淺談辦公室的協(xié)調(diào)功能

周雯

[摘 要] 辦公室是單位的綜合辦事機構(gòu)，也是一個多方位、多功能的綜合管理機構(gòu)。協(xié)調(diào)各職能部門和業(yè)務(wù)部門認(rèn)真貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策和意圖，是辦公室的主要功能和重要職責(zé)。如何進(jìn)一步強化領(lǐng)導(dǎo)辦公室的協(xié)調(diào)功能，這是值得各級管理者探討的一個重要課題。

[關(guān)鍵詞] 辦公室 協(xié)調(diào) 管理

中圖分類號：TP271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、辦公室的綜合協(xié)調(diào)，是領(lǐng)導(dǎo)管理行為的延伸和補充

辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)與各職能部門及業(yè)務(wù)部門之間的中介，又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。領(lǐng)導(dǎo)的許多意圖都是通過辦公室向下面貫徹落實，下面的各種信息也是通過辦公室向領(lǐng)導(dǎo)反饋傳遞。領(lǐng)導(dǎo)的組織協(xié)調(diào)是宏觀的、原則的和決策性的，而具體的協(xié)調(diào)工作只能由辦公室去承擔(dān)。因此它始終處于承上啟下，聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外的交叉點上，這一特殊的位置決定了辦公室的綜合協(xié)調(diào)功能是其他部門所不能代替的，是領(lǐng)導(dǎo)管理行為的進(jìn)一步延伸和補充。

二、轉(zhuǎn)變觀念，樹立辦公室協(xié)調(diào)工作的權(quán)威性

長期以來，在傳統(tǒng)觀念和習(xí)慣方式的影響下，片面強調(diào)辦公室的服務(wù)功能，認(rèn)為辦公室不過是領(lǐng)導(dǎo)的“指揮棒”、“傳聲筒”。加之客觀上，辦公室的協(xié)調(diào)工作往往滲透在各項具體工作之中，很多協(xié)調(diào)工作確實都淹沒在大量的服務(wù)工作里面，不易被人覺察。主觀上辦公室自身的參與意識不強，主動協(xié)調(diào)思想比較淡薄，因此容易被誤認(rèn)為辦公室僅僅是個“中轉(zhuǎn)站”、“收發(fā)室”。為了適應(yīng)改革的客觀要求，強化內(nèi)部的管理，必須促進(jìn)辦公室協(xié)調(diào)功能的進(jìn)一步增強。

首先是要轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到協(xié)調(diào)工作是辦公室的基本職能。隨著一個單位或部門內(nèi)外部形勢的發(fā)展和公司改革的深入，各種新矛盾、新問題不斷涌現(xiàn)，單位內(nèi)部各職能部門之間的原有分工出現(xiàn)變化，許多新的工作，有時無法落實主管部門。邊緣性工作，交叉性事務(wù)越來越多，有時上面布置的一項工作，往往需要幾個部門共同協(xié)作完成，各種各樣的協(xié)調(diào)工作就應(yīng)運而生，而辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，要切實為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)減政，不能不擔(dān)負(fù)起協(xié)調(diào)工作的重任。

其次是要樹立權(quán)威，協(xié)調(diào)是綜合性的管理，涉及面廣，政策性強，難度較大。要真正發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)功能，必須樹立其應(yīng)有權(quán)威。一方面要強調(diào)辦公室在單位管理中的地位，有責(zé)任有權(quán)力去協(xié)調(diào)處理各職能部門或各業(yè)務(wù)科室之間的各種事務(wù)。另一方面領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)放權(quán)，在一定的場合把某種權(quán)力授予辦公室，使辦公室能按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖去全權(quán)處理，能理直氣壯地代表領(lǐng)導(dǎo)去說話，去辦事。這樣既可使領(lǐng)導(dǎo)從繁雜的事務(wù)中解脫出來，又能增強辦公室的協(xié)調(diào)力度，提高其協(xié)調(diào)權(quán)威性，使其大膽工作，積極協(xié)調(diào)。與此同時，還有一點，辦公室負(fù)責(zé)人也要在辦公室內(nèi)部適當(dāng)放權(quán)，確保單位上下和諧統(tǒng)一，步調(diào)一致，齊心協(xié)力地為完成單位的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)而努力。

