信息化背景下文書檔案管理分析

周晶

摘 要：信息化時代的到來，改變了人們進行思考的方式以及工作的形式，無論是在單位自身建設當中還是在整個社會發展進程當中，每天都會形成大量的信息資源，大數據時代的腳步不可阻擋。從文書檔案的本質來看，文書檔案就是一些文字符號形成的集合體。在信息化背景下，文書檔案管理工作的管理理念和管理體制都發生了革新，文書檔案管理理念呈現出開放性、多元性和共享性的特征，文書檔案管理體制呈現出智慧化和網絡化的特征。筆者著眼于信息化，結合這一時代背景對檔案管理工作提出的新要求，提出相應的應對措施，以期為檔案信息服務升級提供助益。

關鍵詞：信息化；文書檔案；資金保障；管理體制

現階段的檔案管理是信息化背景下檔案管理，與過去傳統的管理模式相比，現階段檔案管理工作更加強調信息資源的多樣性和完整性。簡而言之，就是檔案管理工作中的“管理”一詞的內涵更加豐富，其不僅包括被動地對儲藏檔案，更包括對檔案潛在價值的挖掘。這也是檔案管理工作未來的前進方向，即通過信息化措施挖掘信息資源的價值，整合信息資源，找到信息資源的內在關聯。同時，檔案管理工作人員依靠信息化措施創新管理模式，努力實現檔案管理模式由粗放式到精確式的轉化，啟發新工作思路，從海量的信息資源中提取能夠輔助決策的參考信息，進而提升單位決策的科學性。

1 信息化背景下文書檔案管理的必要性

現階段很多單位的檔案管理工作出現瓶頸，檔案管理工作人員亟待找出一條適應本單位具體工作情形的檔案管理道路，提升文書檔案的信息服務能力。各個單位的檔案是單位在生產工作中原生信息，其真實性、權威性以及不可模仿性等特征是其他信息資源所不具備的。

1.1 為單位發展提供信息服務

經濟迅猛的發展使得各行各業都發生了變化，單位要更好的適應經濟環境和社會環境，不僅需要依賴科技、知識和人才，更需要依賴信息服務[1]。這是因為信息服務能夠為單位制定未來工作規劃、擬定決策提供依據。檔案信息在經過檔案管理工作人員數據化處理之后能夠直接或間接轉化為科技價值和經濟價值，傳承單位文化和發展理念。有些信息資源甚至可以直接或間接轉化為社會價值和文化價值，保障單位可持續發展。

1.2 提升單位的運轉效率

文書檔案被數據化之后可以被單位反復多次利用，且這種利用是無損耗的，很大程度上節約了單位的各項人力、物力和財力支出。例如，單位在開展一項新的工作時，能夠直接對現存的信息資源進行套用，極大地節流了各項成本，實現文書檔案的再生產和再利用，最終提升單位的運轉效率。

1.3 推動我國檔案事業的整體發展

無論單位性質為如何，其檔案管理工作都屬于我國檔案管理體系中的一部分，都是社會整體信息資源管理體系的一部分。單位進行信息化建設，不僅能夠發現檔案管理信息化建設中存在的短板，而且能夠對現有的信息化管理制度進行創新，進而為其他單位提供借鑒。同時，單位文書檔案中還記錄了社會某一領域的真實信息，直接或間接地反映了社會發展的歷程，對這些文書檔案進行信息化，能夠增強文書檔案的使用壽命，保障社會發展歷史的完整性，退工我國檔案事業的整體發展。

2 文書檔案管理存在的問題

2.1 信息化進程慢

一方面，很多單位信息化技術運用方式單一和老舊，極大程度上降低了文書檔案管理效率和質量[2]。在對紙質文書檔案進行信息化處理的進程中，隨著時間的推移，數字化的信息資源被錄入到計算機硬盤當中，單位需要購置或更新較大容量的硬盤才能滿足信息化建設需求。很多單位受到資金的制約，不能及時對硬盤以及其他軟硬件設備更新，進而阻礙了信息化進程，另一方面，很多單位沒有及時對失效的文書檔案進行清理，有效的文書檔案與失效的文書檔案堆積在一起，增加了工作人員的工作難度。在缺乏高效化信息處理設備設施時，檔案管理工作人員很難準確地將紙質文書檔案進行數字化處理。

