論事業單位檔案管理中現代化方式的利用

摘 要：檔案是事業單位在生產經營和管理活動中形成的各種形式的文件材料，合理的利用檔案，能夠有效的實現單位內的知識共享，提高整體的工作效率。本文主要分析了當前事業單位檔案管理中存在的不足，并提出了利用現代化方式進行檔案管理工作的途徑，希望能夠給事業單位開展檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化

檔案管理工作對事業單位的發展和進步有著十分重要的意義，目前，許多事業單位在進行檔案管理時，雖然利用了現代化技術，但檔案管理的效果卻不佳。如何合理的利用現代化技術進行檔案管理，提高管理效率是事業單位檔案管理工作中最重要的問題。

1 利用現代化方式進行事業單位檔案管理的重要性

利用現代化方式進行事業單位檔案的管理，能夠通過社會化生產中的現代科學技術發展，進一步加強檔案管理工作中的組織、計劃、調節、指揮和監督。事業單位檔案管理工作的現代化程度，也從另一個角度反映了檔案管理效率和業績，以及事業單位的整體管理水平。事業單位的檔案有著確保單位正常工作運轉的重要作用，其中記錄了單位發展等重要信息，是研究事業單位未來發展目標和工作方法的第一手資料，是事業單位可持續發展的有力保證。通過現代化技術進行答案的分析和管理，能夠在最短的時間內找出過往工作中的缺點，不僅揚長避短，還能有效的進行提煉升華，促進工作水平的不斷提高。利用現代化技術還能夠促進整體工作從科學的角度進行，保證各個工作環節的有效完成。在檔案管理工作中結合現代化技術，能夠保證檔案的條理清晰，方便單位領導的查閱，及時了解工作的具體情況，及時完善工作中的不足，制定出未來工作計劃和目標。在與其他單位進行合作時，優秀的檔案管理能夠為合作的開展提供保證，使事業單位的經濟效益和社會效益最大程度的發揮出來[1]。

2 當前事業單位現代化檔案管理中存在的問題

目前，我國事業單位的檔案管理工作雖然使用了較多的現代化技術，但許多工作人員是第一次接觸，很可能因為不了解而造成操作不當，影響實際檔案管理的效果。我國幅員遼闊，人口眾多，事業單位的數量也極多，這就造成了事業單位的檔案管理工作缺乏統一的制度標準。每個事業單位在開展工作的過程中都會產生大量的檔案資料，由于沒有統一的標準，不同單位的檔案分類和歸類都有著極大的不同，這也使檔案管理制度和標準的執行較差，難以真正的規范事業單位的檔案管理。很多事業單位的檔案管理員都是從過去紙質管理轉型到現代化信息管理的，在這個轉變的過程中，很多管理人員沒有進行專業知識的學習，僅僅是經過簡單的培訓，就進入了工作崗位，這就出現了管理人員素質不足，影響檔案管理現代化發展的問題。通過現代化方式進行事業檔案管理工作，需要投入大量的資金進行現代化設施的建設，但一些事業單位在這個過程中存在著短視的問題，為了節約資金，使檔案管理的基礎設施得不到保證，隨著對檔案管理工作的要求越來越高，使檔案管理的水平不增反減[2]。

3 利用現代化方式管理檔案的途徑

3.1 轉變檔案管理理念

在進行現代化檔案管理的過程中，最重要的就是轉變過去的傳統管理觀念。首先要讓單位領導認識到現代化管理方式的先進性和科學性，從心理認可這種檔案管理模式，在事業單位內營造良好的現代化檔案管理氛圍，讓進行檔案管理工作的人員認識到現代化技術對提升檔案管理工作水平的重要性。檔案管理人員要認識到科學技術是與時俱進的，如果一直采用傳統的檔案管理方法，就會使事業單位的發展和正常工作的開展逐漸陷入困境。可以通過傳統管理檔案方法與現代化檔案管理方法之間的對比，讓管理人員感受到后者的先進性性和科學性，提升他們對現代化技術的認可，從心底原意進行主動的變革。在這個轉變過程中可能會出現許多的問題，這就需要管理人員勇于嘗試，不斷的通過實際的管理進行現代化技術的驗證和改進，逐漸提高對現代化管理方式的認識。

