在企業檔案管理中推行精細化管理的研究

摘 要：企業的發展需要企業檔案的記錄，企業檔案是企業創新發展的基礎。在企業檔案管理中實行精細化管理可以有效的解決現階段企業檔案管理出現的問題，建立完善的檔案監督管理機制，為企業的良性發展提供依據。文本針對精細化管理在企業檔案管理中的應用開展研究。

關鍵詞：企業檔案管理；精細化；管理方法

精細化管理就是用專業、系統的管理辦法，依據數據和信息，用具體、明確的規章制度來代替模糊的管理模式，把抽象的戰略方針落實到實際可發展的戰略方案。在企業檔案管理中加入精細化管理，可以提高企業檔案管理的速率，保證檔案的完整性和保密性，為企業今后發展提供資源。

1 現階段企業檔案管理中存在的主要問題

1.1 思想落后，沒有檔案管理意識

企業對檔案管理的理解還停留在整理保管的階段，檔案的作用還沒有得到企業的重視，企業沒有針對檔案管理的部門，檔案管理的經費不足，基礎設施相對落后，使企業的檔案管理工作停滯不前[1]。

1.2 檔案的利用率低

隨著科技的不斷發展，信息的更新速度不斷加快，要求企業的檔案管理必須要符合時代的發展，但現階段的檔案管理工作不能夠被有效的管理，企業的檔案即需要開放性也需要私密性，兩者之間的關系需要有一個可以權衡的標準，另外配套設施老舊，沒有良好的查閱環境等都是導致檔案利用率低的原因。

1.3 檔案管理設備不齊全

企業的檔案管理不僅僅需要管理人員的有效管理，還需要硬件管理設備。硬件設備比管理人員素質更重要。良好的硬件管理設備可以延長檔案的使用年限，保證檔案的完好無損。但很多企業在檔案管理工作中忽略了管理設備，管理設備長時間沒有人進行養護維修已經出現老化、損壞的情況，設備在實際的檔案管理工作中沒有使用意義。數字化信息時代促使企業檔案管理的發展，如果因為設備功能導致丟失或損壞檔案資料，企業將會失去發展的機會。

1.4 缺少統一評價標準

統一評價標準是對企業工作人員工作結果的考核，可以提高企業檔案管理的工作效率。統一評價的缺失導致企業無法以統一標準對工作人員的業績進行評價，無法保證檔案管理工作的有效完成，阻礙企業的繼續發展。

1.5 企業檔案分類結構不合理

許多中小型企業還處在探索發展方向，但已經重視企業檔案管理工作，對檔案的管理模式已經形成初步的工作建立，但在企業檔案分類結構上仍存在一些問題，對檔案的收集類型分配較少，信息質量較差等等影響了企業檔案的整體編制工作；還有一些企業因為自身的發展規模較小，無法給與檔案管理投入資金，無法及時的對檔案進行編制、出版，影響了檔案管理在企業發揮其作用。

1.6 管理人員素質不高

一些企業的檔案管理部門組成過于隨意，將一些快要退休的大齡工作人員安排到檔案管理部門進行日常工作。由于年齡的限制，他們不愿意接受國家實時推出的檔案管理辦法，不會使用檔案管理設備，記錄的檔案過于單一，造成了檔案部門整體的素質較低，工作效率緩慢且有疏漏，無法為企業的可持續發展提供可行性方案[2]。

2 在企業檔案管理中推行精細化管理的方法

在企業檔案管理中融入精細化管理，一方面可以幫助企業檔案實現最大化功能，不斷的完善管理工序和方法，使檔案管理工作越來越標準、規范，在對檔案進行整理時的每個環節都需要嚴格依照統一的標準；另一方面可以將管理責任明細化、具體化，提高企業的經營機制和管理工作效率，敢于創新，使企業利益最大化。社會經濟的發展逼迫企業不斷的改變自身的經營方式，只有將企業檔案管理建設好，才能夠免除后顧之憂，將企業的檔案資料合理運用，結合到實際的工作中，達到企業高速發展的目的。

2.1 精細化企業管理理念

每一項工作在進行改革之前都需要先制定理念，理念是企業發展的基礎也是企業發展的保障。在企業檔案管理完善前先要將精細化原則考慮在內，用精細化管理模式為企業檔案管理保駕護航。隨著檔案管理模式逐漸趨向知識化、現代化、社會化，檔案管理在不斷的創新和延伸。在這個日新月異的時代，我們要尋找適合企業發展的檔案管理理念及管理方式，在實踐過程中找到工作的不足，結合現在的形式進行理性分析，找到適合企業檔案管理的理論。我們必須提高自我的認知，增加對檔案信息的重視，檔案信息中的價值是無法估計的，只有將檔案精心的管理保存，把看似無用的信息變成企業需要的信息，才能提高企業檔案整理的效率。

