基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討

賓旭芳

摘 要：隨著我國信息化社會建設的不斷推進，社會各階層對于信息的需求量越來越大。基于信息化管理系統的檔案資源共享模式，實現了檔案資料的優化利用，從而更好地服務于高校學生的發展。這就要求檔案管理部門必須與時俱進地進行信息共享模式創新，實現檔案管理的信息化和數字化發展。文章對信息資源共享的高校檔案管理模式進行了研究探討，以供參考。

關鍵詞：信息資源共享；高校檔案；管理模式

1 前言

檔案信息資源共享是信息技術時代的必然發展趨勢。它依靠互聯網和科學管理，最大限度地實現檔案信息資源的全面共享。隨著信息社會的發展，高校檔案數量逐年增加，對檔案信息的需求也越來越大。因此，實現了高校檔案管理信息資源共享模式的構建，高校檔案管理工作的完整性，科學性和規范性可以發揮重要作用。

2 高校檔案信息資源共享的必要性

2.1 信息化建設的需要

21世紀是信息化時代，當前國家正在大力建設信息化社會。信息本身是有價值的，它的價值體現在將它所包含的知識與研究成果應用于社會中其他類資源時所產生的對其他資源的結構優化作用。信息資源同其他類資源一樣，都是我們社會發展所不能缺少的資源。而高校檔案匯聚了許多先進科學工作者的研究信息和研究成果，具有極高的學術價值，開發利用空間大。因此高校檔案信息資源共享對于信息社會建設、節約型社會建設和實現資源高效利用方面有很大意義。

2.2 公眾知情權的需要

檔案機構作為傳統的信息管理者，擁有著最大的信息保存量。但在傳統的檔案管理體系中，檔案只作為一類管理手段，很少發揮它服務于大眾的作用。而在今天，檔案作為一種人民的受托機關，人民有權利要求其公開信息資源，增加社會對檔案的利用。隨著信息化社會建設的不斷深入，檔案在我們日常工作及其他領域都有著很多的利用，傳統的檔案信息只服務于少數人的制度已經難以滿足時代的要求，必須以滿足使用者需求，服務于社會為前提，建立高校檔案資源共享制度。

2.3 高校自身的需要

對于高等學校教育和改革的發展，實施高校檔案信息資源共享勢在必行。這有兩個原因：1）促進科學研究和教學的改進。大學檔案是保存高校教師和研究人員的勞動研究成果。各大學都有自己的主導學科和薄弱的學科，實現了高校檔案信息資源的共享。對于大學研究人員來說，可以避免重復研究；對于高校來說，它可以提高弱勢學科的教學水平。2）高等教育發展和改革的要求。它要求大學提高信息水平，充分發揮信息資源在高等教育發展中的作用。共享信息資源是良好的公共服務系統的一個組成部分，可以很好地滿足人們對檔案信息不斷增長的需求。

3 我國高校檔案管理工作中信息資源共享的現狀

3.1 檔案管理人員綜合素質水平較低

目前高校部分檔案管理人員不但缺少專業的管理知識，而且缺乏正確的工作態度，除了不愿在電腦前進行長時間的資料整理工作外，整理出來的資料還存在內容不全、含糊不清的現象，導致許多重要的資料無法得到及時的查詢和傳送。另外，高校在選擇檔案管理工作人員時缺乏必要的重視，分配工作和人員招聘均存在不合理、不合格的情況，從而導致檔案管理人員隊伍綜合素質水平低下。

3.2 對高校檔案管理工作缺乏正確的認識

目前高校在進行檔案管理的過程中，對檔案管理工作的重要性缺乏正確的認識，大部分高校始終覺得高校的重要工作應該是教學與科研，導致投入到檔案管理的經費短缺，因此在進行檔案管理中缺少必需的硬件和軟件。另外，由于某些高校檔案管理工作人員仍然固守著只為本校、本部門服務的陳舊認識，導致檔案資源在共享時存在一定的難度，從而無法體現出高校檔案的最大價值。

3.3 高校間缺乏基本的信息共享協調制度

由于各高校之間對信息資源共享缺少正確的認識，在實際的檔案管理工作中仍存在保護自身信息的現象，從而導致各高校間信息資源無法得到真正的流通和共享，使資源利用無法得到最大化的運用。雖然各高校在實際的檔案管理工作中已經意識到檔案資源共享的必要性，但是在工作過程中卻缺乏基本的信息共享協調制度，從而導致實際工作多流于形式，無法得到真正的開展。

4 高校檔案信息資源共享模式的構建策略

4.1 加強重視，給予多方面的支持

高校檔案信息資源共享模式的構建離不開資金、人力等方面的支持，尤其是在信息化管理系統初建階段，包括設備的采購、系統的調試等，都需要學校給予多方面的支持和保障。因此，學校領導要加強重視和給予支持，以確保信息資源共享模式構建工作的開展。除了前期的建設工作外，檔案信息管理系統的后期維護工作也十分重要，作為檔案信息管理人員，也要合理利用學校配置的資源，定期對信息化管理系統的硬件、軟件進行升級，以確保檔案信息化管理和資源共享工作的高質量開展。

4.2 建立健全高校檔案管理信息共享服務體系

該系統的建立主要是為了確保高校檔案管理信息不僅對師生開放，而且對公眾開放，更廣泛地為他們服務。文件信息服務系統主要由三部分組成：歸檔存儲，組織和查詢。它采用流暢的工作流程，促進大學檔案管理的發展，確保信息共享服務更加人性化，更加開放。

4.3 建立高校檔案信息集成系統

高校檔案資源信息共享不僅面向學校師生，也需要面向社會。目前，各大學已經開展了信息化建設，一個人的力量有限。在施工過程中肯定會有很多問題。為了自身的發展，每所大學都采用了不同的施工方法，以便更好地滿足學校的應用需求。因此，各大學采用的技術，硬件或軟件平臺所使用的系統不同，形成了信息資源共享的障礙。高校信息資源的共享只能成為自己學校內的資源共享，直接實現信息交互是不現實的。在此背景下，高校整合建立檔案信息集成系統已成為建立豐富系統的檔案信息資源庫，為信息資源共享提供物質基礎的有效途徑之一。

4.4 加強檔案人才建設

高校檔案管理人員的素質直接關系到工作的質量與高校檔案信息管理模式的開展進度。根據筆者的調查，大多數高校檔案管理部門的職員缺乏相應的知識和工作能力。因此，學校方面應該為這些人員開設專門的檔案管理類課程，加強專業技能，幫助他們更好地應對現代信息化檔案管理工作的需求。與此同時，也應該加緊對人才的引進，以高帶低，提高整體人員的工作能力。

5 結束語

綜上所述，在現代化與信息化不斷發展的今天，高校的檔案信息管理模式也在不斷地發生改變，一種新型的、高效的高校信息共享系統正在逐步建立。它能夠更好地對高校信息資源進行整合以便為社會各界人士提供服務。但這種新系統的構建是一個工作量巨大的工程，還需要我們對其不斷地進行理論上的完善和時間上的探索。

參考文獻

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