醫院檔案管理以及相關制度的幾點認識

吳玉偉

[摘 要] 醫院從以前的紙質檔案升級為電子檔案，自從電子檔案建立以來，檔案信息化十分有利于管理、查閱、分類等多種用途。我們需要認識到電子檔案的優勢與弊端，這一問題如果忽略不管，會像頑疾一樣扎根于深處，等到出現問題，再治就來不及了，所以要從根源上預防，本文從檔案管理的規律和問題出發，注重提高檔案的管理水平，加強檔案的管理制度，做到檔案管理規范化，制度化，科學管理電子檔案。只有不斷提升檔案管理質量，推進現代化信息管理，才能不斷提升醫院整體管理的水平。作為醫院日常運作的一個重要環節，如果檔案管理出了錯，會引起一系列的蝴蝶效應，引發的后果是不可預估的，所以從檔案管理做起，以小見大，為發展醫療事業作貢獻。

[關鍵詞] 檔案管理 制度 信息化管理 電子檔案

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

醫院的檔案就好比是醫院發展史上的日記本，記錄著每一個醫院從無到有，從建立到成名的“一本書”。這本書上記錄著各式各樣的圖表，視頻影像，工作記錄，患者資料，還有很多經典的臨床病例資料，有些疑難雜癥被治愈的瞬間，除了患者和醫生之外，還有一份記憶被醫院的檔案所保留。因此，醫院檔案的保存及管理制度極其重要，這是不能被忽視的，這些檔案并不是用過就無用的紙質資料，它們是有著非常重要的醫學應用價值。21世紀，科學高效的檔案管理——信息化管理，是檔案管理的重要途徑，也是必要途徑。

一、傳統檔案管理

（一）檔案的重要性

說到醫院，往往先是想到小病小痛，大災大難，再想到的就是醫生和護士，是這些維系著一家醫院的運作。體弱多病的人們往往會因為常去醫院記得很清楚醫院的各個角落，住院部、開水房、廁所、病房。然而，檔案室卻無可厚非地被人忽略，它更象征著是醫院的后勤，在寂靜的角落里默默無聞地對醫院各類情況各類病患進行分類整理，它不會經常出現在人們的視野當中，然而醫院檔案確是無可替代的。如果這些獨一份的珍貴檔案沒有得到妥善保管，丟失或是邊緣化處理，那么造成的影響是巨大的，有些私營醫院更注重的往往是利益和利潤[1]，一些稀有的疑難雜癥或者是罕見成功的珍貴病例，如果沒有妥善保管好記錄它們的檔案，那就阻礙了整個醫學界的進步。

（二）傳統檔案的管理

1.傳統檔案多為紙質檔案，且很少情況下會做備份，因為其數量龐大又難以分類，且十分耗費占地面積，所以傳統醫院檔案管理被忽視也在意料之中。

2.檔案管理制度的不完善也是傳統檔案管理的問題之一，首先是不存在規章制度，沒有規矩規范檔案管理，不少醫院沒有接觸到信息化管理這一概念，甚至于只是購買了設備，用的次數卻屈指可數。混亂，沒有章法的檔案管理極易造成珍貴的檔案破損或是丟失，檔案安全性難以得到保障[2]。

3.檔案管理人員綜合素質不高也是很明顯的問題，不少人其實并沒有專業的醫學知識，容易弄混檔案，亂分類，不分類，檔案被保存下來了是沒錯，但是很難有重見天日的時候，因為根本找不到了。管理人員的水平低下自然而然導致了檔案管理的水平低下，也影響了現代檔案信息化管理。

4.紙質檔案還有一個問題就是沒有完整記錄，內容模糊，沒有專門的錄入人員，事后哪怕查詢到檔案也得不到想要的信息。不能循環再利用，可開發性極低。

二、現代化信息檔案管理

（一）電子檔案的建立

電子文件生成，電子檔案的來源方式有兩種，一種是舊的紙質檔案，由專門的行政文員錄入信息庫；一種則是直接記錄的檔案。首先將所有檔案保存進信息庫當中，再由編程人員設計分門別類和便于查詢的程序，進行信息化檔案管理。電子檔案流程包括收集、整理、歸檔、保管、查詢及利用，在專門人員處理和檔案管理的過程中，設立相關的崗位責任制度。電子檔案相比較于紙質檔案有利有弊，電子檔案比紙質檔案易整理、收集，且不占面積，可保存時間長，其本身是一堆數據，不懼水火[3]。紙質檔案管理操作性則優于電子檔案管理，紙質檔案不易整理，然而一旦整理好，會優于電子檔案，但是紙質檔案需要頻繁整理且不易保存，所以電子檔案要改善其缺點，通過醫護人員，幫助電子文件歸檔，理順，劃分界限。

（二）電子檔案的真實性和完整性

紙質檔案相比較于電子檔案，它的優點之一就是其真實性不容置疑，是否造假有處可尋，而電子檔案，就其本質而言，任何人只要想改都可以對其進行篡改。退一步說，排除其人為修改因素，電子文件在收集整理傳輸的任意一個過程中也都可能會發生數據錯誤的情況，也許是電腦出了問題，也許是錄入人員沒有注意，一旦形成的電子檔案和原始數據不一樣，那這份檔案也沒了用處。這就需要貫徹錄入檔案專人制，保證檔案從原始狀態與電子檔案一致，責任到人。只有完整的電子的文件，才具有參考價值。所以電子文件的缺失是不可挽回的，檔案管理不能完全依賴紙質檔案，也不能摒棄它，現代化信息管理，正是要檔案一式兩份，進行對照，錄入，歸檔，對比，發現錯誤及時修正。

