基于電子憑證系統(tǒng)談會計檔案管理

楊娟

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各大行業(yè)之間的競爭也越加激烈。對于企事業(yè)單位而言，財務(wù)管理有著至關(guān)重要的作用。在財務(wù)管理中，如何提高工作人員核算效率，為企事業(yè)單位的發(fā)展節(jié)約成本，成為當(dāng)前企事業(yè)單位經(jīng)營管理主要目標(biāo)。因此，本文通過對電子憑證系統(tǒng)對會計檔案管理的作用闡述，建立電子憑證系統(tǒng)的目標(biāo)以及原理的分析，研究電子憑證系統(tǒng)談會計檔案管理主要內(nèi)容。此次研究的主要目的是為了減少企事業(yè)單位財務(wù)的單據(jù)，提高報賬的效率。關(guān)鍵詞：電子憑證系統(tǒng)；財務(wù)管理；會計檔案

關(guān)鍵詞：電子憑證系統(tǒng)；財務(wù)管理；會計檔案

在企事業(yè)單位不斷的發(fā)展中，財務(wù)管理對企事業(yè)單位的發(fā)展十分重要，財務(wù)管理包含會計檔案管理，也是最為重要的經(jīng)濟檔案。隨著科技時代的到來，企事業(yè)單位在管理電子憑證系統(tǒng)中，會計檔案管理發(fā)生了實質(zhì)性的變化，會計檔案記錄由傳統(tǒng)的手工轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳鞋F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)進行記錄。如何在電子憑證系統(tǒng)的作用下，實現(xiàn)對會計信息項目進行歸檔、儲存進行有效的管理，成為了當(dāng)前企事業(yè)單位財務(wù)管理中重要的問題之一。因此，本文研究的課題，對我國企事業(yè)單位會計檔案管理具有重要意義。

1 電子憑證系統(tǒng)對會計檔案管理的作用

我國各大企事業(yè)單位中，已經(jīng)逐漸的建立了報賬平臺、財務(wù)系統(tǒng)以及合同管理等財務(wù)系統(tǒng)，完善了會計核算管理的標(biāo)準(zhǔn)，促使在管理中核算數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。但是，大部分依舊在使用傳統(tǒng)的電子憑證系統(tǒng)，對會計檔案管理存在著不足，由于在派送財務(wù)核算資料時，與下級單位路程較長，導(dǎo)致報賬效率極低。另外，財務(wù)核算報賬款單數(shù)量較多，郵寄成本較大，并且容易存在遺失，財務(wù)在核算的過程中，數(shù)據(jù)容易存在漏洞，在對賬單進行核算時，一旦數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，需要退回。除此之外，電子憑證系統(tǒng)雖然具備附件上傳的功能，但是在傳輸無法對其進行查閱，并未對會計檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理。

2 建立電子憑證系統(tǒng)的目標(biāo)以及原理

企事業(yè)單位建設(shè)電子憑證系統(tǒng)的主要原因，是為了能夠使財務(wù)管理實現(xiàn)電子化信息管理，在單據(jù)數(shù)據(jù)進行傳輸使能夠與電子審批相互結(jié)合，在提高報賬效率的同時，還能夠減少單據(jù)數(shù)據(jù)的損失。降低企事業(yè)單位財務(wù)管理的成本，提高管理水平。

在運用電子憑證系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)遵循四點原則：

1）確保核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及傳輸?shù)陌踩浴?/p>

2）加強工作人員的核算技術(shù)，提高會計核算信息傳遞效率。

3）電子憑證系統(tǒng)具有共享以及訪問的功能，因此，在核算數(shù)據(jù)存在錯誤的情況下，應(yīng)當(dāng)及時進行溝通，在傳輸后，及時的修整核算數(shù)據(jù)信息。

4）電子憑證系統(tǒng)系與接口的功能具有可拓展性，因此，在數(shù)據(jù)信息較多的情況下，可直接將大量的數(shù)據(jù)進行傳輸。

3 電子憑證系統(tǒng)談會計檔案管理內(nèi)容

3.1 電子影像采集數(shù)據(jù)信息

電子影像主要含有電子影像掃描儀器，銀行賬款單據(jù)回收掃描、賬單數(shù)據(jù)憑證條形碼識別、數(shù)據(jù)發(fā)票信息核實，并且能夠?qū)τ跋襁M行處理，對影像進行審核、最后對其進行管理。其中賬單數(shù)據(jù)憑證條形碼識別在賬單進行傳輸中，對賬單中的條形碼可自動進行掃描，識別賬單中的條形碼，并且將賬單中的發(fā)票以及附件自動保存在電子憑證系統(tǒng)當(dāng)中，發(fā)票信息核實功能，是對發(fā)票中的數(shù)據(jù)進行核算，并識別出發(fā)票的類型，例如：發(fā)票中代碼、發(fā)票編號、發(fā)票中的數(shù)據(jù)金額、發(fā)票稅率等信息。影像處理功能主要是能夠?qū)τ跋襁M行壓縮，放大，旋轉(zhuǎn)等，其功能等同于在計算中對圖片進行修整功能。

