企業文書檔案管理的規范化研究

摘 要：文書檔案管理是企業文件管理的一項重要工作內容，企業文書檔案管理的規范化是文書檔案管理質量的外在表現。大力推進企業文書檔案管理的規范化不僅可有效降低企業檔案管理工作人員的工作強度，還可提高企業文書檔案管理的質量及工作效果，促進企業健康發展。本次對影響企業文書檔案管理的規范化的因素進行分析，同時提出促進企業文書檔案管理的規范化相應措施。

關鍵詞：文書檔案；規范化；管理

文書檔案是機關、團體、企事業單位在進行行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的檔案稱謂。文書檔案可包含會議記錄、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、計劃及總結等內容。這類檔案的產生、內容及形式上均具有一定的共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義[1]。因此建設規范化及標準化的企業文書檔案管理對推進企業發展具有重要的現實意義。

1 影響企業文書檔案管理工作規范化的相關因素分析

企業文書檔案管理工作規范化的相關影響因素有很多，現筆者總結以下3個最常見、影響力最突出的因素進行概述：

1.1 技術因素

我國的社會經濟得到快速發展，但多數企業對文書檔案管理的重視度還不高，也沒有充分意識到文書檔案管理規范化對促進企業發展的重要性，多數企業的文書檔案管理工作還使用傳統的手工對資料進行收集、整理、歸檔及查閱，文書檔案管理缺乏技術性，導致企業的文書檔案管理工作手續非常繁雜。還存在文件保存難度大、差錯率高及管理效率低等問題，除此之外，現階段多數企業的文書檔案管理沒有做到與時俱進，其信息化程度較低，企業的大量資料與文書難以實現有效共享，導致企業文書檔案的文書價值難以實現[2]。

1.2 人為因素

多數企業對文書檔案管理的重視度不高，因此企業的文書檔案管理工作人員缺乏專業性，多數企業的文書檔案管理工作人員有秘書或者其他職位的工作人員兼管，屬于兼職人員，沒有經過檔案管理專業化的培訓與學習，同時也不具備文書檔案管理的相關基礎知識，其文書檔案收集、歸納及分析管理能力均難以達到標準化要求。秘書的工作性質雖然與文書檔案管理之間存在一定的相似性，但其專業間缺乏關聯性，因此文秘人員在兼職企業文書檔案管理工作時，對文書檔案管理工作的重要性沒有清晰的認識，在收集各部門資料及分析材料上也停留在檔案建立的形式上。

1.3 觀念因素

企業文書檔案管理是一項極其繁瑣復雜的工作，需要收集企業各部分執行工作中產生的大量文書資料與材料，是對文書資料進行收集、整理、分類和整合的一個系統化工作，耗費大量的人力及物力。但現階段我國大部分企業對于文書檔案管理工作還存在較為嚴重的“重藏輕用”思想，即企業檔案管理工作人員將工作的重點放在收集、整理及保管文書檔案上，而對內在價值的挖掘度不高。現階段文書檔案管理中很少出現企業管理者為研究企業發展及員工關注個人發展而調用或者研究檔案的現象[3]。最常見的現象為企業管理者為應對政府工作檢查或者行業開展研討會議而調取企業的文書檔案進行調查與研究；員工調取檔案的情況更加少之又少。

2 實現企業文書檔案管理工作規范化的措施

2.1 不斷推進文書檔案管理工作信息化

在信息化時代的大背景下，建設文書檔案管理信息化是企業實現文書檔案與時俱進管理的重要舉措。為促進企業文書檔案管理的信息化建設企業應該根據自身情況引進計算機系統，這要求企業重視檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化需要的軟硬件設施，如打印機、掃描儀及電腦等辦公自動化軟設施，為提升文書檔案管理的資料收集、數據分析、整理及保存提供信息化管理的基礎實，使文書檔案管理工作向規范化及標準化發展。文書檔案管理工作的規范化屬于一個系統化的工作，需要文書檔案管理工作者重視資料收集及歸檔的每個一個環節的規范化，同時提升每一個工作人員的專業化水平，在這個基礎上不斷推進文書檔案信息化發展。隨著我國信息技術的不斷發展，計算機技術在檔案收集、整理及歸檔中的應用越來越廣泛，傳統的紙質化辦公已經逐漸被無紙化辦公模式取代，因此企業文書檔案管理要緊跟時代步伐，這就要求文書檔案管理工作人員與時俱進，不斷學習先進的檔案管理知識及計算機辦公知識，運用計算機網絡技術提供的便利，將文書檔案管理工作的效率及質量提上一個新臺階。

2.2 重視文書檔案管理隊伍的素質建設

雖然信息時代背景下，文書檔案管理中的很多工作均可借助信息技術進行處理，但文書檔案的資料收集、資料審核及相關的數據處理還需要依靠工作人員來完成，因此檔案管理的相關人員需要高度重視提升自身綜合素質的重要性，不斷提高文書檔案管理隊伍的素質建設，是推進企業文書檔案管理工作規范化的一項重要工作。可從以下幾點出發做好這項工作：①注重提高企業文書檔案管理工作人員的綜合素質。企業的領導可通過將文書檔案管理工作人員的綜合素質納入至其績效考核中，以提高工作人員參與專業化培訓及計算機學習中。促使每一個檔案管理工作人員了解并掌握文書檔案管理的每一個環節要求及工作標準。還需要鼓勵工作人員不斷創新工作模式，在保障文書檔案質量的前提下不斷尋求提高工作效率及質量的方法[4]。②注重文書檔案管理工作人員的思想建設，傳統的文書檔案管理工作需要在收集、整理及存放企業的檔案，缺乏文書檔案的服務意識，因此在選擇文書檔案管理工作人員的過程中，需要強調工作人員具有較強的責任心，同時選擇政治可靠和行為端正得分人員擔任企業的文書檔案管理工作人員，確保檔案的安全性。建立文書檔案管理部門的獎罰制度，以調動文書檔案管理工作人員的工作熱情和積極性。

3 結語

文書檔案管理的規范化建設對于企業可持續發展有著重要的現實意義，雖然現階段我國多數企業的文書檔案管理的規范化建設還存在一些問題，通過不斷提高文書檔案管理工作人員的綜合素質及不斷推進企業文書檔案管理信息化建設，不斷提升文書檔案工作的規范化建設，保障企業文書檔案管理實現科學化、合理性及規范性，以促進企業的健康快速發展。

參考文獻

[1]李丹.淺談如何做好文書檔案管理工作[J].南方企業家，2018（01）：18.

[2]王曉.如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2017（17）：72-73.

[3]樂梅.淺析電力企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2016（19）：102.

[4]呂紅怡.供電企業文書檔案的信息化管理及利用探究[J].中外企業家，2015（19）：87+124.

作者簡介

王曉琳（1983-），女，漢，四川瀘州，科長，館員，碩士研究生，中國原子能科學研究院，研究方向：文書檔案管理。