水利工程竣工驗收中檔案管理存在的問題與對策

陳玲

[摘 要] 檔案管理是水利工程竣工環節中的重要環節，若是工程檔案管理工作出現問題，將會對水利工程造成直接影響。水利工程檔案管理能夠直接反映出水利工程的實際建設情況，通過合理的檔案管理，能夠對工程的質量進行考核評定，對水利工程日后的維護也有著至關重要的作用?；诖?，筆者通過調查分析，對目前水利工程竣工驗收中檔案管理工作出現的問題進行分析，并結合實際情況提出相應的解決策略，希望為相關工作人員提供有價值的參考。

[關鍵詞] 竣工驗收 檔案管理 水利工程 實際策略

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

水利工程是影響社會經濟發展、人民生活質量的國家重點工程，所以水利工程建設工作肩負著相應的責任。水利工程檔案管理是水利工程建設中的重要環節，能夠對項目的施工流程進行全面記錄，是影像、表格、文檔等記錄形式的綜合體現。隨著我國社會經濟的快速發展，城市化建設速度越來越快，我國對水利工程項目建設的投入也在隨之加大，但是在工程建設的過程中也出現了諸多問題。筆者通過調查研究，發現了我國水利工程檔案管理工作中出現的諸多弊病，對工程的竣工驗收、后期維護等工作造成了諸多不利影響。由于水利工程檔案管理工作有著相當重要的作用，所以分析目前出現的問題，并且對其解決策略進行相應的探討具有重要現實意義。

一、水利工程中檔案管理出現的主要問題

（一）文件不規范

水利工程通常工程量比較大，所以檔案資料類目比較多，在管理的過程中必須對其進行整理分類，以此增強檔案管理工作的有效性。但是筆者通過調查發現，目前部分水利工程檔案管理工作對文件的分類、排序、組卷都存在著諸多不合理的現象，相關工作人員對檔案管理工作沒有責任感，導致檔案中出現了諸多錯誤信息，甚至有工作人員用施工圖紙替代竣工圖紙。因為水利工程中的資料繁多，所以對檔案管理工作的審查也比較麻煩，這也是導致檔案管理工作人員工作積極性降低的原因之一。在檔案資料中，檔案管理人員做資料過程中也經常出現不規范的現象，比如“多色筆”；簽證記錄不全；簽證印章不全；竣工驗收圖不規范；簽證與圖紙對應不上等等諸多問題，因為水利工程的工程量比較大，并且施工情況比較復雜，所以在設計施工的過程中經常會出現變更，相關工作人員在出現變更之后僅僅是做了變更簽證，卻沒有對其立面圖、平面圖進行更改，在竣工驗收圖上也沒有進行體現，這就對后期的維護工作、竣工驗收工作造成了諸多影響。

（二）歸檔不齊全

在竣工驗收階段，應該對工程中的所有資料進行歸檔整理。但是在實際檔案管理的過程中，經常出現工程項目前期資料丟失、工程文件沒有備份、簽證聯系函批復文件未整理等等情況，相關的技術圖紙經常散落在施工技術人員手中，檔案管理人員沒有將借閱出去的文件進行收集，沒有將招標文件進行及時歸檔等等問題。此外，資料不齊全問題還體現在圖片、視頻、音頻資料不齊全等方面，資料員在施工過程中沒有對隱藏工程進行拍照，對工程的變更內容沒有進行處理，導致后期文件歸檔的過程中出現資料不齊全等情況。水利工程中的施工技術較為復雜，所以單單用文字進行表述存在著諸多不足，資料的缺失對竣工驗收工作也造成了諸多阻礙。

（三）人員素質低

目前水利工程中的資料員、檔案管理人員通常是應屆畢業生以及跨行業文職人員，這些人員的工作經驗不豐富，對工程技術的了解也比較少，缺乏對工程知識的相關了解，導致在收集資料、歸檔的過程中出現了諸多不規范操作，檔案管理工作質量低下。此外，責任意識的缺乏也是目前檔案管理人員出現的主要問題，許多檔案管理人員對工作的責任以及內容沒有明確的認知，在竣工驗收環節中，檔案經常出現缺失的情況。更有甚者，在工程竣工前幾天才開始資料收集工作，為了應付工作甚至出現了資料造假等行為，這對工程竣工驗收造成了諸多不利影響。

二、水利工程檔案管理出現問題的原因分析

工作人員素質、積極性、責任意識低下，檔案收集工作出現漏洞，檔案歸檔、整理工作雜亂無章等問題的原因眾多，但是主要的原因是檔案管理制度的不健全，檔案管理工作體系不完善。相關管理人員在建立規章制度、工作服務機制等等方面存在著諸多問題，導致施工單位在施工過程中不能參照規章制度對資料進行有序的收集，在管理的過程中無法將其進行有效的歸檔、整理。因為水利工程的工程量比較大，所以工程建設周期比較長，人員的流動導致工程資料在交接的過程中出現資料缺失等等問題，給檔案管理、工程驗收工作造成了諸多阻礙。此外，管理人員未將責任落實到位，也是導致水利工程檔案管理工作出現問題的原因之一。水利工程施工量大，諸多施工環節沒有相關的管理人員進行監管，導致檔案管理人員在工作中的積極性降低。目前的主要解決方法是在工程完成之后，對檔案資料進行補充，久而久之檔案管理人員就習慣了這種工作模式，對工作的責任意識模糊。

