淺議電子文件檔案化管理的重要性

孟杰

摘 要：電子文件檔案化管理不僅提高了電子文件管理的有效性和可靠性，而且滿足了電子文件管理工作的現實需求，解決了傳統電子文件管理的實際問題，達到高效、科學、全面與合理運行電子文件的管理目標。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；信息化

信息社會使得電子文件廣泛增加，電子文件日益成為記錄信息的主流方式。當前電子文件的應用頻率越來越高，如何有效的對過往電子文件進行管理成為重要議題。加強電子文件的檔案化管理水平，可以提高電子文件管理效率，解決電子文件管理分類、存儲、真實與可靠性的問題。

1 電子文件檔案化管理的意義

1.1 保證檔案真實性

電子文件是重要信息存在方式，電子文件的檔案化管理可以更好的保證檔案真實性，有助于保證數據信息不丟失、不被篡改，檔案化的電子文件可以作為原始的法律憑證，從而使其實際表達內容有一定的法律意義。電子文件檔案化進一步實現了對原始檔案的保存，通過歸檔的方式可以有效的保存檔案數據信息，可以進一步減少電子文檔的易變性，同時也減和了電子檔案易于流逝的風險，這對于實現電子數據信息的安全存儲有重要的價值。通過電子文件的檔案化可以使元數據信息有效的保存下來，構建了完善的數據檔案的存儲結構，從而達到對所有數據信息的過程性管理目標，對于實時掌握電子文件的狀態有重要價值。通過電子文件的檔案化進一步實現了對電子檔案的前端化控制，可以更好的避免后端控制的風險，有助于在保證檔案完整性的基礎上實現真實性的構建。可以在日益復雜的信息流通環境下實現對檔案的主動管理，從而規范地保證檔案數據信息在互聯網環境下得到有效應用。

1.2 提高文件管理效率

使用檔案化的管理方式可以為電子文件的管理注入有效的標準和系統化的方法，這對于保證高效的進行電子檔案管理有重要的實用價值。電子文件檔案化管理是科學有效的歸檔方式，按照一定原則與分類標準進行的電子文件的檔案管理方法，進一步對所有電子文件進行了整理，形成了有效、科學、規范的檔案錄入機制，實現了對電子文件的分門別類的處理，在專門部門的管理下對電子文件檔案數據進行了全面的核實，從而更好的保證數據的真實有效性。在歸檔管理機制下實現了電子文件運行風險的有效評估，基于全過程的管理可以更好的預見性分析電子文件的狀態，從而采用針對性的手段提前預防檔案可能存在的風險，并且可以有效的約束電子檔案應用者行為，達到全面檔案管理目標。在電子文件檔案化管理以有，有助于推動檔案數據信息的共享應用，拓展了檔案信息的運行機制，保證在安全環境下更好使用檔案。

1.3 檔案事業必然要求

提高電子文件的檔案化管理水平是現代檔案事業發展的必然要求。特別是在我國進入信息化社會以后，檔案管理事業的核心任務就是對電子檔案數據進行有效的存儲、管理和挖掘。推動電子文件的檔案化管理，為檔案事業的發展提供了基本的素材，這不僅有利于提高電子文件的質量，而且有利于建立針對電子文件的開發機制，達到對檔案管理的全面有效延伸。首先，形成了全面控制的電子文件的檔案管理監督機制，在保證電子文件質量的前提下，進一步提高了檔案管理工作的水平。其次，有助于在大數據與云計算的背景下實現對電子文件數據信息的深入挖掘，對于發揮檔案事業的輔助決策與促進事業發展方面有重要的價值。第三，通過檔案管理部門對電子文件的有效管理，進一步優化了自動化辦公系統，實現了辦公系統中檔案數據的有效收集存儲，這對于提高檔案管理效率，解決傳統檔案管理的問題有重要價值。

