基于精細化管理模式的企業檔案管理

史林林

摘 要：精細化的檔案管理模式就是要將檔案管理工作中的各個環境進行分解細化，為了讓檔案服務功能最大化的體現出來，現代企業有必要就當下檔案管理中的問題進行分析，通過將精細化管理模式融入到檔案工作中，進而在優化傳統問題的基礎上歸納總結出最佳的工作方法。

關鍵詞：精細化；企業檔案；問題；建議

檔案是保證企業進行合規經營和科學管理的基礎，尤其是對于生物科技公司來講，與科研生產有關的科技檔案是企業的核心技術，不僅涉及到企業的安全，還與企業發展的成敗有著密切的關系。科技檔案是生物制品企業在產品研發、生產工藝等全過程中形成的技術性文件材料，具有很高的保存價值，對這種代表企業科研生產能力的檔案管理展開探討對企業的發展具有重要的現實意義。

1 目前企業檔案管理中存在的問題

1.1 檔案結構和分類不合理

隨著企業發展進程的不斷深入，人們逐漸提高了對檔案管理工作的重視，紛紛開展了檔案編研活動，但在編研過程中卻出現了分類和結構重組不合理的問題，比如收集的檔案資料門類少、質量差等，進而影響檔案的整體結構，這些都成為了阻礙企業開展檔案編研和整理工作的最大阻礙。加之部分企業在資金條件的限制下，讓檔案信息的收集工作難以得到足夠的人力以及物力的支持，降低了企業檔案編研成果的利用價值，也影響了檔案管理的可持續發展。

1.2 檔案信息利用效率不高

在社會和時代發展速度不斷加快的當下，企業檔案管理也要緊跟時代發展的步伐才能更好的滿足外界在使用檔案信息方面不一樣的需求。但是當前現狀是大部分企業的檔案管理人員都還處于落后的管理理念和業務水平狀態，主要體現在難以游刃有余的處理檔案信息的機密性和開放性的關系，這極大的限制了檔案信息的服務功能發揮，加之檔案查閱環境和管理配套設施不完善的問題，導致企業檔案信息利用率不高。

1.3 檔案管理制度不完善

現代企業檔案管理工作的強度隨著檔案管理復雜化程度的加深也逐漸增大，對于這種情況，擁有完整合理的檔案管理制度就顯得非常重要。實現檔案管理的規范化、制度化是順利開展企業檔案管理工作的基礎，從各類檔案的收集、鑒定、分類、統計、保管到服務利用，全程都需要合理的管理制度為其提供保障。但實際上，大部分企業缺乏完整系統的管理制度，或者制定了制度卻沒有執行到位，只是形式化的存在。

1.4 檔案管理缺乏合理的考核機制

科學合理的檔案管理工作考核機制不僅有利于提升工作水平、保證工作質量，還能促進檔案管理人員提升綜合素質。考核機制的合理性主要在于評價指標的合理性和統一性，當前大部分企業針對檔案管理工作確立的評價指標不夠統一，無法客觀、公正的反映出員工的工作業績，檔案工作的完成情況以及員工在工作中表現出的開發創新能力。

2 精細化管理模式在企業檔案管理中的實踐與應用

2.1 完善管理制度建設，夯實精細化管理基礎

對現代企業而言，開展檔案工作精細化管理的關鍵以及制定檔案管理行為準則和依據都是企業檔案管理的規章制度，所以在順應檔案管理工作形勢發展，積極開展檔案工作精細化管理的過程中，有必要致力于加強檔案管理制度建設，確保現代企業的檔案管理工作照著規范化、制度化的方向發展。完善管理制度建設，夯實精細化管理基礎需要有關人員從源頭抓起，以提高制度剛性開展建設工作，用剛性的制度規范人的行為，同時強化責任的落實，進而形成良好的執行文

化[1]。以提升各項規章制度的實效性、系統性和操作性對現有的進行修訂，同時細化各項管理規范和工作標準，將各項工作量化，職能目標化、考核標準化、評比公開化，以制度建設規范管理，有力地促進精細化管理工作全面開展。在建立與完善企業檔案管理制度中，做到以清查現有制度為切入點，著力做好制度的“廢、改、立”，重新完善與制定企業檔案的各項管理制度與辦法，形成較為完整的檔案管理制度體系，理順業務管理方面的制度流程，使檔案工作的各項管理制度不斷適應本企業的新形勢、新要求。