三、加強修養(yǎng)，提高辦公室人員的協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)是一門集公共關(guān)系和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)于一體的綜合性管理科學(xué)，辦公室要擔(dān)當(dāng)這一重要任務(wù)，客觀上就要求辦公室成員具有一定的素養(yǎng)和能力與之相適應(yīng)。換言之，辦公室人員的素質(zhì)決定辦公室協(xié)調(diào)工作的成敗。其素質(zhì)要求主要包括以下幾個方面：

（一）知識面廣

辦公室協(xié)調(diào)工作涉及面廣，綜合性、應(yīng)變性極強，要求辦公室人員不僅具有本部門一定的業(yè)務(wù)專業(yè)知識，而且必須具有一定的行政管理、公共關(guān)系以及社會學(xué)、心理學(xué)、邏輯學(xué)等方面的知識，博學(xué)多才，才能善于協(xié)調(diào)。

（二）道德素養(yǎng)好

在協(xié)調(diào)過程中辦公室人員必須堅持實事求是、廉潔奉公的原則，處理問題公正、客觀、不偏不倚。不能玩手段，耍花招，既不迎合遷就不合理的要求，又要積極采納合理化建議，因此職業(yè)道德是辦公室人員的基本素質(zhì)。

（三）政策水平高

做好協(xié)調(diào)工作，提高協(xié)調(diào)質(zhì)量，就要求辦公室人員具有一定的政策水平，一方面要熟悉掌握單位內(nèi)部的各項規(guī)章制度、工作程序。另一個方面要正確理解和了解上至黨和國家，下至集團公司和公司的有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)，這樣才能正確運用政策，大膽開展協(xié)調(diào)。

（四）工作能力強

協(xié)調(diào)工作雖然繁雜，但往往都是創(chuàng)造性的工作，由于所協(xié)調(diào)的對象千變?nèi)f化，協(xié)調(diào)的事情林林總總，需要協(xié)調(diào)人員根據(jù)不同問題，不同情況，提出不同方案。且要根據(jù)不同的協(xié)調(diào)對象，牢牢把握住協(xié)調(diào)過程的主動權(quán)。所以要求辦公室人員具有一定的創(chuàng)造能力、組織能力和社交能力。

四、改變作風(fēng)，在協(xié)調(diào)中體現(xiàn)服務(wù)

辦公室的協(xié)調(diào)工作既是管理工作，又是服務(wù)工作。因為，一方面辦公室的協(xié)調(diào)工作都是領(lǐng)導(dǎo)各項意圖的進(jìn)一步貫徹落實，有時是領(lǐng)導(dǎo)的代言人和執(zhí)行者，辦公室工作人員到基層科室去，并不僅僅代表著個人的身份。這種意義上說，辦公室的協(xié)調(diào)工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分。但另一方面還必須明確，辦公室的這種領(lǐng)導(dǎo)是從屬性的、服務(wù)性的。它的協(xié)調(diào)是要在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖去進(jìn)行，切不可越俎代庖，隨意越權(quán)。同時，這種協(xié)調(diào)又是多方位的服務(wù)，它包括對上對下，對內(nèi)對外的各種服務(wù)，由于服務(wù)對象不固定和廣泛性，更增加了辦公室協(xié)調(diào)工作的復(fù)雜性。而要在協(xié)調(diào)中體現(xiàn)服務(wù)，在服務(wù)中搞好協(xié)調(diào)，更是辦公室協(xié)調(diào)工作的艱巨性所在。這要求辦公室在協(xié)調(diào)中注意改善工作作風(fēng)，講究協(xié)調(diào)方法，牢固樹立服務(wù)意識：

