業務流程再造在云南J高校教學管理中的應用

敖小紅

摘 要：本文在簡單介紹了云南J高校教學管理業務流程再造的背景后，對云南J高校教學管理流程現狀進行了分析，發現其中存在的問題，提出了對教學管理組織結構體系進行再造的觀點，并用業務流程再造的理念對云南J高校教學管理流程優化進行實證分析，得出業務流程再造對提高云南J高校教學管理效率和效益產生了積極影響的結論。

關鍵詞：業務流程再造；云南J高校；教學管理

一、背景分析

高校教學管理的目的是通過教學流程來實施教學，保證各項教學任務快速完成。云南J高校雖借助信息技術實施了信息化建設，但因缺乏對教學管理流程的系統設計而效果不佳，這與傳統職能型教學管理組織結構、跨部門之間的溝通協調不暢、工作銜接性較差、崗位職能僵化加之人為因素的影響有很大關系。云南J高校傳統的教學管理業務流程是面向管理部門內部需求設計的，沒有充分考慮師生需求和滿意度。因此，云南J高校急需運用現代管理思想和理念，分析傳統教學管理流程中存在的問題，并對問題流程進行優化和改進，從而實現高校教學管理高效服務師生和教學的目的。

二、云南J高校教學管理現狀及問題分析

云南J高校是一所運用型本科高校，學校教學管理實行學校、學院的二級管理模式。教學管理團隊由主管教學的副校長、教務處處長、教務處副處長、二級學院主管教學副院長、二級學院教學秘書組成，教學管理組織結構是以教務處為中心而設置的，下設五個職能部門，分別負責教學運作、教學質量、教學研究、教學實踐和教材。

教務科：主要負責學生學籍與學歷管理；教學日歷制訂；教學安排及學生選課管理；學生考試安排和成績管理；日常教學任務運行和實施管理相關文件擬定；教師工作量及課酬核定；網絡教學平臺建設與管理；教務網站及教務管理信息系統建設與維護等。

教學研究科：人才培養方案的擬定；教學大綱制定和審核；教學課程規劃與建設；新專業申報與檢查；輔修專業及其管理；教育教學立項及其項目管理。

教學質量科：組織各類教學技能大賽；學生各類職業技能大賽；教師教育教學效果評價；教學質量監督、檢查與評價；全校教學督導專家聯系、溝通和協調；現代化教育教學手段與教學質量監控；教師教學成果獎、教學名師評定工作；教學團隊及精品課程建設；青年教師培訓；本科教學導師安排及工作跟進與評價；教學督導教學監督評價簡報。

實踐教學科：實習、實訓規劃與管理各項文件的擬定；實驗教學管理；實習實訓基地建設；實習實訓組織、管理、評價；學生畢業論文（設計）組織與管理、質量監控；職業資格證書及各類英語、計算機等級考試。

教材科：全校各專業教材規劃、管理和實施文件的擬定；教材訂購與發放；教材使用情況檢查和落實；教材庫建設；教材遴選工作；期末考試試卷及教學資料復印、保管和保密工作。

通過對教務處下設職能部門職責的分析不難發現，云南J高校傳統教學管理組織結構體系中存在以下問題。

第一，結構體系中各層級的管理人員僅對自己所負責的任務、自己的上司、自己所在部門負責，而不對整個教學管理流程負責，沒有顧及整體教學管理目標的實現、沒有對教師和學生負責。

第二，整個管理組織體系中管理層次相對較多，導致信息在傳遞過程中容易出現失真現象，教學管理工作執行緩慢。

第三，教學管理體系結構中因管理層次較多，導致對外接觸的部門增多，不能較好較快地為師生提供服務。

第四，組織體系中跨橫向部門間缺乏有效的溝通與協調，常導致很多無效工作的產生。

最后，此組織體系中較多環節的設計只是為教學管理部門服務的，只能滿足他們自身的要求，但無法滿足師生的需求。

三、云南J高校教學管理組織結構體系再造

利用企業業務流程再造的思想和理念，可以對云南J高校傳統的教學組織體系結構進行徹底的改造，以期建立起以優化流程為中心的流程型教學管理組織體系。教學管理組織結構體系再造后，教學管理層次相對減少，組織結構呈現扁平化趨勢，使得教學管理信息在各層級間得到有效的傳遞，教學相關物流傳遞速度和準確性提高，滿足高校師生要求。同時，整個組織結構體系是面向全校師生的，而不再像以往一樣獨自為政，避免了因橫向跨部門之間的溝通協調不暢而帶來的工作不便。