2.2 利用率不高

首先，單位檔案管理工作的最終目標是使單位能夠更好地為社會服務，為人民服務。因此，檔案管理工作人員在對文書檔案進行信息化處理后，有必要科學合理地對其加以開發。許多單位雖然開展了信息化建設工作，但不能夠有效地對文書檔案進行利用，不能挖掘其所蘊含的價值。文書檔案信息化建設流于形式，白白浪費了財力、物力和人力。同時，很多單位只是運用信息化工具來對檔案進行檢索，只發揮了檔案的憑證作用。其次，檔案管理工作人員在信息化管理過程中處于“被動”的角色，沒有充分發揮自身的主觀能動性去挖掘文書檔案的隱形價值，檔案利用率不高。甚至有部分檔案管理工作人員為了防止泄密，過度限制其他部門對檔案的檢索和調用。最后，單位缺乏一套統一的信息化管理制度，不能明確檔案的內容和格式，其他部門交什么文書檔案，檔案管理工作人員就收什么文書檔案，不利用分類、統一和高效地對紙質化檔案進行信息化處理。

3 文書檔案管理的突破路徑

3.1 資金投入的保障

首先，單位要逐步提升在軟硬件資金投入方面的力度，將文書檔案信息化資金列入到本單位的各項預算當中，探索建立與社會組織合作開發、服務外包的信息化管理機制，創新資金投入機制，拓寬資金投入渠道，更好地為軟硬件更新和購置提供充裕的資金。其次，單位可以向國家有關部門申請信息化技術科研經費，爭取得到科研項目的經費支持，既促進信息化建設的整體水平，又為本單位爭取到了更充足的資金。同時，單位要做好資金節流工作，根據現有的檔案信息化建設進程，合理并適度超前的購置相應的軟硬件設施，確保檔案管理工作的與時俱進。最后，單位要提升文書檔案共享程度，樹立共享意識。單位可以加強與本地檔案館以及檔案局的溝通協作，建立信息網絡共享平臺。

3.2 管理體制的保障

首先，單位要健全激勵機制，提高文書檔案管理工作人員對信息化建設的關注程度，促使工作人員主動完成信息化建設，最大限度地挖掘工作人員的工作熱情和創造力[3]。在健全激勵機制時要綜合考慮單位現實狀況，要注意協調激勵與目標之間的關系，根據不同工作人員的能力素質和個人特點，完善崗位分工。例如，既要處理好責任承擔以及權利行使兩者的關系，也要運用公平理論，制定合理的工作目標。其次，單位要健全信息化管理機制，使信息化建設過程中的各個工作環節更加規范化和標準化，保障工作環節之間的銜接性，為后期的利用工作做好鋪墊。最后，單位要健全信息化安全管理機制，隨著信息化開發利用工作的深入，文書檔案在互聯網環境中遭受木馬、黑客等病毒的幾率會提升。因此，單位要引入信息保護技術，利用漏洞防護、入侵檢測以及防火墻等技術做好事前防控工作。

4 結語

對于單位而言，文書檔案與單位是一體化發展的，兩者之間相互聯系。這一無形資產能夠為單位進行科研、人事調動、崗位設置等重要決策提供決策服務。在信息化背景下，檔案管理工作人員提供服務質量的好壞很大程度上影響單位檔案事業的質量。因此，檔案管理工作人員必須做好歸納、整理、鑒定、保管和統計等各個階段的工作，改革現有的管理模式，使單位的檔案管理模式更加智能、更加高效地服務于信息需求群體。隨著未來科技的進步，單位對檔案的需求會同步增加，新的檔案管理理念和管理方式也會得到創新，檔案管理部門只有立足長遠，不斷突破實踐中出現的短板，通力合作、與時俱進，才能保障單位的各項工作可持續推進。

參考文獻

[1]石彩霞.關于信息化背景下文書檔案管理工作的探究[J].現代經濟信息，2018（10）：166.

[2]馬桂錢.關于文書檔案管理信息化的研究[J].辦公室業務，2018（10）：77-78.

[3]陳晶輝.文書檔案管理信息化建設淺談[J].才智，2018（16）：212.