檔案信息化建設系統性思考

張鳳霞

摘 要：隨著近年來我國經濟快速發展，科學技術也在快速進步，如何使檔案資源能更好、更快的服務社會，是當前檔案管理者最關心的重點課題。只有根據現代檔案管理的特點，引入信息技術，創新檔案管理模式才能推進新形勢下檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率。鑒于此，本文闡述了檔案信息化的概念和意義，分析當前檔案信息化存在的問題，并找到相應的解決思路，以全面推進檔案管理模式創新。

關鍵詞：檔案信息化建設；主要問題；控制策略

1 檔案信息化概念

檔案信息化建設是在當前科學技術引領下檔案管理模式的創新方式，是計算機和信息網絡在檔案管理領域的應用為基礎，使傳統紙質檔案資源轉換為數字資源，以提高電子檔案資源管理效率為核心，實現檔案信息資源高度共享和有效利用，推動檔案管理工作全面發展。一方面，檔案管理信息化建設是檔案管理事業發展的必然結果，檔案信息化建設的作用影響社會各個領域，另一方面，檔案管理信息化建設是自身不斷發展完善的過程，在這一過程中涉及到信息技術的應用和計算機設備的建設，以全面推動檔案管理信息化發展。

2 檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設不僅是提升當前我國檔案管理效率的重要方法，更是實現檔案管理事業現代化建設的重要途徑，檔案信息化建設已成為社會信息化建設的重要組成部分。檔案工作者信息化管理意識的提升，促進檔案資源在社會各領域得到廣泛應用，為檔案信息化建設奠定了重要基礎。人們越來越認識到檔案信息化成為了社會管理體系不可分割的一部分，是推動社會生產經營的重要途徑。檔案信息化建設對現代檔案管理事業發展有著重要意義[1]。

檔案管理的網絡化和信息化可以為檔案管理人員工作創造有利條件，使檔案管理工作更加簡潔有效。主要表現在以下幾個方面：一是在檔案管理方面，傳統的檔案管理模式以手工為主，工作人員手工收集、整理、管理、利用檔案信息，不僅面臨較大的工作壓力，同時效率較低，工作周期較長。檔案信息化建設可以使檔案管理更多體現在檔案信息的數字化存儲、數字化利用、數字化共享，使檔案管理網絡化、信息資源共享化。二是在檔案信息資源檢索方面，傳統檢索方式是檔案管理人員從紙質目錄上所記錄的信息到庫房查詢，不僅費時費力，而且效率極低，檔案管理信息化建設可以使檔案的檢索和查詢利用網絡實現，可以利用不同的檢索方式實現精確檢索，使檔案信息最大化利用。

檔案管理信息化建設的過程并不是一帆風順的。對于檔案管理事業而言，檔案管理工作既面臨著機遇，也面臨著挑戰。檔案管理信息化建設不僅是信息時代發展的要求，也是推動我國檔案管理事業進行現代化轉型的重要方法。當前科學技術和信息文化已成為衡量國家軟實力的重要標準，全面推動檔案管理信息化，使檔案管理事業與信息化建設有效的融合在一起，使其全方面融合科學技術和文化內涵，能提高我國的文化軟實力。可以說檔案管理信息化建設是推動檔案管理轉型的重要方法，對提升我國現代化建設水平有著重要意義。檔案管理信息化建設是完整系統的信息平臺，是最具現實意義的信息管理平臺。檔案管理信息化建設蘊含眾多學科的知識內容，其中包括現代化信息技術、計算機管理技術、一體化數據集成技術、信息檢索技術等內容。不僅要全面延長紙質文獻資源的使用壽命，還要利用信息技術全面挖掘檔案資源，使各類檔案信息資源得到有效開發和綜合利用，滿足人們的使用需求。

