級會議，沒有公司領導班子成員參加，由部門召集的專業會議為三級會議。會議級別的不同，也意味著會議組織要求、會場布置、督辦考核級別等方面的區別。推行分級管理，能夠將會議管理納入到成本管理的范疇，通過對人工成本、時間成本、效率成本、會場資源成本等方面的控制，大大節省和降低管理資源的消耗。

四、結語

總而言之，會議管理工作在公司的信息傳達、工作決策中發揮著無可替代的作用，對于管理層進行正確決策也有著極其重要的推動作用，必須要從會議的準備階段、會議的事務管理以及會議的完結考核等三個方面入手，依照科學規范的會議管理流程對會議活動進行全要素、全過程管控，通過提升會議質量和效率，減少管理成本、推動企業發展。