水利工程檔案的收集和利用管理對策探究

張樹莉

摘 要：相較于其他種類的工程，水利工程所要求的精準性和精確性更高，在具體的施工過程當中要對所有有關數據資料進行收集并予以整理，以便能夠在后期工程變更或者維護過程中得到使用，所以加強對水利工程檔案管理收集工作具有重要意義，有利于切實發揮檔案資料的實現為水利工程建設事業的發展做出貢獻。文章以此為主題展開論述，希望對相關人員的工作提供一些借鑒和思考。

關鍵詞：水利工程；檔案管理

1 引言

水利工程和人民生活息息相關，大到三峽大壩等大型水利工程項目，小到農田水利灌溉設施，各種各樣的水利工程都在為我們的生活提供方便。實施水利工程需要經過一系列嚴格的項目審查、立項、施工以及驗收工作，在一系列的工程中每個施工環節形成的施工檔案都需要對其進行高效的收集和整理，不同資料也有不同的存儲形式，文字、聲音、影像資料等，對其的整理和收集需要一定的專業檔案管理技術，需要檔案管理工作者認真對待。

2 水利工程檔案在工程運行管理中的作用

水利工程檔案形成于工程建設之初一直到工程最終交付的所有環節當中，所以如果能夠收集到完整的資料，可以對水利工程的整個施工建設過程進行真實的歷史反應。工程檔案當中包括項目工程師、建設人員的整體勞動成果，因為水利工程檔案的真實喊我完整，所以對于施工過程中存在的不足可以通過檔案進行歷史性的回顧，也可以為后來的工程變更或者施工提供一手的資料以便于其可以快速進行修正。水利工程檔案的收集工作是日后進行水利工程返修和活動改造的原始依據，該項工程也是人們在掌握歷史發展規律的基礎上進行自然改造的活動，不過工程交付以后，隨著時間的演變和受到各種自然因素的影響，工程可能就會出現一些問題，比如外表破損、內部機器設備老化，為保證水利工程能夠持續不斷的為人們生產和生活提供服務，需要對上述問題不斷地進行修復和更新，而這一系列工作同樣離不開水利工程檔案。

另外，水利工程檔案的管理利用不但是局限在對自身的更新問題上，還有助于保障周圍的環境和為其他的工程提供配套設施，因為水利工程自身體系龐大且建設位置偏僻，涉及交通、橋梁以及電力建設等，所有這些工作都需要進行備案，進行事后檢查以確保方案的合理性，減少對其他工程的損害。

3 水利工程檔案管理過程中存在的問題

目前的水利工程檔案收集管理工作中存在著很多不足，產生這些不足的主要原因在于工程的設計、交付及使用過程中會產生大量的合同資料等，進而形成一系列的檔案需要整理，但是檔案管理經驗的缺失使得該項工作暴露出一系列的問題。

首先是工程檔案編制不規范，因為水利工程的檔案管理類型多種多樣，且不同施工階段產生的檔案也有所不同，以至于經常出現檔案不連續和分類不科學的問題，導致檔案查閱困難。其次是案卷和文件的提名不相符，因為工程的檔案數量之多，在進行檔案儲存的時候需要清晰的注明文件檔案的名稱，而不僅僅是通過簡單的數字和時間代表文件所屬，這樣也有利于查找檔案，保證問題解決辦法的清晰。再次，檔案文件資料的收集不夠準確，該問題主要表現為工程施工圖和竣工圖紙與實際所建立的水利工程的實體工程不符，對同一實物反應的差別較大，檔案內不同資料，比如音頻、視頻等所反應的內容不同。還有就是檔案因為儲藏時間過長或者因為檔案的使用頻率比較高，導致的檔案出現字跡破損、紙張破裂的情況發生，不利于檔案的長期保存使用、最后，檔案利用率低。隨著科技的發展，信息技術在水利工程檔案管理中得到廣泛應用，不過目前也僅僅局限于內部應用，并沒有聯網實現共享，以至于為野外工作利用檔案帶來了不便。

4 科學收集和利用水利工程檔案的對策

4.1 加強對工程檔案管理工作的組織領導

收集和利用水利工程檔案要按照一定的標準進行，第一要建立起“統一領導、分層管理”的原則，以保證所建立檔案的規范性；第二是要在施工單位內部建立良好的檔案管理制度，不但要確保各個工程施工階段以及各部門對檔案管理負有的職責，同時還要采取相應的控制措施，逐漸的在檔案收集和利用工作中制定出完善的工程檔案管理制度，對水利工程檔案手機工作配有足夠的資金和人員設備等，保證檔案工作順利進行。

4.2 加強對歸檔文件質量的控制

水利工程建設單位在最初進行檔案收集工作的時候就要從工程設計和建設初期開始，對收集到的各類檔案資料進行整理和分析，按照一定的標準進行檔案歸類，因為并不是所有的和工程有關的文件資料都可以歸檔到檔案之中，要保證納入檔案中資料的有效性和真實性，否則將會給后期檔案使用帶來極大的不便，尤其是對于廢棄合同的處理，務必要將其排之在外，避免后期難辨真偽導致合同糾紛。歸檔檔案的收集與整理要按照行業標準或者是國家規定進行，另外要對工程檔案進行標準化的考表和卷皮等，保證檔案的裝訂質量，文件歸檔之后要保證檔案在提取的使用過程中的完整，對檔案室的溫度進行調整，以免檔案老化，進行檔案移交和提取的時候要有負責人簽字

確認。

4.3 提高對工程檔案管理的信息化水平

目前社會各個行業都已經全面實現了信息化建設，為此水利工程檔案部門要緊跟時代發展潮流，尤其是對于水利工程檔案管理部門來說要加快引進信息設備，建立對應的檔案管理信息平臺，實現對檔案信息的內外部共享，設立查看權限，提高檔案信息的利用效率。

5 結語

水利工程檔案的收集管理工作十分重要，是工程變更或者后期維護過程中的重要參考依據，加強對工程檔案的循環利用也有利于保證水利工程的各個環節工作順利開展，為我國的水利建設事業形成強大的檔案材料儲備，積累豐厚的建設經驗，促進進一步發展。

參考文獻

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