信息化時代國有企業檔案管理策略的探討

摘要：近年來，很多國有企業檔案管理工作，從傳統的紙質檔案管理逐漸轉變成電子儲存形式，使用信息技術進行檔案管理已經成為主要工作形式。本文對信息化時代國有企業檔案管理工作重要性進行論述，重點闡述管理策略，主要有：提升硬件設施的安全、更新管理理念、提升管理人員素質和完善管理體系，僅供大家參考。

關鍵詞：信息化時代；國有企業；檔案管理策略

引言：

現在市場競爭越來越激烈，企業要想在市場中有長遠的發展，就要提升自身發展水平，其中檔案管理具有重要的作用，和傳統檔案管理工作相比，信息化管理更加便捷和安全，能夠減輕管理人員工作量。檔案管理人員要重視信息化時代下檔案管理的建設，促進企業發展。

一.信息化時代國有企業檔案管理的重要性

首先，我國信息化建設快速發展，電腦和智能手機等設備的普及和辦公軟件的運用，使人們的生活和工作形式有了很大的改變。如今各種自動軟件技術的提升，桌面辦公和電子文件的產生，轉變了傳統的辦公模式。國有企業要想跟上時代的腳步，就要實行檔案的信息化建設，包含檔案信息化管理機制的建立和管理流程的確定。因此，檔案信息化建設是國有企業發展的必然趨勢。其次，很多大型企業都有一套完整的管理機制，整個企業的運行也是依賴管理系統進行工作，其中對檔案的信息化管理也很重要。根據我國對檔案的規定，企業中，無論是紙質檔案還是電子檔案，都要妥善管理。這一規定的推出提升了國有企業對檔案信息化建設的重視程度，辦公自動化的運用是檔案管理的主要手段[1]。最后，檔案管理的信息化建設促使國有企業提高檔案管理工作效率。眾所周知，國有企業是我國經濟建設的支柱產業，檔案管理對企業的發展具有重要作用。在信息技術快速發展的今天，只有將信息化技術融入到整體建設中，才能更好的為企業解決各種問題。

二.信息化時代國有企業檔案管理策略的探討

（一）提升管理人員素質

受信息技術發展的影響，我國各大院校相繼開設檔案管理專業，由此可知，國家和企業對檔案管理工作逐漸重視，對檔案管理專業人才需求增多。檔案管理工作是指為企業重要信息建立完善的服務體系。隨著信息化技術的應用，對檔案管理工作人員工作形式有了更高的要求，不但要熟悉使用網絡，要要具備較高的工作素養，可以快速的從眾多資料中找到需要的信息，并按照一定規律進行整合。另外，信息化時代下的管理人員，不但有服務意識，還要有一定學習能力，可以在網絡中不斷提升自己的專業技能，保證專業技能和科學技術發展相符，更好的為企業服務。因此國有企業要想實現現代信息化檔案管理工作，要不斷加強信息化建設的同時，對管理人員進行培訓，使之有最新服務意識和專業水平，廣泛招聘信息化檔案管理人才，做好人才儲備，提升國有企業檔案管理工作效率。

（二）保證硬件設施的安全

檔案是國有企業發展的重要資源，信息化檔案管理的過程中，要重視信息化系統的安全，其中包括信息安全、工作環境安全和設備安全，保證發生意外情況或者不可控的災難時，檔案信息不丟失。維護人員要對硬件設施進行定期的維護和養護，巡查設備運行情況，對設備運行情況進行詳細的記錄，對即將出現問題的設備或者零件進行更換或者維修，保證硬件的安全運行。對主要服務器和網絡運行情況進行實時的監察，保證及時發現安全隱患，做好機房周邊環境的監控和控制，嚴禁外部人員隨意進入，避免有不懷好意的人進入機房竊取企業重要信息。隨時監測機房內部溫度和濕度的變化，控制溫度和濕度在一定范圍內。

（三）創新檔案管理工作觀念

我國逐漸重視企業檔案管理工作，對一些國有企業檔案管理工作不積極的情況，也在積極采取措施改變。如今，國有企業對檔案管理的重要性有充分的認識，摒棄傳統檔案管理工作觀念，繼承優點，并使用信息化技術進行傳力，和時代發展接軌，主動的學習計算機技術，使用信息化管理手段加強檔案管理。例如，隨著大數據時代背景的發展，國有企業和其他企業的檔案管理數據聯合起來管理，建立一個大型數據信息平臺，企業可以在平臺中進行檔案管理工作，還可以進行企業之間的溝通，查詢資料也更加便捷，并方便檔案管理。雖然國有企業檔案管理工作，短時間內改變管理觀念也難，但是在激烈的市場競爭中，只有跟上時代潮流思想的企業，才能有快速的發展，所以，企業要有創新思維，來迎接更大的挑戰，長久發展下去。

（四）完善管理體系

國有企業檔案管理工作時要按照一定的規章制度進行，不能隨意工作，對于檔案管理工作制度的制定，國有企業要參照其他大型企業或者國外優秀先進經驗，完善和創新管理標準，并嚴格按照制度執行，如果不能按照規章制度工作，不能充分發揮檔案管理的效果，并且工作程序會變得混亂，容易出現問題。另外，制定制度的時候不但要借鑒其他企業經驗，還要按照自身企業的情況，例如企業文化和發展方向等，對企業內部的資源進行整合，建立完整的管理體系，這種形式不但便于日常工作的管理，還便于企業內部其他部門資料的檢索，提升工作效率。因此現在國有企業在信息化時代下要重視檔案管理體系的建立，促進檔案管理工作的長久進行[2]。

結論：

國有企業檔案管理工作，要從源頭上進行改變，引進信息化技術手段，建立實用的信息化檔案管理體系，提升檔案管理服務水平，方便企業員工查詢和使用文件。隨著科學技術的發展，網絡管理對電子檔案的管理產生重要的影響。所以，國有企業要提升信息檔案管理的使用率，推動企業快速發展。

參考文獻：

[1]滕麗.關于我國國有企業檔案管理的現實審視與解決路徑探究[J].辦公室業務，2017（23）：67-68.

[2]袁紅.新形勢下國有企業電子光盤管理的相關問題[J].辦公室業務，2017（20）：186.

作者簡介：姜文蘭（1980.04）女，民族：漢，籍貫：吉林省，研究方向：檔案管理，單位：吉林省琿春市供水公司。