基于信息化背景下的文書檔案管理工作探討

譚娜

摘 要：文書檔案管理在檔案工作中占有重要地位，在信息化背景下，計算機網絡在社會各個領域得到了廣泛應用，為人們帶來了諸多便利。對傳統文書檔案管理工作模式來說，已經難以跟上時代發展步伐，需要我們采取有效措施，加快文書檔案管理信息化建設，為文書檔案的開發與利用創造有利條件。本文通過分析了文書檔案信息化管理存在的問題，提出了信息化背景下加強文書檔案管理工作的策略。

關鍵詞：信息化；文書檔案；管理工作

文書檔案管理工作重點是收集、整理和保存文檔資料，由于涉及范圍較廣，若是文書檔案管理不到位，將引發很多問題。同時文書檔案機密性較強，在管理工作上有非常嚴格的規定，而將信息技術應用到文書檔案管理工作中，既能夠有效減少檔案人員工作量，并促使文書檔案管理工作效率與質量得到提升，確保真正將文書檔案的作用體現出來。

1 文書檔案信息化管理的必要性

在日常工作中容易形成大量的文書檔案，且很多具備較高的保存價值，而發揮出信息技術的作用，能夠提升文書檔案收集、整理等工作效率，也為今后的查詢與利用創造了良好的條件，尤其是打造電子系統后更方便管理，減少經費的支出。以往文書檔案以紙質為載體，在長期被人們翻閱的過程中，將容易出現破損、丟失等問題，導致文書檔案變得不夠完整，而通過信息化建設，能夠將文書檔案保存在計算機中，既能夠實現長久記錄，也提升了后期檢索速度，由此可見推進文書檔案管理信息化建設具有重要意義。

2 文書檔案信息化管理的現狀

2.1 思想上不夠重視

在信息化背景下，人們已經充分認識到計算機網絡的優勢，極大便利了我們的生活與工作。而當前文書檔案管理信息化建設速度還很緩慢，出現了很多有待解決的問題，尤其是在規范化、合理化和科學化等方面的水平還有待提升。上述問題的存在，嚴重影響了文書檔案管理信息化建設進程，分析其原因可知，主要是人們思想上的不重視，特別是領導還缺乏較強的信息化建設意識，在人力、物力和財力上很少增加投入[1]。如此一來，導致文書檔案管理模式落后，不能發揮出先進技術的優勢，文書檔案管理工作水平難以實現提升。

2.2 信息化建設標準不完善

在文書檔案管理信息化建設過程中，還存在建設標準不夠完善與統一的問題，各個部門都有獨立的建設標準，導致很難實現文書檔案的共享。具體表現在信息化管理軟件適應性與通用性不強，分類編碼與檢索程序也不完善。且國家在這些方面的管理力度不強，缺乏相關政策與法規來引導文書檔案信息化管理，為信息化建設的推進造成了阻礙。

2.3 安全問題頻發

在文書檔案管理信息化建設過程中，重點是要應用計算機網絡系統，但是網絡環境有很多不安全性問題，加之文書檔案對保密性要求很高，這在環境安全性上有嚴格的要求。環境安全問題一般表現在電子檔案數據安全上，在網絡環境下容易受到網絡黑客的干擾，或者是被不良程序攻擊，在檔案保存和傳遞期間也極易被病毒、木馬等干擾，導致大量的文檔資料出現損壞、缺失等問題[2]。此外，檔案人員專業素質對文書檔案管理信息化建設的進程與質量也有很大影響，先進的技術與管理要求有足夠多的高素質人才，既要懂文書檔案管理知識，還要精通計算機操作，確保系統開發、服務咨詢、信息導航和程序維護等工作順利完成，能夠在安全環境下實現對檔案的共享。

