淺談如何做好施工現場的檔案管理工作

董娜

摘 要：工程質量是國之根本，同時也是工程技術公司生存發展的前提。而施工現場工程檔案是建設工程的有機組成部分，是工程質量最直接的反映。提高建設工程中各方面參與人員的檔案意識，使施工現場檔案管理融入工程質量保證體系，對保證工程質量起到至關重要的作用。

關鍵詞：施工現場檔案管理；工程質量

1 前言

檔案是人類活動的真實記錄，而施工現場的記錄檔案是建設活動的真實記錄，可以全面、綜合地反映工程建設的全過程，因此具有質量監督的重要作用。此外，施工過程檔案不僅對本工程具有重要作用，對于類似工程，避免發生類似的質量事故，也具有非常重要的參考借鑒作用。同時它還可以提高工程建設各參與方的工程設計及施工管理經驗，是十分重要的寶貴資源。隨著量化分析和精細化管理的不斷推進，對工程質量的檢查也產生了一系列精確的評價體系。建設工程質量一旦出現問題，調查工作一旦開展，首先進行的就是調閱工程檔案，并以工程檔案為基礎，對指標進行量化分析與統計，進行綜合測評。由此可見，施工現場工程檔案的科學管理十分重要，工程各參與方應引起足夠重視。

2 工程檔案管理的目的

工程檔案能夠直接反映建設工程的質量，工程檔案管理得好，證明施工現場管理規范，證明建設工程質量控制嚴格。影響建設工程質量控制的因素主要有五個方面：人、材料、機械、方法和環境。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員，要經過專門培訓后持證上崗，而且要保證相對穩定；從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體；從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容；從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像，反映場地環境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理[1]。

在工程建設過程中，許多工序被下一道工序所掩蓋，也就形成了通常所說的隱蔽工程。這一部分在工程竣工后是看不到的，也很難檢測得到，我們只能通過掩蓋之前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程的內容進行評價。這就要求施工各方對隱蔽工程進行逐一取證，認真做好現場照片、錄像等材料的收集、編制和整理工作，保證檔案的真實性和完整性。對施工現場的檔案管理，建設及施工等各參與方都應該高度重視，只有加強工程各個方面的管理，才能建造出優質的工程。

3 施工現場檔案的主要內容

施工現場工程檔案主要包括以下幾個部分：1）設計單位設計資料；2）施工單位各項施工技術方案；3）監理單位對施工過程的跟蹤記錄資料；4）建設單位參與管理的資料。

施工現場工程檔案覆蓋了工程的全部過程。建設工程項目從準備階段開始產生的、需要納入檔案管理的文件材料就非常的多，包括招投標及中標文件材料、各種會議紀要、設計合同書、試驗委托書、工程各參與方之間有價值的往來文件、信函，以及技術交流、技術合作、談判咨詢協議，項目質量管理文件等等，這些都是項目具體實施的根本依據。而基礎性的原始文件材料，如地質報告、選址報告、廠區自然條件（水文、氣象、地震資料等）材料，水源和其它能源情況材料、生活供應情況材料、地區經濟報告等等，這些重要的材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。在項目的施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割裂的。在建筑材料及設備等投入使用之前，要核查進場建筑材料及設備的質量檢驗報告，只有檢測合格才能進場使用，這些檢測文件材料是非常重要的原始依據。而且在使用過程中，還要有旁站監理記錄和檢測記錄，如果出現問題需要調整，還要做出變更說明等文件，這些原始材料都是要永久保存的重要工程記錄檔案。

4 施工現場檔案管理人員的任務與責任

工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤服務于工程，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，工程檔案管理人員應盡早加入工程，對項目檔案工作進行統籌規劃，盡早收集[2]。檔案管理人員要對整個工程的各個環節有清晰認識，對工程建設各參與方的“責、權、利”要十分清楚，還要了解工程涉及到的相關法律法規，理清工程各個階段的關鍵節點。因此，施工現場檔案管理人員應該具有一定的技術背景，并具有相當豐富的工程經驗。一個合格的現場檔案管理人員不但承擔現場各種文件資料的收集整理工作，還必須主動融入到工程建設各參與方的實際工作中去，及時了解工程實施過程中即將產生的關鍵工程資料，以便及時跟蹤收集，防止遺漏。同時，還要對施工過程中發生的工程質量問題進行數據分析，并對工程各參與方及時提醒，以防止類似事件的再次發生，減少時間和資金的浪費。施工現場檔案管理人員應積極參與工程質量事前、事中和事后各個階段的管理，發揮檔案管理人員在工程質量管理中的關鍵作用。

5 結語

在建設工程的項目管理中，我們應該針對目前工程檔案管理中的漏洞，加強施工現場的檔案管理，在條件成熟的情況下，從行政和立法層面加強建設工程的檔案管理，會對促進建設工程質量有更加積極的作用。企業也應該加大對施工現場檔案管理的重視度，加強工程建設管理的同時，兼顧檔案建設管理，不斷完善檔案管理制度，善于總結建設工程檔案管理的經驗和成果，積極推進建設工程檔案管理工作，為提高建設工程質量、確保人民生命財產安全做出切實努力。

參考文獻

[1]蔣寧.工程檔案管理對促進建設工程質量作用的研究，《城建檔案》2013.09

[2]于洋.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性，《建筑工程技術與設計》2015.11