淺談合并大學人事檔案管理

鄧動玲

摘 要：合并大學是國家高等教育管理體制改革的產物，本文闡述了如何做好合并大學的人事檔案管理工作的想法。

關鍵詞：合并大學；人事檔案；管理

檔案工作特別是人事檔案管理工作是大學工作的重要基礎之一，而合并大學的人事檔案工作具有一定的特殊性。隨著合并，綜合性大學管理的人事檔案數量巨增、材料種類繁多、整合過來的檔案人員技術水平參差不齊、整合過來的檔案案卷質量不規范有待整改等等。介于于以上特殊性，如何做好合并院校的人事檔案工作值得檔案人探討探。筆者認為，從以下幾個方面入手開展工作，是做好人事檔案工作的基礎保障。

1 領導重視，全面增強檔案意識

領導的重視程度是人事檔案工作的關鍵。但是想要做好人事檔案工作，僅有學校領導的重視還是不夠的。還需要全體干部職工的大力支持；平時在干部職工中學校要以各種形式多開展《檔案法》、《保密法》《高校檔案管理辦法》、《干部檔案工作條例》等法律法規的宣傳教育活動，揭開人事檔案在人們心目中的神秘面紗。讓廣大干部職工知曉人事檔案是什么、人事檔案有什么用途、人事檔案與干部個人的密切關系；使干部職工懂得什么材料是人事檔案的歸檔材料、平時需要利用人事檔案時應該怎樣辦理相關的查借閱審批手續。只有這樣才能使廣大干部、職工的檔案意識得以增強，干部、職工才會主動、自覺地向人事部門移交留在個人手中的人事檔案歸檔材料。

2 遵循國家相關法律法規

遵循國家相關法律法規建立健全學校的人事檔案管理規章制度，完善學校的人事檔案整理工作細則，使檔案管理人員在開展人事檔案工作時有法可依、有章可遁，整理出來的檔案更加規范、科學、全面、完整。

3 分管領導，管理工作水平提高

分管領導應當多多關注檔案管理人員的工作、學習和思想動態，了解她們在工作、生活中的實際困難和需求，并及時幫助她們解決問題；積極扭轉廣大職工認為檔案工作是“閑崗”的偏見，使檔案人員體會到檔案工作是受到重視的，這樣才能讓檔案管理人員的工作積極性和責任感被激發出來；鼓勵人事檔案管理干部積極參加繼續教育，多給人事檔案管理干部提供外出參加業務學習、交流的機會，檔案管理人員才能不斷吸取更多的檔案工作新知識、新信息、新技術，檔案管理工作水平才能不斷提高。

4 做好檔案業務工作

檔案人員在工作中必須嚴格落實人事檔案的查（借）閱、收集、鑒別、歸檔、保管保密、管理人員職責、轉遞等制度。

1）遵循“安全保密、易于查找”的原則進行嚴密科學的保管，不擅自向他人提供人事檔案或泄露檔案內容。

2）因工作需要查閱和借閱人事檔案，必須做到：（1）查閱單位填寫《查閱人事檔案審批表》，并按查閱人事檔案的規定辦理審批手續，不得憑借調查證明材料介紹信查閱干部檔案。（2）凡查閱人事檔案，利用單位須派中共黨員干部二人以上到人事檔案管理部門查閱室查閱。（3）檔案管理部門，要根據規定，確定是否提供和提供什么材料；（4）人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經分管領導批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。（5）任何個人不得借閱和借用本人及其直系親屬的檔案。

3）因工作調動、深造學習讀碩讀博需要轉遞人事檔案的，必須要有人事部門下發的調動通知和檔案轉遞通知方能實施檔案轉遞。

4）及時收集歸檔材料，并在日常工作中保持與檔案材料形成部門聯絡溝通，養成主動催收材料、定期收集材料、收集整理經常化、不積壓歸檔材料、及時對檔案進行更新的良好習慣，讓人事檔案能夠把最新、最全的個人檔案信息反映出來。

5）對歸檔材料要認真審核把關，做到不合格的材料不收、材料不齊全的不收、手續不完備的不收，提高歸檔材料的質量。

5 人事事檔案數字化

要努力實現人事事檔案數字化，計算機進行自動化查詢、借閱、統計，使檔案信息資源準確、方便、快捷地為干部人事管理工作提供利用，使組織、人事部門能夠共享干部檔案信息資源，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。

作為國家檔案重要組成部分的人事檔案，是組織、人事等有關部門執行黨的政策，在培養、選拔和任用人才等工作中，形成的真實記錄個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等方面內容的文字材料，是記載個人身份、學歷、資歷及人生軌跡的原始依據，這些材料在對人才進行歷史、全面考察、了解和正確選拔使用人才工作中具有重要的作用。因此做好人事檔案工作，是落實黨的人才政策，高質量、高要求、高標準開展人才選拔任用工作的前提、保障。

合并大學應該在人事檔案常規管理工作的基礎上，不定期地開展檔案審核工作，及時整改存在問題，進一步完善、規范人事檔案管理工作，讓人事檔案工作作為人才工作基礎保障的作用充分發揮出來，實現大學干部人才才工作規范化、科學化、信息化水平的進一步提升，讓人事檔案工作積極為大學的改革、發展發揮出更大的力量。

參考文獻

[1]宗大娟.淺談如何做好干部人事檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2012，（4）.

[2]呂長生.高校合并后檔案管理工作研究[J].揚州職業大學學報，2014，（4）.