3.2 完善事業單位檔案管理標準

我國的事業單位眾多，在事業單位的發展和日常工作中產生的檔案文件數量極為龐大，如果沒有完善合理的檔案管理標準，就會造成檔案管理工作的混亂。所以要實現現代化的事業單位檔案管理工作，需要制定完善的檔案管理標準。在制定檔案管理標準時，首先要對管理人員的行為進行規范，人是檔案管理工作的實施主體，只有做好人員的管理，才能有效的保證現代化檔案管理工作的正常進行。其次，就是要對檔案管理資料的分類和格式等方面進行規范，以此來保證檔案查閱、存取和管理的便捷性。一些事業單位的管理人員缺乏現代化檔案管理的經驗，或是在工作中存在不按標準進行檔案管理的現象，為了應對這一問題，需要建立起對事業單位檔案管理工作的監督機制，對違反管理標準的人員進行處罰，以達到完全杜絕檔案管理工作不規范的問題，促進檔案管理工作的現代化發展。

3.3 提升檔案管理人員素質

目前，許多事業單位的檔案管理人員的素質水平較低，對現代化方式的檔案管理工作專業知識知之甚少，嚴重的影響了檔案管理工作的質量和水平。對此，需要事業單位對管理人員進行專業的培訓，由于檔案管理中涉及到知識量較大，所以對管理人員的培訓要從多個方面進行，或是聘請相關專家來單位進行專業知識的講座，對經濟、文化和管理等各個方面都要有所包含，特別是信息化技術，事業單位要特別的重視。為了達到最佳的培訓效果，在培訓結束后要通過考試的方式進行考核，了解檔案管理人員的知識掌握狀況。為了提高管理人員的積極性，要建立考核的獎罰制度，對知識掌握較好的人員進行獎勵，有效的提高檔案管理人員的學習積極性，是管理人員的整體素質得到較高的提升。此外，事業單位還可以聘請高素質的檔案專業管理人員，保證檔案管理工作的有效性，并提高檔案管理人員的整體

水平。

3.4 科學創建事業單位內部管理體系

不同的事業單位，內部環境可能有著極大的不同，為了使現代化檔案管理達到最佳的效果，事業單位應從自身角度出發，在不違背國家制定的檔案管理規范的前提下，制定出符合自身情況的管理系統，著個過程中，將單位內的各個部門與檔案管理部門建立直接聯系，保證資料傳送的更加便捷，實現單位內信息的及時共享。由于檔案文件能夠及時共享，極大的加快了針對問題的決策速度。通過不斷的發展，能夠使事業單位的檔案管理更加科學高效。在完善內部管理體系的同時，事業單位要加大對檔案管理設施的資金投入，實現檔案管理設施的先進化，為事業單位的現代化檔案管理工作提供有力的保證。根據實際需要建立事業單位的局域網，為資源的共享和檔案信息的傳遞提供便捷的通道，真正實現檔案管理的信息化。

4 總結

檔案是事業單位不斷發展的重要資料，要加強實現檔案管理工作現代化的重視，轉變落后的管理理念，不斷完善檔案管理標準，提升檔案管理人員素質，并科學創建事業單位內部的檔案管理體系，為事業單位的可持續發展提供有力的支持。

參考文獻

[1]任偉華.事業單位檔案管理中現代化方式的利用研討[J].企業改革與管理，2015（12X）.

[2]任守海.事業單位檔案管理中現代化方式的利用方法研究[J].人力資源管理，2017（4）：273-274.

作者簡介

周靜（1988-），女，吉林梨樹縣人，研究方向：檔案管理。