淺談辦公室文書檔案的收集與歸檔

曾凌

摘 要：辦公室文書檔案包含著各種重要的信息、資料等，對辦公室文書檔案進行有效收集歸檔，能夠提升辦公室工作的質量水平，進而提高企業的整體水平。目前辦公室文書檔案的收集和歸檔容易受到管理制度和管理人員的影響，針對上述情況，對辦公室文書檔案收集歸檔管理制度進行完善和改進，對相關工作人員進行管理和約束，借助先進的管理技術對文書檔案進行收集和歸檔，能夠顯著提升收集歸檔的工作效率，進而提高企業整體工作的質量。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；收集歸檔

在辦公室各項工作當中，文書檔案的收集和歸檔工作關系著辦公室各項工作的順利進行，需要對收集和歸檔工作進行有效的管理。目前辦公室的文書檔案收集和歸檔過程存在著制度不完善、管理人員能力低、文書檔案管理效率低等問題，分析上述問題，并提出相應的解決方案，能夠有效提升辦公室文書檔案收集歸檔的質量。

1 文書檔案收集與歸檔工作的意義

文書檔案的收集和歸檔工作在辦公室工作當中具有十分重要的意義，一方面文書檔案本身涵蓋著辦公室乃至整個企業的各項工作內容，文書檔案本身就具有相當高的價值，另一方面文書檔案的收集和歸檔對于辦公室工作的條理性以及后續工作的部署具有重要作用。辦公室文書檔案涵蓋著很多關鍵性的資料、記錄以及信息等，有效的對此類資料進行收集和歸檔能提升工作效率，辦公室文書檔案的收集和歸檔也體現了辦公室工作的規范性[1]。辦公室文書檔案的收集對于各項工作具有密切的聯系，由于文書檔案對相關工作內容的描述和記錄，在進行后續工作的過程中，能夠更加快速、高校的調閱研究辦公室文書檔案，繼而提高辦公室整體工作效率，方便后續工作的進行。

2 文書檔案收集與歸檔中的問題

2.1 缺乏檔案收集和歸檔的規范

辦公室文書檔案的收集與歸檔很大程度上受到本企業的內部規章制度的影響。當前不少企業在進行辦公室文書收集與歸檔工作時，缺乏高效收集歸類的意識，僅憑檔案管理者的經驗，或者完全隨意的對資料進行收集和歸檔，導致文書檔案的收集不全，或者檔案的收集歸類混亂，不僅影響了文書檔案的整體功能，也影響了后續的工作安

排[2]。除了規章制度缺乏之外，規章制度的不完善也影響了文書檔案收集和歸檔的結果，規章制度的不完善導致文書檔案收集歸檔效率低下，無法高效進行文書檔案收集歸檔工作。

2.2 文檔材料收集不夠全面

目前辦公室文書檔案收集和歸檔工作實施中，普遍存在資料材料收集不全面的問題。導致文檔材料收集不全的原因有很多，其中工作人員的占據了一部分，材料本身的復雜性也占據了很大部分。在辦公室文書檔案收集當中，很多材料的來源渠道多，文檔內容復雜，而管理人員對文檔材料的保管有所缺失，很容易導致文檔材料分散在其他部門，沒有順利的收回，導致文檔材料收集不全面，影響辦公室工作的質量[3]。

2.3 檔案管理人員工作能力局限

辦公室文書檔案收集和歸檔工作主要由檔案管理人員完成，檔案管理人員的工作能力和工作意識都影響了最終的檔案處理結果。很多檔案管理人員在工作上缺乏管理意識，工作責任心并不強，由于對檔案管理人員考核的缺失以及招收門檻過低等因素，檔案管理人員對本職工作不重視，導致其工作質量低，工作責任心差，影響了檔案收集歸檔工作順利完成[4]。另外很多辦公室檔案管理人員沒有進行過系統的培訓和學習，辦公室檔案管理人員相比其他部門工作人員而言，對其工作能力的要求要更低一些，這導致企業本身不十分重視檔案管理人員的專業能力，專業能力的低下直接導致了辦公室文書檔案收集歸檔效率低，工作出錯等諸多問題。

