關于衛生監督業務檔案兩極管理的探討

蘇東冬

摘 要：衛生監督承擔著對各級從業單位的直接監管職責，是公共衛生不可缺少的重要組成部分，在業務活動中形成了大量的業務技術檔案。本文從檔案管理的原則、劃分范圍、兩級管理以及具體實施辦法及意義進行了探索，從而為各級同行的檔案管理提供參考。

關鍵詞：業務檔案；所級；站級

衛生監督是公共衛生不可缺少的重要組成部分，承擔著對各級部分從業單位的直接監管職責，依法監督管理醫療機構和采供血機構及其執業人員的執法活動，依法監督管理生活飲用水及飲用水衛生安全產品，同時還依法監督管理公共場所、職業放射、學校衛生等工作。因此在衛生監督檢查等具體業務工作中，形成衛生監督檢查業務技術檔案。因為各地各級衛生監督檔案管理模式各異，有的分撒管理存放在科室里，有的固定管理，科存檔案所存目錄。筆者認為，檔案采取分級管理方法，才更加有利于日常或今后的工作的需求。

1 衛生監督所檔案兩級管理的概念

在遵循檔案的原則下，在檔案工作管理委員會的統一領導下，將衛生監督所的技術檔案分別實行所級、科級管理的辦法。內容

如下：

1）所有檔案由所統一負責人指導管理，具體工作由所組織

實施。

2）衛生監督檢查等業務活動中會產生很多醫療安全、生活飲用水安全等衛生監督監測檔案，這些檔案實行所級或者科級分級管理，便于工作。

3）兩級檔案由所統一管理分別利用，其檔案員由各科室兼職，其人員有及時收集整理，定期立卷歸檔的職責。

4）科級業務檔案由科級統一管理和利用，其檔案員由各科室兼職，其人員有及時收集整理，定期立卷歸檔的職責。

1.1 所級業務檔案的劃分及范圍

所級業務檔案按照總體性、綜合性、分析性及學術性的原則

劃分。

在基礎監督監測基礎上將主要業務工作中的材料，經過分析、整理、歸類，形成綜合性、分析性具有學術價值的保管期限長的材料，這是所級檔案的主要來源及構成。所級檔案反映了所級的主要工作，體現了所級的全貌。所級檔案分為5各方面

1）法規標準檔案及技術方法檔案。各類證書、檢驗結果告知書、非產品樣品采樣記錄、各種說明及驗證報告。

2）分析、趨勢檔案。各類各年度傳染病，年度采供血及學校衛生、職業放射衛生的監督檢測分析，疫情預測流行趨勢報告分析等。

3）總結分析檔案。各年度衛生監督檢測分析總結及其它綜合性的總結分析報告

4）突發事件檔案。重特大事故，疫情，中毒事件等檔案，（由現場筆錄、影像等相關資料，原因調查，行政處罰以及預防措施等組成）

5）其他檔案。各類調查（包括調查設計、調查的實證資料等）、各類數據資料（包括各類統計匯總及月報年報等）、研討會上或者公開報紙雜志上發表的各類專業性的論文。

2 科級業務檔案的劃分及范圍

衛生監督所在具體的監督檢測服務工作中形成的資料，這些資料中有的保管周期不易確定，有的需要每年增加補充，在日常業務活動中大量地、更直接地是形成服務對象檔案，這些檔案在業務科室保管更為便利。這些一般性、經常性業務活動形成的材料檔案應做為科級業務檔案存科保管。一般的規律性的東西必須在長期的大量的日常的觀察和實踐中獲得，監督檢查歷年的檔案性基礎性材料不但對當年的疫情分析有幫助，就是在以后的歷年中，也有指導和啟示作用，從中發現或者得出疫情流行規律。科級業務檔案的范圍有以下4個方面：

2.1 衛生監督監測檔案

包括單位許可證（證件的審批、復驗材料），預防性衛生監督材料，新建、改建、擴建項目審批審核材料。一般衛生監督監測檔案，主要由平常衛生監督檢查、抽查、檢測及其在其過程中的記事記錄，總結報告，控制結果，違規處罰等組成。

2.2 案例檔案

個案檔案包括以下事件及事故：經常性的違規違法事件，突發性疫情事件，各種污染事故，食物中毒事故。其檔案一般由個案調查表，現場記錄現場筆錄，相關人員調查記錄，檢查檢驗結果報告，處理報告等組成。

