如何優化人事檔案管理工作

王耀平

摘 要：隨著人才流動性的日益提高，人事檔案管理工作中暴露出諸多問題，為使人事檔案工作能夠與新時代社會發展要求相適應，需要不斷提高人事檔案的管理水平。現有的人事檔案工作能否適應社會的變化和需求，如何優化人事檔案管理流程，提高檔案利用價值是我們人事檔案管理者需要面對和認真思考的問題。

關鍵詞：優化；人事檔案；管理

人事檔案是機關、事業單位干部職工信息的重要載體，歷史全面地記載著干部職工的基本情況和經歷，反映著每個干部職工的綜合表現。無論對單位和個人都有不可替代的作用。現今，“棄檔族”的出現和擴大，從一個側面折射出現有檔案管理的缺陷，如何優化人事檔案管理流程、提高檔案利用價值是我們人事檔案管理者需要面對和認真思考的問題。

1 人事檔案管理的重要意義

現代管理理論強調管理的核心是人的管理，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案對于每個人來說都非常重要，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄，具有重要的價值。它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障。

對于用人單位來說，檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個人過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。現代的機關、事業單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解一個人，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔案，作為考核依據，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。

現階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說，無論是就業、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。

2 人事檔案管理中存在的問題

首先，真實性是檔案的基本屬性，失真使人事檔案失去了憑證價值。我們在工作中發現，有的檔案材料中參加工作的年齡越填越小、學歷越填越高、工齡越填越長、有的檔案材料甚至出現了有涂改痕跡的現象，嚴重削弱了檔案的權威性、嚴肅性，使得人力資源管理計劃中的配置、退休解聘、補充等計劃不能正確制定，必將給當前配置及未來人力資源的開發和使用帶來極大的阻礙，從而有可能使單位錯過很好的發展機遇。其次，人事檔案是一個人社會實踐經歷的真實寫照，它是對一個人面貌的全面、歷史、客觀地反映，它能使考察者在翻閱檔案時，如見其人。但是，如今的人事檔案材料單一、內容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，根本體現不出個性特色，在個人正常晉升和選拔中已經失去了參考價值，進而影響了一個人工作的積極性，導致單位整體工作水平及工作效率的低下，削弱了人事檔案對人力資源開發的價值。另外，人事檔案歸檔過程應當是一個前后銜接、連續劃一的有機整體，但長期以來，由于宣傳力度不夠，個人重視不夠，導致了檔案材料分散、缺失。如：由于工作調動，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；學生參加工作，檔案留在學校；取得學歷文憑，學歷材料存放在自己手里等等。當前，人才流動性大，各單位為提高工作效率，采取一系列措施引進高素質人才，其中就包括為引進的人才重新建檔的情況。這些現象，嚴重破壞了人事檔案內容的完整統一，降低了人力資源管理的效力。

當然還有一些其他方面的因素，導致人事檔案管理存在諸多問題：第一，用人隨意性；第二，人員不穩定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規和方法，具有獨立的范圍、任務和程序。熟悉人事檔案業務需要一個過程，而忽視人事檔案工作業務性強、專業化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當事人產生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。第三，管理滯后。有的單位及領導對人事檔案管理工作缺乏足夠認識，認為該項工作僅僅屬于管檔科室的事，和自己關系不大，造成檔案填寫缺乏規范性，不僅紙張與要求不相符，檔案內容前后也有出入，例如隨意填寫工齡與年齡，前后不一致，導致檔案的真實性與準確性不足。許多檔案存在破損現象，或者字跡不清晰、紙質差，對于檔案的利用與保存不利，管理上主要是利用傳統的手工操作方式進行，很難與檔案信息化管理的要求相適應。

3 優化人事檔案管理工作的策略

時代在發展，社會在進步，檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個機關、事業單位的管理水平。

1）提高相關工作者的責任感。對收集的檔案必須進行嚴格的審核，努力將真實、完整的檔案歸進檔案庫中，嚴格控制好質量。堅決杜絕粗心大意，鑒別檔案的時候，管檔工作者應該認真負責，具有較高的責任感。

2）提高檔案管理意識。切實強化對人事檔案工作的管理。領導關注是落實好檔案管理工作的前提條件，應該把人事檔案管理工作歸進自己單位的議事日程之中，切實加大資金、人力、物力等投入，定期督導檢查人事檔案管理工作。另一方面，針對現階段檔案管理意識普遍較低的具體狀況，應該進行積極宣傳，使廣大干部職工充分認識人事檔案工作關乎個人利益，在整個組織內部對人事檔案形成統一認識，進而使整個社會體會到人事檔案管理工作的價值。

3）規范檔案材料鑒定。人事檔案的鑒別，是一項政策性很強的工作，它決定材料的取舍，是維護人事檔案真實性和完整性的一項重要工作。所以要做到隨時收集、隨時鑒別，包括鑒別是否屬于人事檔案材料，手續是否齊全，格式、填寫是否規范，材料是否真實，把好材料“入口關”，剔除沒有價值的材料、假材料。堅持實事求是，以有關文件及相關部門制定的政策規定為依據判定材料的價值，確定材料的取舍，明確鑒別工作的政策、界限、工作程序及歸檔范圍。 堅持具體問題具體分析。文件各項規定對鑒別工作具有宏觀指導意義，但每一份材料所反映的具體問題，是不可能從中央文件中都找到現成答案的，需要人事檔案工作者對具體問題作具體的分析。確定材料的取舍，切忌主觀臆斷和望題生意，一定根據材料的內容和材料形成的客觀歷史條件來判定。

4）推動人事檔案管理工作實現信息化。運用信息化技術手段開展人事檔案管理工作是新時期的一個必然要求，能夠起到事半功倍的效果。通過掃描儀、照相機、錄像機、計算機等相關技術手段，將圖片、文字等紙質資料轉變為電子數據信息，實現人事檔案的信息化和無紙化辦公，構建起系統全面的人事檔案管理信息系統，通過專業管理軟件開展人事檔案相關工作，例如編制目錄、檢索與檔案資料傳閱、檔案催繳以及查詢等，從而使人事檔案信息的正確性與實效性得以提高。

4 結束語

時代的發展給人事檔案的工作提出了新的要求，也帶來了新的機遇，我們應該以對黨的事業高度負責的態度， 以對后代、對他人高度負責的精神， 解放思想、實事求是，積極探索檔案現代管理模式，做到檔案管理工作的規范化、科學化、現代化，以增強檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案管理工作獲得更大的發展。

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