3.2 電子影像的展示及審核

電子影像在通過對賬單進行直接閱查時，能夠?qū)~單進行縮小，能夠直接的觀察到整個文檔內(nèi)容信息，或者對文檔進行選取，直接查閱文檔中某個部位。并且電子影像是能夠?qū)ξ臋n進行拖動、旋轉(zhuǎn)以及加注說明等功能，并且在展示文件時，可支出文檔雙屏顯示，能夠?qū)筚~的單據(jù)以及其他賬單進行影像縮小，展示在同一個顯示器中，同時，另一個顯示器能夠?qū)x中的文檔進行放大。會計工作人員在使用電子影像后，對賬單進行審查，可直接對賬單進行重復(fù)檢查，在電子憑證系統(tǒng)的作用下，能夠?qū)崿F(xiàn)重新掃描，對數(shù)據(jù)進行補掃以及刪除等操作，為會計檔案管理提供了一定的幫助。

3.3 會計憑證管理

會計憑證管理是指能夠使原始的數(shù)據(jù)單據(jù)在電子影像的作用下呈現(xiàn)出影像，并且能夠促使電子報賬單據(jù)、會計核算記賬憑證以及原始的單據(jù)進行自動匹配，促使會計檔案管理在電子信息技術(shù)下能夠更加完整。另外，也支持在銀行互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，獲取銀行賬單回款影像資料，并將其與會計核算記賬憑證進行匹配，電子憑證系統(tǒng)會直接與會計人員核算的賬單進行審批，并且在影像中會自定生成會計核算出納，負(fù)責(zé)審核的工作人員在賬單無誤后，可對其進行蓋章，滿足賬單數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確核算。

3.4 會計檔案管理

為了能夠提高自身經(jīng)濟利益的條件下，提高電子憑證系統(tǒng)的工作效率，降低工作成本，將會計檔案管理建立為系統(tǒng)的中模塊。使其在電子憑證系統(tǒng)中，能夠支持財務(wù)管理人員按批賬單的時間，交替的進行打印賬單憑證，并將打印的紙質(zhì)賬單憑證裝訂成冊或者放入保存盒中，存儲到財務(wù)資料保存柜中，完成對賬單的歸檔。并且電子憑證支持對檔案的檢索，對會計檔案借閱，并在網(wǎng)絡(luò)信息中進行電子申請，在流程結(jié)束后，可進行對其借出電子檔案閱讀。對于電子檔案而言，在賦予借閱人時，應(yīng)當(dāng)對其進行是夠具有查閱檔案額權(quán)限，以及歸還時撤銷查閱檔案權(quán)限，確保會計檔案的安全。為了進一步確保檔案的安全，應(yīng)當(dāng)在電子檔案中自動添加水印，其中包含賬單用戶的信息，以及賬單時間與地址等，在對紙質(zhì)檔案進行查閱時，可根據(jù)系統(tǒng)對水印的掃描，查出檔案的位置并使其快速的進行歸還。

3.5 與其他財務(wù)信息系統(tǒng)集成

電子憑證系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)能夠形成封閉管理，從而確保在實現(xiàn)會計檔案管理信息流程中，促使會計核算管理能夠形成周期性的電子信息管理。在進行報賬的過程中，該系統(tǒng)平臺就可直接對賬單或者檔案進行查閱，并將其上傳到電子憑證系統(tǒng)當(dāng)中，由影像系統(tǒng)進行審批。另外，電子憑證系統(tǒng)會能夠自動的根據(jù)報賬數(shù)據(jù)形成賬單，并自動在影像系統(tǒng)中自動生成影像文件。賬單在導(dǎo)入其他財務(wù)信息系統(tǒng)時，能夠自動將賬單或者檔案推送到電子憑證系統(tǒng)當(dāng)中，并由影像系統(tǒng)生成影像文件。在為了提高報賬效率以及節(jié)約成本，財務(wù)信息系統(tǒng)能夠?qū)⑵笫聵I(yè)單位的訂單以及資產(chǎn)信息等，全部自動的傳入到電子憑證系統(tǒng)當(dāng)中，為企事業(yè)單位管理者提供信息資料。

4 結(jié)論

企事業(yè)單位在使用電子憑證系統(tǒng)的過程中，不僅完善了財務(wù)管理和會計檔案的集中管理，在減少了工作人員工作量的同時，提高了工作效率。望此次研究的內(nèi)容與結(jié)果能夠得到相關(guān)人員的關(guān)注，并在實際應(yīng)用中加以借鑒。

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