2.3 行政處罰檔案

處罰檔案由記錄筆錄， 合議聽證記錄， 檢驗結果報告，行政處罰決定書，結案單以及處罰決定回執等構成。同時還包括各類產品鑒定說明書，廣告登記及其一切材料。

2.4 人員檔案

包括業人員健康體檢資料（體檢表、化驗檢驗單）、專業技術培訓檔案（培訓計劃、培訓教材、培訓過程、培訓總結等），各種毒理檢驗、化驗資料檔案以及各種咨詢登記等（各類統計表）。

3 衛生監督所檔案兩級管理的具體實施辦法

3.1 完善檔案網絡

完善檔案工作網絡衛生監督所檔案兩級管理的基礎，為其實現有層層效有序管理提供了組織保障。

兩級管理的關鍵是網絡管理工作，網絡管理使檔案管理更加的系統和現實有序，因此網絡管理是其兩級管理的重要組織和技術保障。

完善檔案網絡工作系統，首先，要建立完善領導組織機構，在主管所長為主要負責人，各科室主任為主要的執行人，其次，抽調各科室熟悉業務的工作人員兼任檔案員，檔案員一經確認，不準隨意調換，成立所級檔案工作管理委員會負責全所檔案工作。根據工作的實際要求，合理科學地制定年度計劃，制定3或5年規劃，在實際工作中完善業務檔案的各項管理制度，完善考核考評制度，有效地對科級檔案進行監督指導。

3.2 建立健全便于操作的檔案管理制度

根據平常業務繁多、形式迥異的特點和依據各科主要業務活動特點，建立科學的管理制度。結合衛生部“全國衛生監督工作規范”，制定各科所級和科級業務檔案的規劃和范圍。規劃要具有可操作性，范圍要清晰明了。在具體實施的過程中各科室密切配合，統一步驟。其次兩級檔案統一立卷要求，規范檔案操作，協調好統一存放與分散存放之間的關系。

3.3 強化培訓，提高業務素質

因為衛生監督所兩級管理的兼職檔案員，對他們有雙重的要求，既熟悉本科室的業務，又要對檔案知識精通，所以開展培訓是必須的，特別是檔案的立卷歸檔和編目培訓就顯得尤為重要。強化培訓和學習，提高其綜合素質是工作的中的必須，單位將培訓學習制度化，將其成為繼續進修學習培訓的重要內容，考核結果成為職稱評定的依據之一，以期達到調動其積極性。

3.4 獎罰分明，確保各項業務資料及時歸檔

層層負責，各盡其職，將衛生監督各項業務檔案立卷歸檔。制定相應的科學的考核管理體系，定期不定期抽查考核，將考核結果公開公布，實行嚴格的獎罰制度。全所人員將業務材料的歸檔列入年終考核評分標準，確保各項業務資料及時歸檔。

4 實施衛生監督所檔案兩級管理的意義

4.1 衛生監督業務檔案兩級管理便于工作

檔案兩級管理有效解決了案儲藏空間不足的問題，解決了基層業務檔案數量龐大的問題。兩級管理便于儲存與參閱查找，對進步一規范衛生監督檢查檢測工作有很好的指導和示范作用。正確處理好集中存檔和分散存檔的問題，規范流程，根據實際情況統籌安排。

4.2 檔案兩級管理便于提高衛生監督業務工作整體水平

首先，所級業務檔案反映的是工作的全貌，體現了該所的整體水平，對以后的工作具有重要依據和參考具價值，為全局提供了決策依據，具有指導和現實意義。其次，所級業務檔案是綜合性的，總結性的，具有很高的專業性和學術性，對于具體科室業務員，不能停留于自己一般性的工作，必須放眼全局，對于監督監測材料必須進行分析、概括、提升形成綜合性的總結或者報告，便于提高自己的綜合素質，促進業務效率的提高。完善各種檔案，各種信息資料的進一步再加工，便于科研工作的開展。所級檔案便于同級單位的信息交流，為全市乃至全國提供資料源。

4.3 科級檔案管理便于日常衛生監督業務工作

由于衛生監督檢測業務的不間斷性和延續性，在具體工作中，往往經常涉及到以前檔案，這樣才能對監測點、直管單位進行有效的監督監測，因此科級檔案對于日常工作尤為重要。隨著單位的增減變化，做出相應的補充和注銷，如：單位許可證檔案，建設項目檔案等

總之，衛生監督所檔案兩級管理是衛生防疫站（所）統一集中指導分級管理的檔案管理，其符合兩級的實際工作需要，隨著業務的發展將進一步發展完善，為今后的工作提供參考和指導，是今后工作的重要依據之一。

參考文獻

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[2]蔡江濤，張冀梅.淺談做好衛生監督檔案管理的對策[J].疾病監測與控制，2013年08期.