三、提升水利工程檔案管理工作水平的實際策略

筆者通過分析目前水利工程檔案管理工作中出現的問題，結合實際工作情況，在下文中提出了幾點相關解決策略。

（一）強化意識

檔案的完整、齊全、規范是保證水利工程竣工驗收、后期維護工作正常開展的基本要素。首先，管理人員要對檔案管理工作加以重視，這樣才能保證后續工作的正常展開。管理人員要將檔案管理工作納入日常例會討論事項中，這能夠有效提升相關工作人員對檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作人員的工作積極性，加強檔案管理人員的責任意識，讓檔案管理人員在工作中能夠通過自己的表現引起領導的關注以及支持。檔案管理意識與檔案管理工作相輔相成，檔案管理意識能夠激發工作人員的積極性，而檔案管理工作的深化又能加強檔案管理人員對檔案管理工作的認識，所以在項目中為檔案管理人員樹立正確的意識具有重要的意義[1]。水利工程檔案管理工作要將管理制度落在實處，安排相關的管理人員對檔案管理工作進行專項管理，對檔案管理工作進行統一管理。在實際工作中做到“專項專管”，在項目中設立專職的檔案管理員，建立完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理工作監督到位，將管理工作滲透在工程中的每個環節。

（二）建立制度

項目負責人要在工程會議中加強各個參建單位對檔案管理的認識，結合實際施工情況，明確制定檔案管理工作體制，在工作中執行“統一領導、共同參與”的原則，制定合理、全面、細致的檔案管理規范，確保檔案管理工作的有序進行，保證檔案的完整規范。在工程開展的前期，工程負責方要聯合監理部門加強對檔案管理工作的監督，根據檔案管理制度對檔案進行全方位的檢查[2]。在統一管理目標的基礎上，將監督工作細化到每一個崗位，這樣才能全面確保檔案的規范、正式、完整，保證工程后期竣工驗收、維護的正常開展。

（三）強化流程

水利工程中的資料繁多，工作內容也比較復雜，想要加強檔案管理工作的有效性，就要強化檔案管理工作的工作流程，確保資料收集的及時性以及規范性，檔案管理人員要每周與技術人員、管理人員開展資料管理的短會，通過和相關人員的溝通，確保資料收集的全面性。檔案管理人員可以根據資料種類的不同開展分類管理工作，將行政、技術、管理、項目、財務等檔案進行詳細分類管理。行政文書資料可以以年為單位，讓各部門領導在每年年末或者年初對資料進行整理，隨后再移交給檔案管理人員。技術資料由技術施工部門進行分類，根據工程項目的施工類別進行整理，分類的標準要按照國家檔案局對工程技術的整理要求執行，因為技術資料是水利工程檔案管理中的核心部分，所以要與一般文書資料的檔案管理方式區分開來。工程建設資料具有時間長、范圍廣的特點，其中涵蓋的內容也比較多，工程的前期設計方案、招標采購標準、施工標準、工程驗收標準等有關資料的來源也比較廣泛，監理、政府、設計部門等單位都會提供工程建設資料，因此該項資料要設置專人對其進行管理，在管理人員離職時必須確保資料的完整性。財務資料是比較容易收集的資料，財務資料應該由財務人員對其進行收集整理，然后再移交給檔案管理人員[3]。

（四）嚴格驗收

檔案驗收是水利工程竣工驗收中的重要環節，也是工程竣工驗收開始的前提保證工作，水利工程在驗收工作開始之前，首先要對檔案資料進行專項驗收。檔案管理人員要在檔案驗收工作開始之前做好自我檢查工作，項目負責人應該參照檔案驗收、施工報告、國家相關規定要求開展全面自我檢查工作。查看檔案中的印章是否齊全，簽證報告是否完整，檔案排列是否合理，以此進一步確保檔案資料的完整性以及規范性[4]。

（五）加強素質

增強檔案管理工作人員的綜合素質，是提高檔案管理工作水平的基礎。建設一個有責任、有紀律、能力強、業務精的檔案管理工作團隊是提升水利工程檔案管理工作質量的必要條件。要對在職人員開展有計劃、有目標、有方法的定期培訓，加強檔案管理人員的責任意識，將管理規定滲透在培訓工作中的每一處。通過建立合理的獎懲制度，全面提升檔案管理工作人員的主觀能動性，要求檔案管理工作人員在工作中學習、在學習中工作，不斷強化其工作模式，提升檔案管理工作水平。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作在水利工程建設中有著至關重要的作用，會直接對水利工程的竣工驗收、后期維護工作造成直接影響。在水利建設工作中，管理人員必須對檔案管理工作引起重視，分析目前水利工程中檔案管理工作存在的問題，通過建立完整的管理制度以及工作體系，在工作中實行“專項專管”制度，提升工作人員的綜合素質，這樣才能確保檔案在水利工程中的完整性以及規范性，確保工程竣工驗收的順利進行。

（作者單位：湖南省衡陽市衡東縣榮桓水電站）

參考文獻：

[1]黃健萍.水利工程竣工驗收中檔案管理存在的問題與對策[J].人民長江，2015（15）：104- 106.

[2]張海鳳.新時期水利工程竣工驗收檔案管理存在的問題及對策[J].卷宗，2018（13）：70.

[3]陳穎.淺談水利工程檔案管理工作[J].科學與財富，2018（21）：193.

[4]張健.水利工程竣工驗收中的檔案管理[J].環球市場， 2016（9）：136- 137.