（一）對上協(xié)調(diào)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不卑不亢

日常工作中，辦公室經(jīng)常會遇到某些工作由于領(lǐng)導(dǎo)之間意見不一而難以處理，往往左右為難，不知聽誰的好。在這種情況下，辦公室應(yīng)從事業(yè)的高度出發(fā)，以自己既明了情況，又不介入矛盾的特殊的位置，及時為領(lǐng)導(dǎo)之間提供一條聯(lián)系的紐帶，幫助領(lǐng)導(dǎo)溝通思想，融解分歧，消除誤區(qū)，增進(jìn)班子團結(jié)。當(dāng)然這種協(xié)調(diào)難度比較大，辦公室同志既要多謀善助，又要不卑不亢，更不能挑拔離間。平時與領(lǐng)導(dǎo)融洽相處而不庸俗，協(xié)調(diào)起來才得心應(yīng)手有成效。

（二）對下協(xié)調(diào)，親切誠懇，不驕不躁

辦公室對下面的業(yè)務(wù)基層部門的協(xié)調(diào)，大多是比較具體而繁雜的事，有的需要某一部門顧全大局，犧牲局部利益；有的需要幾個部門同心合力，協(xié)作解決。諸如此類，都要求辦公室協(xié)調(diào)人員深入基層調(diào)查研究，多方聽取意見，充分尊重基層部門，體諒他們的實際困難，幫助他們解決一些具體問題，合情合理地提出工作方案，動之以情，曉之以理，才能使大家同心同德，共赴困難。切忌在協(xié)調(diào)中盛氣凌人，唯我獨尊，以“欽差”自居。工作上的簡單、急躁、刻板、陳腐，都會造成協(xié)調(diào)工作的失敗。

（三）同級協(xié)調(diào)，平等相待，不偏不倚

無論是貫徹上級的某項工作，還是開展一項具體活動；無論是重要會議的組織，還是重要文件的起草，比如每年的職代會、本部門或單位承辦的大型行業(yè)會議等，都需要某個主管部門或幾個職能部門去具體落實。在這過程中往往少不了辦公室的協(xié)調(diào)，對于這類協(xié)調(diào)，辦公室必須先吃透上級精神，認(rèn)真準(zhǔn)備，提出預(yù)案，然后再請有關(guān)部門討論協(xié)商，以便進(jìn)一步明確責(zé)任、分頭落實。在這類協(xié)調(diào)過程中，辦公室只是召集人，切勿以領(lǐng)導(dǎo)自居，對各職能部門發(fā)號施令。否則，各部門之間就會難以達(dá)成共識、默契配合、順利完成預(yù)定方案。

（四）對外協(xié)調(diào)，熱情友好，不推不拖

辦公室是單位管理的中心，又是對外的一個重要窗口，外單位的各種聯(lián)系，無論是行政性的還是業(yè)務(wù)性的，往往都會找到辦公室，尋求解決的辦法。而單位需要對外聯(lián)系或向外求援的事，一般也通過辦公室與外單位協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)。所以辦公室有時確實是個“不能不管部”，只要是與單位有關(guān)的，其他部門可以不管，但辦公室卻不能不管，且說話辦事都又代表單位的對外形象，事無巨細(xì)，都應(yīng)認(rèn)真對待，熱情接洽。只要人家找上門來，即使不屬于辦公室的主管范圍，也要先與內(nèi)部有關(guān)部門協(xié)調(diào)后，再與外單位協(xié)調(diào)，及時給予解決，不拖拉，不推諉。否則，即便是一件小事，也會造成難以彌補的不良影響。

總之，協(xié)調(diào)工作是辦公室的一項極為重要的工作，是辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的具體體現(xiàn)。內(nèi)外協(xié)調(diào)工作的范圍之廣，要求之高，影響之大，要求充分挖掘辦公室的協(xié)調(diào)潛力，強化其協(xié)調(diào)功能，完善其協(xié)調(diào)機制，還需要各級管理工作者加以重視、予以支持、不斷探索、不斷完善。

（作者單位：中國石油烏魯木石化公司武裝保衛(wèi)部）