中職學校檔案管理工作存在的問題分析

摘 要：檔案是中職學校在每一項管理工作、教研等相關活動中形成具有借鑒作用的材料、表格等，其中也涵蓋了文書檔案、人事檔案等諸多檔案信息，同時也是學校管理以及發展階段不可或缺的信息資源。因此，本文首先闡述了中職學校檔案管理工作存在的主要問題，接著筆者依據這些問題提出了相應的解決對策，希望可以起到一定的借鑒作用。

關鍵詞：中職學校；檔案管理工作；問題；對策

我們都知道，檔案管理在學校管理工作當中扮演著重要的角色，同時也是維護學校經濟利益、記載學校歷史發展的關鍵所在。鑒于此，本文圍繞著中職學校檔案管理工作存在的問題進行深入探討具有一定的現實意義。

1 現階段中職學校檔案管理工作存在的主要問題

1.1 人員素質有待提高

站在中職學校檔案管理人員的立場來看，大部分人都沒有較高的綜合素養，出現身兼多職的情況比比皆是，這樣他們就不能把所有的精力都投入到該項工作當中。不僅如此，這些管理人員也沒有接受過系統性培訓，同時也無法熟練掌握收集、歸檔等相關流程，顯然這些因素的存在都會對檔案管理工作水平帶來不利影響。

1.2 領導檔案意識淡薄

我們都知道，檔案工作屬于一項基礎管理工作，無法產生相應的經濟效益，不能提高中職學校的知名度，也不能為學校的發展產生過多的影響力，所以往往得不到應有的的重視，久而久之就會處于“被冷落”的狀態。因為領導不夠重視，檔案收集工作在開展的時候存在較大的難度系數，進而致使檔案工作不規范、保管環境差等情況

發生。

1.3 收集資料不夠健全

檔案管理人員的綜合素質呈現出良莠不齊的狀態，不能按照相關要求做好檔案收集工作。因為相關管理人員在思想層次上不重視檔案收集工作，所以他們一般將目光放在了重要文件的上面，而沒有對基礎性文件予以高度重視。除此之外，檔案管理機制不健全，檔案立卷上也不夠科學，收集范圍不全面、保管時間短等。顯然這些因素的存在都會對檔案日后查詢和利用帶來較大的阻礙。

1.4 檔案信息化水平有待提高

從當前的發展趨勢來看，中職學校檔案管理工作依然存在某些不規范的地方，如立卷、歸檔不及時等，也沒有依據相關要求銷毀已經過期的檔案。站在檔案查閱的立場來講，往往都是采取人工的方式完成的，一些重要文件、案卷經過多次翻閱以后發生了局部破損的情況。不僅如此，沒有對檔案信息化建設予以高度重視，現代化設備配備不齊全，這些因素的存在都會對檔案的利用帶來不利影響。

2 針對中職學校檔案管理工作存在的問題提出的解決對策

2.1 重視檔案的收集與整理

為了進一步提高檔案管理工作水平，應當采取有效措施做好檔案收集與整理工作，在收集中職學校主要文件材料的同時，還要收集某些基礎性的材料。當所有材料收集完畢以后，還要依據不同門類以及類別做好整理工作，為保障檔案資源可以在第一時間得以保存帶來益處，同時也為日后使用提供應有的便利。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質

作為一名檔案管理人員，應當從自身出發端正工作態度，打破以往的管理理念，將時間和精力投入到檔案管理工作當中，熟練運用更多信息技術，只有這樣做才能符合現階段檔案管理工作的實際需要。不僅如此，檔案管理人員應當在業務期間拓寬自身的知識面，熟練掌握檔案標引、檢索等相關業務，并采取有效措施將檔案管理機制落實到實際工作中。而針對中職學校來說，應當在任何時間都要為相關管理人員提供學習的機會，促使他們可以熟知檔案的法律法規，增強自身的責任意識，端正自身的工作態度，盡可能減少檔案出現丟失、損壞等情況，為中職學校教學工作的順利進行提供應有的保障。

2.3 加快檔案信息化建設的腳步

中職學校采取恰當的手段加快檔案信息化建設的腳步有著積極的作用，不但可以為查借閱帶來益處，而且還能從根本上將檔案工作質量加以提升。當掃描完原件以后，其使用次數明顯不高，這樣就可以達到保護原件的效果。隨著檔案信息化建設的有效落實，可以在很大程度上促使檔案信息變得更加直觀、具體，為檔案信息實現二次開發創造有利條件，同時也可以更好的服務于學校其他工作。不僅如此，中職學校應當全面了解信息化建設對學校開展檔案工作起到的重要作用，并給予足夠的資金支持，在提高檔案工作質量的基礎上促進學校其他工作的順利進行，還能夠在某種意義上符合社會對中職學校檔案利用的實際要求。

2.4 增強檔案意識

如果想要從根本上解決檔案管理工作中存在的問題，那么就要采取有效措施增強全員檔案意識。首先，加大宣傳的力度。我們都知道，宣傳屬于一種方式，可以引導所有人員意識到檔案工作的重要性。在指定的時間可以邀請檔案專業人員（檔案機構專業人員、本校檔案管理人員等）到學校開展宣講會，其目的是為了促使大家可以全面了解檔案工作價值與作用、怎樣高效開展此項工作等。由此可見，通過這種方式可以潛移默化的增強全員檔案意識。其次，開展組織培訓活動。有計劃、有目的的組織相關管理人員接受系統性的培訓，不斷學習相應的理論知識以及職業操守。通過這種方式不但可以幫助他們樹立良好的檔案意識，而且還能從根本上提升他們的綜合素養，進而促使中職學校檔案管理工作可以朝著標準化的方向發展。最后，參觀學習。對于中職學校來說，應當在適當的時間內組織校領導、干部以及相關管理人員到從事檔案工作的單位進行參觀學習。這樣做的目的是為了熟知其檔案工作的成果、發展歷程等。顯然通過這種方式，可以深刻的感受到檔案對中職學校的發展有著積極的意義，進一步加深對檔案工作的認識。

3 結語

總之，檔案管理工作在中職學校管理工作當中占有著不可或缺的位置，而檔案管理工作的優劣是判斷中職學校工作效率的參考依據。我國經濟水平的發展與進步，在某種程度上促使教師和學生對檔案信息提出了愈來愈多的要求，相關人員應當充分意識到該工作的重要性，并采取恰當的手段促使學校檔案可以發揮出應用的價值。

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作者簡介

黃震，本科，興山縣職業教育中心。