新時期基層檔案管理理念創(chuàng)新與實踐

鄭婉琪

摘 要：管理水平的高低影響著建設(shè)發(fā)展的進程，人們愈發(fā)重視管理水平的提升，基層檔案管理的質(zhì)量對管理工作的質(zhì)量起著關(guān)鍵性的影響作用。針對新時期基層檔案管理的的新要求，本文重點研究了其理念創(chuàng)新的必要性，及其在實際工作中采用的具體方法。

關(guān)鍵詞：新時期；基層檔案；管理理念

作為各項管理工作的基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，基層檔案管理水平提升對管理水平的提升有根本性的影響。在新的時代背景下各項管理工作的理念、模式等都發(fā)生了新的變化，導(dǎo)致其對基層檔案管理工作提出了新的需求。這使得基層檔案管理理念與實踐工作必須進行創(chuàng)新，以適應(yīng)其面臨的新要求。

1 管理機制建立理念的創(chuàng)新與實踐

1.1 創(chuàng)新的必要性

為保證基層檔案管理工作的正常運行，相關(guān)單位必須制定較為完善的管理機制，對其工作進行規(guī)范。要想建立完善的管理機制就必須在正確的理念指導(dǎo)下進行。如最基礎(chǔ)的社區(qū)檔案管理，提高其管理水平全面記錄社區(qū)建設(shè)和工作的各種信息，有利于相關(guān)單位全面、細致的了解社區(qū)工作的基本情況，不斷總結(jié)社區(qū)建設(shè)方面的成功經(jīng)驗和做法。管理機制的健全，對檔案信息錄入及歸檔的準確性與及時性會有重要影響，從而將促進到檔案的服務(wù)質(zhì)量的提高。為此相關(guān)人員必須樹立新的理念來指導(dǎo)管理機制建立工作，以促進該機制的真正完善。

1.2 創(chuàng)新與實踐方式

在建立新的管理機制時，相關(guān)人員的工作如下：首先，樹立專項管理理念。在實際工作時可以設(shè)立獨立的部門、組建專門的團隊，進行基層檔案管理工作，可有效提高基層檔案的管理水平。在檔案調(diào)度轉(zhuǎn)移時要依據(jù)三審制度，已明確檔案管理職責歸屬問題。其次，進行管理工作的調(diào)整，提高基層檔案管理在管理工作的地位，這有利于提高所有人員對其重視度。再次，提高基層檔案管理工作與其他各部門工作的結(jié)合度，可有效的監(jiān)督雙方工作，同時提升彼此的工作水平。如將財務(wù)報銷制度中的各項報銷材料作為基層檔案材料進行管理，可有效提高報銷信息的準確性。最后，建立完善的激勵與懲罰制度[1]。這可有效提高個人對該項工作的重視程度，從而促進整體機制的高效運行。

2 管理服務(wù)理念的創(chuàng)新與實踐

2.1 創(chuàng)新的意義

檔案管理本身就是為管理者發(fā)現(xiàn)問題、制定決策提供各種相關(guān)有力的信息依據(jù)的，所以檔案管理最根本的作用就是向相關(guān)群體提供服務(wù)。基層檔案管理作為基本的工作內(nèi)容的基層檔案管理，提高服務(wù)意識是提高工作水平的最基本的手段。因此，檔案管理人員必須降低其管理理念樹立并提高其自身的服務(wù)理念。

2.2 創(chuàng)新與實踐的具體途徑

基層檔案管理人員必須改變原本的人們需要這項服務(wù)的工作理念，樹立主動服務(wù)的新型理念，提高自身服務(wù)意識與主動性。在實踐過程中基層檔案管理人員應(yīng)積極對自己所管理檔案的信息進行及時更新與整理，保證其信息的及時性與全面性。在整理檔案信息的過程中，管理人員應(yīng)提取、整理、記錄各檔案中的有效信息，這樣可更好地為檔案使用者提供服務(wù)。同時，管理人員要不斷推進信息技術(shù)在檔案記錄、整理及調(diào)取中的應(yīng)用。這有利于以提高檔案服務(wù)的便捷性與高效性，使得基層檔案的服務(wù)作用得以充分挖掘與發(fā)揮，有效促進管理水平的提高。

3 管理方式理念的創(chuàng)新與實踐

3.1 創(chuàng)新的必然性

首先，面對管理對基層檔案管理提出的新要求，管理人員必然會創(chuàng)新其管理方式，使檔案管理工作符合新的發(fā)展要求。這就要求管理者對現(xiàn)有的管理理念進行創(chuàng)新，并在其指導(dǎo)下建立并應(yīng)用新的管理方式。其次，人們的意識是在不斷發(fā)展的。事物的發(fā)展與變化會使得人們處理事情的方式發(fā)生變化，尤其是新技術(shù)的誕生，必然導(dǎo)致人們工作方式的改變。當下，信息化技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用已深入到各領(lǐng)域之中，在這一背景下，基層檔案管理方式必然發(fā)生轉(zhuǎn)變。基層檔案管理人員創(chuàng)新管理方式理念是順應(yīng)時代發(fā)展要求，進一步提高基層檔案管理工作的快捷性。