3 檔案信息化建設中存在的主要問題

3.1 信息檢索模式固化

隨著我國科學技術快速進步，我國檔案管理事業也在快速發展，眾多智能設備和移動信息檢索工具，也全面應用到檔案信息管理中，大部分用戶可借助線上移動終端直接檢索信息數據，及時查詢自己需要的檔案信息。但從目前我國檔案管理發展情況來看，很多單位仍在沿用傳統的手工檔案信息檢索方法，在檢索之前，需要制作帶有目錄的條目卡片，使后續檢索更加便捷。還有一些單位在沿用傳統的機械式信息檢索方法，采用打孔機、分類機等設備，對信息資源有效檢索。信息時代，很多單位沿用傳統的信息檢索方法，導致信息檢索效率較低，無法滿足用戶高效獲取需要[2]。

3.2 檔案管理信息系統建設較為落后

在信息技術的引領下，信息化檔案管理體系的建設，使用檔案信息資源的人數日益增多，而且每個人由于文化背景和個人成長經歷的不同，對于信息資源有著不同的需求，其思維方式和信息資源使用方式也有著不同。就生活中大部分的用戶而言，他們對檔案的記憶是非常模糊的，甚至頭腦中只是保留相應的檔案信息片段，檔案信息查詢意圖也不夠明顯，在查詢和檢索時以一種試探性的方式進行。如何滿足用戶檔案信息資源使用的需求，提供更為精準便捷的檔案服務成為檔案管理者關心的問題。

3.3 檔案信息管理中檢索目標不夠明確

檔案信息管理系統是一項綜合多種子系統和功能的綜合性系統，在構建和使用過程中需要確定使用目標。但是在目前檔案信息管理系統現代化建設中，檔案管理人員和用戶對于檔案信息檢索目標不夠明確，有時是基于實際需求檢索檔案信息，有時是出于好奇和思維方式盲目的用檢索系統進行檢索，這不僅在一定程度上造成了檔案信息資源的浪費，而且也會給其他有實際需求的用戶進行檔案信息檢索帶來不利影響。

4 針對檔案信息化建設中存在問題的應對策略

4.1 構建科學化的檔案信息檢索體系

檔案信息檢索是實現檔案信息資源有效利用的前提和基礎，在檔案信息化建設中，必須全面重視檔案信息檢索體系的建設，利用多種工具和技術，面向用戶建立科學合理的檔案檢索體系。一方面，在檔案管理現代化建設中，要注重延長紙質文獻和實體資源的使用壽命，完善基礎設施建設，給紙質文獻及實體資源提供專業的存儲空間；另一方面，要對紙質文獻資源進行數字化編碼處理，使各種具有較高保存價值的紙質文獻資源保存到相關數據庫中，建立科學合理的信息檢索系統，以滿足用戶精確查詢的需要。

4.2 利用信息技術構建檔案管理信息系統

檔案管理信息系統是保障檔案信息資源有效利用的前提，也是檔案管理信息化建設的重要組成部分。為了促使檔案信息資源得到有效利用，檔案管理部門要積極引入先進的信息化管理方法，利用計算機技術對各類檔案信息進行有效的收集、整理、分類、歸檔，以保障對各種檔案信息有效存儲，使各種檔案信息有效地存儲到相關數據庫中，結合用戶的使用需求，建立操作便捷且科學合理的檢索系統，使用戶能及時便捷的查詢檔案信息。

4.3 確定檔案信息檢索目標

在檔案信息化建設中，為保證檔案信息資源高效利用，要全面重視檔案信息檢索體系建設，根據用戶需求和檔案管理目標確定檔案信息資源檢索目標，從檔案信息資源利用角度合理規劃信息檢索流程，可采用圖片檢索方法、文字檢索方法、電子文獻查詢等方法，科學化檢索有較高利用價值的檔案資源，這樣能使檔案信息資源得到全面利用，提高檔案資源利用效率。

5 結語

檔案信息化建設是一項長期性的任務，不僅需要檔案管理人員樹立信息化管理意識，還需要完善基礎設施建設，強化檔案管理人員信息化素養，確定檔案信息化建設目標，構建科學有效的檔案管理系統，保障檔案信息資源最大程度上得到利用，實現高度共享，滿足用戶個性化使用需求。

參考文獻

[1]朱瑜，王冉，程喜.“互聯網+”下檔案信息化安全建設研究[J].檔案學研究，2017（01）：73-76.

[2]田偉，韓海濤.“互聯網+”視域下檔案信息化建設的四重境界[J].中國檔案，2017（10）：70-73.