3 文書檔案信息化管理的策略

3.1 轉變思想，提高認識

文書檔案管理工作需要多個部門參與進來，人員上顯得比較分散，且很多人員在思想上忽視了文書檔案管理工作，從而引發了很多問題。對紙質檔案與實物檔案管理來說，對于各部門草擬的稿件、保存的實物等，在歸檔上顯得不夠全面與及時，電子檔案上很少進行保存，管理也不夠集中，極易產生丟失問題。分析其原因可知，大多為思想不重視所致，工作繁忙的時候沒有將很多基礎性工作做到位，對此我們要轉變思想，意識到信息化背景下文書檔案管理工作的需求，不斷規范工作流程與制度，提升文書檔案信息化管理水平。

3.2 建立文書檔案管理信息平臺

在文書檔案管理信息化建設中還要建立相應的管理平臺，為了管理好電子文件，主要建設以下文書檔案信息平臺：第一，文書檔案歸檔系統，包括電子文件的收集、整理和歸檔。第二，電子文件檢查審核系統，為讓電子公文法律效力得到提升，應該建立完善的核查制度，及時檢查，保證文本的真實性與有效性[3]。第三，文書檔案存儲系統，通過發揮出計算機的優勢，建立起文書檔案數據庫，通過對信息作出編目、歸類和儲存，為查找與利用提供便利。如果電子文件、數據資料需要歸檔，一般選擇通用格式存儲在光盤中。第四，文書檔案保密系統，要通過對檔案保密制度的完善，將檔案上傳與下載的安全等級與訪問權限明確下來，定期對防火墻為進行更新，檔案庫房也需要做好防磁保護。

3.3 保證電子文件安全

隨著數字技術發展速度的加快，電子文件存儲也越來越復雜，記錄和存儲電子文件的產品換代速度很快，導致電子文件離開原生載體極易出現數據丟失的問題。對此需要在技術上作出更新，把電子文件復制到其他載體上，而更新技術可以解決這個問題，讓電子文化得到妥善保存。還要注重遷移電子文件，不能破壞電子文件的原始完整性，這主要針對具備較高保存價值的電子文件而言，需要科學使用遷移技術，而通過對再生性技術的應用，也能夠更好保存文件。光盤存儲技術與檢索快速等優勢，為文書檔案管理帶來了較大影響，不過光盤技術也有很多缺點，如存儲時間短、標準不高、存儲量小，這需要應用微縮技術，可以解決光盤存儲技術的缺點，不僅提升了標準與存儲時間，還減少了所用費用。為了保證電子文件的安全性，要運用加密技術，且加密方法也很多，應打造備份恢復系統，避免出現文件丟失的問題，備份恢復原始信息。

3.4 提高檔案人員綜合素質

第一，要注重硬件建設，增加資金投入，優化硬環境，提升檔案人員服務技能。在現代化硬件設施上增加投入，檔案人員才能更加熟悉與了解設備，能夠熟練運用業務技能，提升文書檔案管理工作水平。第二，運用自學為主、培訓為輔的方法，要建立起終身教育機制，促使檔案管理人員素質不斷提升，跟上時代發展步伐，并落實激勵機制，激發他們工作熱情，加大工作考核力度[4]。第三，檔案人員要加強交流，主動交流與分享經驗，能夠充分利用網絡、現代通訊等高科技手段，逐步增加檔案部門與檔案人員的信息源。通過從整體上提升檔案管理人員素質，才能促使他們更加高效開展工作，不斷提升文書檔案信息化管理水平。

4 結語

總之，在信息化背景下，文書檔案管理工作也要與時俱進，加強創新，這要求檔案人員轉變思想理念，創新工作模式，能夠發揮出現代技術的作用，提升文書檔案管理工作水平。此外，也需要檔案部門增加資金投入，盡快完善文書檔案管理信息化建設中所需要設施設備，確保更好滿足信息時代發展要求，讓文書檔案的作用真正得到

體現。

參考文獻

[1]李秋芹.信息化背景下文書檔案管理的創新[J].企業改革與管理，2018，（02）：39-90.

[2]劉曉艷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2017，（12）：158.

[3]高世宇.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].黑龍江科技信息，2017，（16）：306.

[4]李長娟.信息化背景下文書檔案管理[J].蘭臺內外，2016，（06）：58.