3.2 創(chuàng)新與實踐的具體方式

當前，管理人員已將信息化等先進技術(shù)應(yīng)用于基層檔案管理中，新的管理模式理念已經(jīng)初步建立起來。但無論是理念還是具體的管理模式都尚不完善，管理人員只是單純的意識到將信息化技術(shù)融入檔案管理中，創(chuàng)新檔案管理方法。但在實踐過程中，只是將計算機技術(shù)應(yīng)用于基檔案詳細的錄入與檢索輸出上，缺乏完整的管理系統(tǒng)來進行基層檔案管理的各項工作[2]。依靠當今的計算機等信息化技術(shù)創(chuàng)建完善的管理模式，管理者必須進一步創(chuàng)新指導(dǎo)管理模式建立的理念。為此，管理者必須充分認識到先進的技術(shù)在基層檔案管理中適用的領(lǐng)域，并在其指導(dǎo)下建立完善的管理模式。

第一，利用計算機技術(shù)將基層檔案管理系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)進行連接，系統(tǒng)可及時提取有價值的信息進行錄入。這樣就可保證信息及時的錄入到基層檔案中，進而提高檔案時效性。第二，相關(guān)的技術(shù)人員應(yīng)利先進的技術(shù)完善當前的檔案管理系統(tǒng)，這樣管理者就可應(yīng)用各種信息化技術(shù)處理檔案管理工作。提高技術(shù)的應(yīng)用水平的同時提高管理工作的效率。第三，利用電子文件、電子照片及二維碼等技術(shù)建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將不同用戶的個人信息進行相應(yīng)的整理存檔。第四，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立檔案查閱平臺，并針對不同的用戶建立不同的信息庫，提高單位或個人查閱檔案的便捷度。

4 管理宣傳理念的創(chuàng)新與實踐

4.1 創(chuàng)新的意義

為進一步提高人們對基層檔案管理的重視度，管理人員必須提高工作宣傳的效率，這就要求管理人員轉(zhuǎn)換當前的宣傳工作思路，樹立新的宣傳理念。對于個人而言，基層檔案關(guān)于其自身基本信息，人們可客觀、全面的認識自己，也利于他人通過自己的檔案認識自己。對于基層政府而言，基層檔案記錄本地區(qū)發(fā)展的歷程，管理者可根據(jù)檔案的信息總結(jié)本地區(qū)本單位在發(fā)展過程中存在的問題。這有利于管理者提高決策制定的可行性，保證有效地解決本地區(qū)或本單位自身的各種問題。

4.2 創(chuàng)新與實踐的方法

管理人員創(chuàng)新宣傳理念，首先要樹立全面宣傳意識。這包括兩點內(nèi)容，一是檔案管理工作宣傳的全面性，在宣傳內(nèi)容要包含管理的意義、各項工作及檔案信息的特征。二是，宣傳對象的全面性，宣傳工作的受眾要包含管理者，也要包含基層群眾。此外，管理人員要樹立戰(zhàn)略宣傳理念，先提高管理者的重視程度，再通過管理者進行相應(yīng)的組織學習工作。這有利于提高宣傳工作的效果。首先，管理者要向人們宣傳檔案管理的作用，尤其是基層檔案與其自身的密切關(guān)系，充分提升人們對基層檔案的重視程度。再對基層檔案建立與信息歸檔的要求進行宣傳講解，促進人們?nèi)媪私饣鶎訖n案管理工作，從而促進基層檔案管理水平的提高。其次，戰(zhàn)略性的宣傳可通過整理基層檔案中有價值的信息，在向管理者進行匯報的過程中進行有效宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)者的重視程度。再通過領(lǐng)導(dǎo)者向基層工作人員宣傳，可有效提高宣傳效率[3]。

5 管理隊伍建設(shè)理念的創(chuàng)新與實踐

5.1 創(chuàng)新的目的

只有建立高素質(zhì)、專業(yè)性的管理隊伍，才利于真正提高基層檔案管理水平，做好其管理理念的創(chuàng)新與實踐工作。因此，管理者必須創(chuàng)新管理隊伍建設(shè)理念。

5.2 創(chuàng)新與實踐的具體措施

首先，領(lǐng)導(dǎo)者要重視選檔案管理人員的選用，聘用高素質(zhì)的專業(yè)性人才。這樣可以促進檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提高。其次，建立并逐漸完善的隊伍管理的制度，建立完善的管理體系。這有利于規(guī)范檔案管理隊伍的工作，保證基層檔案管理工作的有序、高效開展。

6 結(jié)論

隨著基層檔案管理在管理工作中的作用逐漸突出，創(chuàng)新其管理理念與實踐工作時其發(fā)展過程中的必然要求。基層檔案管理人員必修依據(jù)其發(fā)展的新要求與技術(shù)發(fā)展應(yīng)用的新情況，創(chuàng)新該項管理中的各項工作的理念。

參考文獻

[1]劉碩.新時期基層檔案管理工作的創(chuàng)新途徑[J].城建檔案，2016，（3）：36-37.

[2]李君.新時期基層檔案管理工作的利用和創(chuàng)新[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2013，（24）：157.

[3]黃楨.基層檔案管理理念創(chuàng)新與實踐[J].蘭臺世界，2011，（S3）：41.