2.2 精細化企業管理體制

想要提高企業檔案管理效率就必須要擁有良好的體制。社會的多元化使檔案管理提供更多的使用功能，這就要求企業檔案管理的資源豐富性。所以，要制定符合社會經濟發展、企業經濟發展的檔案管理體制，不斷增加檔案內容，使檔案的質量增加，繼而提高利用率，將信息資源優化、組合成檔案資源，保證檔案管理趨向系統化、規模化并為使用者提供更高效的服務。檔案需要走向數字化和信心化，現代化企業需要信息化檔案來作為發展的基礎，利用互聯網技術、聲音圖像技術對檔案進行管理；一方面保持紙質檔案的記錄，另一方面不斷完善電子檔案，雙管齊下，保證企業檔案管理的良性循環。

2.3 精細化檔案服務

企業檔案管理還需要提升服務質量，保持管理和服務的統一，才能真正的提高企業檔案管理能力。改革開放以來，可持續發展是企業不斷的追求，也是檔案管理的新目標，可持續發展需要以人為本，所以服務是價值最直觀的體現。企業要不斷的完善檔案管理工作，用科學化的理念為使用者全方位服務。可以建立企業的網站，設計具有企業特點的網頁、在企業內部建立局域網，實現檔案數據的線上線下同步，做好與上級各單位的資源互通，將檢索模式在企業檔案管理中展開使用，讓使用者在查找需要的檔案資源時，能夠更快的、更好的完成工作，實現檔案服務的精細化。

2.4 精細化工作流程

企業檔案管理需要對各企業生產實踐中的所有信息進行收集、整理、編碼、編寫，使企業擁有更全面的、更真實的檔案數據。所以，一定要保證檔案管理流程的科學性，將精細化原則加入企業工作流程中，可以使企業的整體管理更加明細化。精細化檔案管理需要遵循細致化管理、系統化管理、信息化管理、量化管理和標準化管理，對企業檔案管理過程中的每個細節進行監督。其中，量化管理是重中之重，不僅需要保證數據的科學性作為參考依據，還要在監督管理中實時“對標”。

2.5 精細化檔案資源

建立企業的局域網，不僅僅讓使用者體驗到良好的服務，而且加速企業檔案管理的科學化發展。我們身處在信息時代，信息越來越零散且復雜，檔案信息資源也是一樣，所以企業要將檔案信息進行資源整合，企業內部的管理部門需要齊心協力，共同努力建立企業信息系統，實現企業一體化管理模式。在信息系統建立的過程中，需要資源貢獻的實現，各部門對資源充分挖掘，達到資源無重疊且互補，提升對信息資源的利用，減少浪費資源和重復資源。通過信息反饋對資源開發利用的可行性進行分析，促進檔案資源精細化的科學管理[3]。

2.6 精細化管理人員

現如今的企業內部的檔案管理人員的素質水平和技能沒有跟上新時期的步伐，大多數的檔案管理人員思想意識還停留在傳統化的檔案管理模式中，沒有創新的意識，阻礙企業的發展；企業對檔案管理人才沒有知識結構儲備，導致檔案管理與企業發展脫軌。為了改變這種現狀，企業必須要設立獨立部門來對檔案進行科學管理，開展培訓活動將管理人員的業務知識水平提高，培養他們愛崗敬業的精神。

3 結論

綜上所述，隨著社會經濟的高速發展，市場競爭越來越激烈，企業在生產過程中產生的所有信息都可能會對企業的發展產生作用，企業檔案作為企業的“記錄員”，是企業的獨有財富。所以在企業檔案管理推行精細化管理時，在摸索中尋找經驗，找到自己的方法，發揮企業檔案的價值，幫助企業快速發展。

參考文獻

[1]楊南雁.企業檔案精細化管理的措施探討[J].企業改革與管理，2016，10：29-30.

[2]王巍.關于企業檔案管理精細化的探討[J].文檔安全，2016，12：51-59.

[3]張惠敏.在企業檔案管理中推行精化管理[J].機電兵船檔案，2014，4：24-26.

作者簡介

李鋒（1971-），女，甘肅慶陽人，大專，助理工程師，研究方向：企業建設項目檔案管理方向。