在教學管理流程型團隊的再造中，云南J高校取消了不能帶來價值增值的教學管理層次；以主要教學管理核心流程來對各職能部門進行有效的重組和整合，設置了流程團隊負責人；在每一個核心流程中設置一個團隊負責人，負責人及其團隊成員充分利用信息技術對團隊所負責的業務進行全面的過程性管理，提高各團隊的責任意識和責任感，加大對實現教學目標的責任力度。同時，組建了由教學副校長、教務處處長以及各二級學院主管教學副院長組成的戰略智囊團，主要對學校未來教育教學發展提供戰略性思考、對學校教育教學流程及體系進行設計和調整、指導和協調。最后，繼續保留了各二級學院教學秘書，主要配合和輔助各教學管理團隊開展流程性工作，使得學校教學管理流程性團隊和教學業務流程能夠有效發揮作用。

四、云南J高校教學管理業務流程優化

（一）教學計劃制定與執行優化

傳統的教學計劃制定與執行因中間環節較多，需等待和檢查的時間較長，致使教學計劃制定周期長，降低了教學管理工作的效率；第二，傳統教學計劃制定流程中，各開課學院與各課程歸口教研室之間沒有較好溝通和協調，致使教學計劃隨意性較大、安排不合理等各種問題發生，降低教師和學生滿意度；第三，所有教學計劃制定好后需紙質版文件存檔，不但沒有帶來任何價值增值，反而增加了教學管理成本。

教學計劃制定和執行在實施教學管理業務流程再造后，不但組建了以實現教學計劃為目的流程團隊，同時建立了以教學計劃數據和信息為基礎的信息系統數據庫，各學院各教研室借助數據庫系統與其它學院各教研室或本學院各教研室之間進行有效地溝通與交流，就課程開設、學時、學分等事項進行雙向交流，避免課程設置錯誤，出現返工重排、大量修改的現象，使教學計劃執行更加符合各學院各專業人才培養目標，提高教學管理工作的質量和效率。

（二）等級證書及職業資格證書報名流程優化

云南J高校等級證書考試包括大學英語四、六級、國家計算機一二三級、省級英語A/B級、省級計算機二級等，職業資格證書則包括各學院各專業的專業資格證書。原等級證書及職業資格證書報名流程中等待、檢查的時間較長，降低了工作效率；同時，大量信息都是人工輸入，容易造成信息出錯；最后，報名后需保存大量單據和表格，造成額外成本支出，不經濟。

等級證書及職業資格證書報名流程在實施教學管理業務流程再造后，在報名流程中建立了數據庫，各部門可通過信息網絡直接訪問數據庫，同時在網絡上進行辦公，實現了無紙化辦公，節約了辦公時間和成本；同時，借助計算機自動生成報名信息，避免了人工操作失誤；最后，學生通過校園“一卡通”即可刷卡繳費，避免了現金收取給學生和財務管理人員帶來的不便，提高了學生及財務工作人員的滿意度。

業務流程再造對云南J高校教學管理產生了極大影響，很大程度上提高了學校教學管理的效率和效益。首先，以學校師生為中心，提高學校師生的滿意度；其次，著力縮短整個教學管理過程中信息溝通的時間和成本，且遵循整體流程最優原則，重新對教學管理各流程進行設計，減少無效或非增值活動，提高工作效率；再次，注重每個人的作用，提倡團隊合作，讓人們不僅為自己的職責負責，同時對整個流程。最后，為學校節約了大量人工物資成本，提高了教學管理工作的效益。

參考文獻

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（作者單位：云南經濟管理學院）