三、完善檔案管理制度的重要性

（一）檔案管理制度完備的重要性

檔案管理信息化在保存和管理方面有很大的優勢，不但避免了傳統檔案的缺點，還結合技術進步開發了大量功能。電子檔案中包括數據資料，影像圖片，音頻，電子文件等等，沒有合理規范化的管理制度，就會導致檔案混淆、資料遺漏等混亂，所以建立一個完備的檔案管理制度，科學程序化管理是必要的。當然，每一所醫院的實際情況不同，管理制度要結合相應的實際情況進行制定修改[4]。

（二）如何完善檔案管理制度

1.建立檔案收集、歸檔制度。醫院的公文、報告、計劃、通知等管理性文件，應由院方統一收集整理，負責歸檔。幾個下級科室或者部門的請示、匯報、簡報或其他方面形成的文件，由相關的主辦科室部門收集，有關人員整理分類，然后上交院方歸檔。

2.職能部門負責制。院級領導負責專人安排對檔案室的日常管理，檔案管理人員需要對電子檔案跟蹤收集，及時錄入，仔細核對，如果發現了錯誤或者是遺漏，需要和各個科室（部門）的專人對接，及時糾錯[5]。每一份檔案都要責任到人，每一份檔案出了問題就讓相應責任人解決。責任制度能確保檔案管理制度減少失誤，提高電子檔案的有效程度，極大地保護了每一份有價值的電子文件。

3.建立相關借閱制度。檔案管理信息化，不能有人想看就看，必須要基于完善的借閱制度，電子檔案閱讀，可以在相應的檔案室進行查詢借閱，也可以通過個人終端，登上相應服務器進行閱讀。但是每個人借閱都要形成登記、批準、閱讀等相似的一系列流程。首先必須要有申請，然后等到上級領導同意借閱的批示下來才能進行查閱。電子檔案的管理者有著嚴格的責任制度，相應的，每一個借閱者也要遵循其責任制度。不然，如果任何人都可以隨意閱讀，萬一檔案被惡意破壞，得不償失；更不用說還有醫院的重要文件和機密文件[6]，這些文件的借閱如果沒有根據借閱制度來查閱，被一些人惡意銷毀或者是違法復制，后果更是不堪設想。

4.管理制度的完備與創新。檔案管理信息化是時代發展，科技進步的必然。如今社會高速發展，科學技術進步飛躍，醫院的發展需要緊跟時代腳步，擴大業務范圍，引進大量先進設備和新時代臨床醫護人員，在一些新舊分歧點上，態度明確，取其精華去其糟粕。要及時完善醫院制度，不能被舊的規章制度所束縛。檔案管理人員見證著整個醫院的新舊制度的更替，更要有遠見卓識[7]，對一些新問題從批判和發揚的角度看，總結經驗，推陳出新。電子檔案管理制度制定完善或是創新的關鍵只有一點，就是緊跟時代，與時俱進。

5.電子檔案與紙質檔案始終不能脫離。電子檔案在錄入完成后，相應的紙質檔案可以作為其重要備份保存起來，電子文件再另外復制一份，做到一式兩份，同時保存在不同的地方，以確保重要檔案的留存。

四、檔案管理的特殊性

檔案管理重要的就是其嚴格的制度，沒有人情往來，如果重要機密文件泄露，會給醫院造成不可預估的損失。

醫院檔案工作涉及的方面眾多[8]，多為醫療科研、衛生防疫和衛生行政管理、生物科學及制品等種類，這些各式各樣的電子文件，是重要的文件記錄。在檔案歸檔的過程中，不但要設置相應的歸檔制度，還要提高檔案管理人員的綜合素質，甚至設立相應的業績考核制度，以激勵檔案管理人員工作的積極性，提高檔案管理的效率。

五、結語

檔案管理信息化是醫院檔案管理的必然產物，也是時代發展的必然產物，科學的檔案管理制度必定能造就科學的醫院管理制度。檔案管理是醫院發展的前提和基石，醫院檔案管理的優秀與否，能體現其制度的規范和執行力度，雖然醫院檔案管理不被我們日常生活人們所熟知，但是醫院各項事業的發展終究離不開檔案管理，檔案管理記錄著醫院的“一言一行”。只有根據時代要求進行革新，加強人力物力投入，培養科學管理人才，加強專業隊伍建設，才能保證醫院穩住腳步，促進發展。

（作者單位：山東省-城縣第二人民醫院）

參考文獻：

[1]劉惠敏.醫院檔案管理中檔案管理模式改革的應用[J].辦公室業務，2018（09）：114+122.

[2]蕭建英.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].企業改革與管理，2016（08）：203.

[3]黃新金.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].才智，2015（18）：338+340.

[4]王歡.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].安徽農業大學學報（社會科學版），2014，23（04）：66- 69.