2.2 精心設計崗位和流程，保護檔案精細化管理的核心

由于檔案管理業務流程較長，就一份文件的歸檔都需要十多個工作環節，比如將先期文件資料移交到檔案室需要逐一鑒定，對不同載體的電子檔案要進行有效性測試后再復制，接著是整理、系統分類、著錄、編目、裝訂、上架等，其中的每一個環節還包括了3～5個工作步驟。先期文件形成檔案后還要經過安全處理、增設查詢利用功能和編研等后續工作環節。由此不難看出，企業檔案工作精細化管理的核心就是對檔案業務流程進行合理的崗位和流程設計。合理的崗位設計需要充分考慮檔案工作的需要，對每個崗位的工作內容、工作權利與責任、與其他相關崗位的關系等進行規定，判斷崗位設計科學性的關鍵就在于是否將崗位職責內容、職責內容的履行與績效評價考核結合了起來。流程設計的目的在于有機、協調的將各個不同的崗位聯系在一起，其主要是通過信息化、制度化的管理方式讓各檔案崗位的運作關系規范起來，在此過程中恰當的運用流程控制和總結評估的手段。精心設計檔案管理崗位和流程不僅能進一步明確崗位職責，還能讓每個流程的運作更加規范，在配套實施評估考核機制后，更能有效的增強員工的滿意度，激發員工的工作積極性，進而促進檔案工作績效的提升。

2.3 提高檔案考核機制的科學性，檢驗檔案精細化管理成效

以檢驗檔案精細化管理成效為目的，建立科學嚴謹的檔案監督考核機制。俗話說得好，沒有規矩，不成方圓。精細化的檔案管理工作需要一個嚴謹的考核機制和標準的考核要求，但比建立機制更重要的是執行和落實，有制度不落實，就會讓制度形同虛設。缺乏考核機制的傳統檔案管理工作基本以定性為主，沒有細致化的定量考核，而這往往是檔案工作中的收集、利用環節出現問題的根本原因，該上交的未上交，該歸還的沒有及時歸還，影響了檔案信息的完整性，甚至造成檔案資源流失[2]。這些現象都與精細化管理理念不符，所以有必要圍繞檔案管理崗位職責建立具有公平性、科學性和嚴謹性的檔案監督考核機制，讓精細化的管理理念深入每一個檔案工作人員的心，并促進其將這種理念轉化為一種工作習慣，而且能夠制約企業職工自覺遵守檔案管理制度，同時也可以檢驗檔案精細化管理的成效，促進企業檔案管理工作健康發展，確保企業檔案管理滿足企業經營發展的需要。

2.4 有效整合檔案信息資源，提升檔案信息開發利用率

隨著信息技術的飛速發展，企業檔案管理工作者可充分利用有關信息技術建立企業局域網，拓寬公開性檔案信息的使用渠道和范圍，實現企業檔案資源開發利用的系統化、信息化和科學化。信息時代的發展雖然讓檔案信息以全新的形式被存儲和利用，但是也讓其變得更加分散和復雜，進而導致很多企業都出現了不同部門之間各自為政的局面，對于這種情況需要利用信息技術將這些檔案信息資源進行有效的整合，建立一個完整的信息系統，并對其實行一體化管理[3]。信息系統的建立不僅能提升檔案資源的貢獻率和使用率，還能充分挖掘各部門的檔案資源，通過資源互補有效的避免了不必要的浪費和重復，除此以外還能通過反饋信息對資源整合與開發利用的結果進行研究，進一步的提升檔案信息開發利用的合理性。

3 結語

總而言之，精細化管理模式在時代不斷發展的過程中已經成為了現代企業檔案管理工作最主要的應用手段。隨著精細化管理模式的應用愈加普遍，從事于企業檔案管理的人員有必要在實際工作中積極調研精細化檔案管理工作的有關問題，通過不斷完善檔案管理體系促進企業檔案管理工作水平和質量的提升，為企業的發展奠定夯實的基礎。

參考文獻

[1]姜利鋒.淺談檔案與過程控制精細化管理[J].企業文化旬刊， 2017（8）.

[2]姜晶.務實求真，推行檔案精細化管理[J].現代企業文化， 2017（17）：108-108.

[3]劉琦.淺析新形勢下檔案工作的精細化管理[J].現代國企研究， 2017（4）.