3 提升辦公室檔案收集與歸檔效率

3.1 建立完善的管理制度

辦公室檔案收集與歸檔工作當中，管理制度占據著十分關鍵的地位，企業內部要提升辦公室檔案收集和歸檔的效率必須要建立完善的檔案收集和歸檔管理制度。在建立完善管理制度之前，企業需要提升對辦公室的文書檔案收集歸檔方面的意識，從思想上對這部分工作加以重視，才能夠加強對其管理，有效的提升工作效率。為了建立完善的管理制度，管理人員應當組建其一個管理制度制定小組，小組成員通過系統的學習有關辦公室文書檔案收集和歸檔的相關內容，考察其他工作單位的檔案規整制度，并對本企業辦公室檔案現狀進行分析，制定出一系列更加適應本土的檔案收集和歸檔制度。文書檔案收集和歸檔管理制度制定需要注意的幾項內容，一是管理內容一定要符合企業的現實經營情況，若企業規模相對較小則沒有必要片面的引入過于先進并且用不上的檔案管理情況，若企業規模較大則需要制定更加系統的檔案管理制度，盡可能的通過制度保證文書檔案收集與歸檔的科學合理性；其二要保證檔案管理制度的規范化，對檔案管理的各項內容進行明確的標注，讓工作人員充分了解到自己應當做什么，并在檔案提取過程中更加高效；最后，制定明確的處罰和獎勵機制用以保證規章制度運作的質量，對文書檔案收集歸檔中的各項內容進行明確標注，對沒有成功達成工作目標的人員進行相應的處罰，提高工作的

效率[5]。

3.2 文書檔案電子化管理

辦公時文書檔案的收集與歸檔應當與時俱進的進行電子化管理。當前很多辦公室的文書檔案內容都是通過計算機進行記錄和傳閱的，文檔管理人員應當文書檔案的電子信息內容進行有效管理，另外對紙質文件進行電子掃描使其匯總成電子信息進行統一的電子化管理，能夠進一步提升工作的效率。文書檔案電子化管理過程中需要注意提高文書檔案電子化管理的質量，一方面企業對于文書檔案管理人員的電子管理技術應當進行考察和培訓，提高其電子管理能力，另一方面積極引入先進的數據庫技術和信息管理技術，方便進行文檔的電子化

管理[6]。

3.3 檔案管理人員質量優化

對辦公室文書檔案管理人員進行優化，提高管理人員的質量。在進行辦公室文書檔案管理人員招收過程中，應對其工作能力和工作態度進行適當的考察，盡量選擇具有一定管理經驗和專業水平良好、責任心強的人員進行文書檔案管理。積極組織人員進行文書檔案收集和歸檔的學習，提高在崗人員的專業技能，逐漸優化檔案管理人員的工作能力。對于工作能力較低以及工作態度較差的員工進行批評教育和相應的處罰，提高員工的工作質量，保證該檔案的收集和歸檔整體質量。

4 結束語

辦公室文書檔案收集和歸檔工作十分重要，現代化辦公室檔案收集與歸檔應當遵循相應的規章制度以及完善的管理模式進行。目前企業對于辦公室文書檔案的收集歸檔工作改進中，建立健全完善的管理制度，對工作人員的工作能力進行提升，調整文書檔案管理過程中的工作模式，能夠進一步提升辦公室文書檔案收集歸檔的質量，提升企業工作的整體效率。

參考文獻

[1]黃曉寧.淺談辦公室文書檔案的收集與歸檔[J].辦公室業務，2018，07（09）：192.

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[4]王贊.淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作[J].辦公室業務，2016，14（16）：108+120.

[5]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業改革與管理，2016，25（05）：194.

[6]梁明.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2016，23（03）：72+74.