企業人事檔案管理適應現代人力資源管理的要求

楊興妹

摘 要：現如今，用人單位對人才的質量也都有了新的要求，要求人們在知識能力方面有更高的價值，對人才有很大的需要，所以人力資源管理對于企業來說，是至關重要的。這說明，在現在這樣的時代知識是很重要的。用人單位如果想要納入優秀的員工，人事檔案管理部門起著至關重要的作用，人事檔案管理的工作與人力資源管理是相輔相成的。所以，用人單位也需要重新進行調整，跟上社會發展的腳步，對人力資源管理和人事檔案管理工作也要進行改革與創新，為各類人才提供更好的服務。

關鍵詞：企業；人事檔案管理；現代人力資源管理；要求

1 現代檔案管理的趨勢及要求

在現在這樣一個經濟快速發展的時代，人們對自己對社會也都有了新的要求，企業同樣也需要變化，需要改革，需要對人力資源管理進行調整，來符合社會的新趨勢，新要求，人事檔案管理的工作也需要進行改革與創新。所以，必須對企業的發展趨勢有所了解，才能對人事檔案管理工作進行全面的改革與創新。新趨勢有：通過職業化來判斷人力資源管理的水平，公司創建的通過績效來結算工資的形式等等。有了新趨勢，當然也就會有新的要求。

2 人事檔案管理工作、人力資源工作內涵

人事檔案管理工作，主要是對用人單位員工以及用人單位其他信息進行管理，并且對每個員工的工作進行記錄，之后其他部門需要資料時人事檔案管理部門可以很快地將其調出，為用人單位服務。人事檔案管理當中具有很多的內容，員工的個人信息也都很全面，像員工的生活情況、家庭狀況、成績、之前的工作履歷等，都會有詳細的記錄。人事檔案管理部門是公司比較重要的一個部門，是公司不可缺少的一部分。[1]

人力資源管理簡稱HR，就是指在社會經濟學以及以人為本思想下，通過人員聘用、考核、培訓、薪資等管理方式對企業內外相關人力資源進行有效管理，適合企業當前發展需求，并保證企業發展目標的實現以及企業人員發展的管理的總稱。人力資源管理一般可以劃分為：人力資源未來需求規劃、企業人員聘用與考核、人員培訓、企業績效監督、員工薪資福利記錄、勞動關系管理等，充分體現出人力資源管理在企業中的重要地位。人力資源管理崗位可以劃分為：人力資源助理、專員、主任、主管、經理、總監，正確運用個人工作能力安排其不同的工作崗位，能夠最大程度上保證人力資源管理工作的順利進行。人力資源管理不僅能夠極大程度上保證企業對人力資源需求得到滿足，能夠對企業當前發展以及未來發展所需人才進行招聘、培訓等，還能夠激勵企業內部人員發揮其最大工作潛力。

3 企業人事檔案管理存在問題

3.1 企業人事檔案管理理念落后

在多數企業人事檔案管理中，管理人員多是由其他部門兼職完成，并不具備專業化人事檔案管理。人事檔案管理能力較弱，缺乏對人事檔案管理工作的記錄、分類、利用等能力，導致工作效率差，甚至以最傳統的手工方式尋找企業所需資料，這種方式極易導致人事檔案資料紙張破碎、字跡缺失等，嚴重影響人事檔案的安全性。

3.2 缺乏部門之間的合作意識

很多的企業各部門之間并不是互幫互助，互相學習，而是互相猜疑，互推責任，造成企業內部檔案混亂，沒有真正起到人事檔案管理的作用。比如，人事部如果需要人事檔案管理部門將員工信息找出來，但是人事檔案管理部門并不能快速、完整地將其找出，這就造成了工作上面的混亂。

3.3 企業對人事檔案管理工作不重視

長此以往，企業領導者對人事檔案管理工作沒有充分的認識，并沒有對人事檔案管理工作加以重視。企業領導者統一認為人事檔案管理工作只是企業其他部門的附屬性工作，在這種錯誤觀念的影響下，企業直接忽視人事檔案管理工作，沒有健全的管理機制，導致人才保留率直接降低。

3.4 管理制度不完善

在管理制度上面，也有很多不完善的地方，之前的一些比較傳統的管理制度是需要重新進行規劃的，作出符合現代企業管理新要求的調整，比如人力資源部需要反饋員工近幾年的工作情況表現，如果不能及時完整地收集歸檔每個員工在日常工作中的業績表現材料，就不能為公司的發展提供科學依據。

4 企業人事檔案管理如何適應現代人力資源管理的要求

4.1 實現人事檔案的現代化管理

為解決傳統人事檔案資料易損壞、丟失、蟲蛀等問題，應改變紙張記錄方式，而引入現代化網絡技術，將人事檔案資料存儲于計算機系統，從而保證人事檔案長久使用性以及安全性。提高人事檔案管理人員運用計算機技術的能力，對其加以培訓。培訓內容主要以Word、Excel等工作軟件為主，避免人事檔案管理人員因對計算機操作失誤，引起的人事檔案資料丟失等一系列不必要麻煩。[2]

4.2 各部門之間建立合作意識

很多的企業各部門之間并不是團結地互幫互助，互相學習，而是互相猜疑，互推責任，造成企業內部檔案混亂，沒有真正起到人事檔案管理的作用。所以，各個部門之間要互相溝通，有問題及時探討，合作解決問題。假如人力資源部需要員工信息，那么人事檔案管理部門就應擔負起責任，主動為人力資源部找信息，并且要有一定的效率。所以，人事檔案管理部門要對工作認真負責，并且要與人力資源部有很好的溝通與交流，推進合作理念的建立。

4.3 提升人事檔案的準確性

人事檔案管理人員及時對所收集的資料加以鑒定，隨時進行核對，從而加強人事檔案資料的準確性。將人事檔案進行有效分類，如：企業在職3—5年人員檔案資料分為A類，應對A類人員檔案資料加以更新；企業試用期人員檔案資料分為B類，應對B類人員檔案資料加以核實、鑒定；企業新進1—3個月人員檔案分為C類，及時與C類人員溝通，將檔案資料加以完善。這樣分類化管理人事檔案，能夠更有效地提升整體的實用性。

4.4 完善人事檔案管理體系

人事檔案管理體系也具備很多不完善的地方，要制定出符合現代用人單位管理新要求的體制，規劃出一個比較全面、內容豐富、比較嚴謹的體系。之前傳統的人事檔案管理體系發生改變是時代發展的必然過程。對于不完善的人事檔案管理體系，要加大力度對其作出規劃，做出具有創新意識的體系。將人事檔案管理分類系統建立起來，做好人事檔案的分類，分類是要有所依據的，不能隨意進行分類，內容上也要注意細節，不能忽略有些細小的地方。不同的工作會有不同的內容和要求，所以也要將其進行不同的分類。所以，要科學地對人事檔案管理體系進行完善，作出完整統一的規劃。[3]

5 結束語

現如今，企業對人的質量也都有了新的要求，要求人們在知識能力方面有更高的價值，對人才有很大的需要，所以人力資源管理對于公司來說，是至關重要的。加強人事檔案管理在現在這樣的信息時代是很重要的。檔案管理員要主動提高自身的綜合素質，讓自身更加有能力，主動管理好人事檔案，提供服務，要真正地為公司發展作出奉獻，端正態度，實現自我價值。

參考文獻

[1]謝甜甜.企業人資管理對人事檔案工作的要求及實現分析[J].中國商論，2017（26）：115-116.

[2]王紅娜.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2017（03）：152-153.

[3]周靜.人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用[J].企業改革與管理，2017（15）：84+90.