2 促進電子文件檔案化管理措施

2.1 改進電子檔案管理理念

提高電子文件的檔案化處理水平，需要建立完善的電子文件的檔案管理機制，應當在充分的利用互聯網的基礎上，實現對電子文件處理信息的有效存儲與高質量管理目標。首先，加大信息化的電子文件的處理力度，在全面推廣普及電子辦公的基礎上，進一步開拓豐富的電子文件檔案資源。其次，在國家實施數字化建設的背景下，不斷提高檔案部門處理電子文件的能力，重點建設數字檔案館，加強數據檢索工具的建設，提高電子文件管理方法的建設，全面提高檔案管理的信息化建設水平。第三，提高檔案信息資源建設力度，重點加強電子文件的信息處理技術水平，著力在數字化的基礎上實現電子文件館藏體系的建設。第四，進一步加強數據庫的建設工作，在優化結構數據存儲能力的基礎上，形成電子文件的存儲與應用中心，實現電子文件的有效共享。只有在開發有效檢索工具的基礎上，才能提高電子文件檔案化管理的積極懷，促進各部門與相關人員參與到電子文件的檔案化管理過程中。第四，在硬件提升的基礎上還要提高對電子文件進行錄入、鑒定、著錄等工作的水平，形成完善的電子文件的接收與保管工作機制，從而實現對檔案信息的計算機化處理，解決信息存儲方面的現實問題。

2.2 提高檔案管理人才水平

加強檔案管理人才建設，對于提高電子文件檔案化管理水平有重要的價值。當前只有從引進信息化人才的角度改進電子文件的檔案管理水平，才能保證電子文件檔案化的快速發展。首先，引進電子文件檔案化管理工作的技術人才，著力在提高電子文件利用率的角度下實現對電子文件檔案數據信息的有效挖掘，能夠在大數據與云計算的視角下建立起專業化的電子文件檔案管理團隊。重點引進數據庫人才和數據分析人才，著力優化智能化電子文件服務水平。其次，加強現有干部的管理，提高現有檔案管理人才的技術水平，引導檔案管理人員向著信息化與專業化的方向發展，從而提高檔案管理人員操作電子文件的能力水平。第三，不斷創建有效的檔案管理人員培訓方式，實現對現有檔案管理人員的有針對性的培訓，著力運用網絡慕課渠道對現有檔案管理人員進行針對性的培訓，從而培養專家型的電子文件管理技術人員。

2.3 開發功能性檔案管理平臺

提高電子文件的檔案化管理水平，應當開發出實用性較強的檔案管理平臺。首先，加強特色網站的建設工作，注重利用檔案管理資源優勢，實現對特色電子文件檔案平臺的有效開發，著力加強智能化電子文件的服務能力。著力在圖片、文字、視頻與語音資源載體下發揮現有電子文件的價值。其次，建立有效資源共享機制，實現對檔案數據資源的共享平臺的建設，滿足用戶的智能化檢索需要，同時實現對檔案檢索方式的優化，滿足廣泛的利用需要。第三，進一步提供有效的查詢服務機制，注重提供應用服務，依靠專業技能人員對電子文件使用者進行有效指導，從而滿足電子檔案應用講求，發揮電子文件檔案化管理價值。

2.4 實現電子文件創新發展

現代電子文件檔案管理工作應當滿足科研、教學、交流等方面的實際需求，只有完整的進行檔案管理，形成科學的管理機制，才能滿足社會對電子文件的需要，才能發揮檔案管理的保證、利用與開發的實際價值。首先，推動形成完善的電子文件檔案化管理機制，形成有效的協調運轉體系，著力取得各部門的有效配合，從根本上保證電子文件的檔案質量。其次，形成良好的電子文件檔案化管理工作的宣傳氛圍，著力加強對社會的引導性，使全社會廣泛的參與到電子文件檔案化管理過程中當中。第三，加強電子文件檔案化管理技術的有效推廣，應當良好的應用開發機制，著力提高電子文件檔案管理工作的開放性和參與性，從而滿足全社會參與電子文件檔案化管理需求，解決電子文件管理問題。

3 結論

電子文件檔案化管理成為當前電子文件優質有效開發的重要途徑，電子文件的檔案化管理不僅提高了電子文件的管理水平和安全性，而且可以提高電子文件的應用效率，從根本上更好的體現電子文件的應用價值，滿足了全社會的共享應用需求，同時有保證電子文件的真實可靠性。