淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理及對(duì)策

時(shí)華維 劉建紅

摘要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)類的管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代的需求，檔案管理的信息化方向日益明顯，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人事檔案的管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，并為機(jī)關(guān)單位人事檔案信息化管理提供了可靠的保證。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；干部人事檔案；信息化管理

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理中，長(zhǎng)期以來，紙質(zhì)類的管理模式始終占據(jù)著一席之地。這種落后的管理模式不僅容易增加管理人員的壓力，同時(shí)也容易造成干部人事檔案管理的疏漏，干部人事檔案無法及時(shí)更新，干部人事檔案無法及時(shí)匯總等問題凸顯。在網(wǎng)絡(luò)化和信息化深入發(fā)展的今天，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理中，積極利用信息化技術(shù)，能夠精準(zhǔn)有效地提升干部人事檔案管理的質(zhì)量和水平。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的做法

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作中，開展信息化管理十分重要，只有這樣才能不斷細(xì)化干部人事檔案的管理水平和效益。機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案信息化建設(shè)是將干部人事檔案引入信息化管理，對(duì)干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部人事檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的電子存儲(chǔ)，便于通過電腦顯示器等方式來調(diào)取需要的檔案信息，減少了人工操作的繁瑣性。

（一）借助信息技術(shù)提升檔案管理的動(dòng)態(tài)性。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理中，實(shí)現(xiàn)信息化管理，應(yīng)該充分借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升干部人事檔案管理工作的信息化程度。借助于信息技術(shù)，能夠?qū)C(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案全面精準(zhǔn)地錄入至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，同時(shí)依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自動(dòng)分類等特色功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案的精細(xì)化和深入化的管理。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在具體的管理中最大的詬病是無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的時(shí)效性和動(dòng)態(tài)性，利用信息技術(shù)，能夠有效彌補(bǔ)這一問題，及時(shí)更新機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部的人事檔案信息，確保人事檔案信息的精確性和時(shí)效性。

（二）注重干部業(yè)績(jī)和工作能力的開放性管理。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理過程中，利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)全面化的管理，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)側(cè)重化的管理。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理中，干部的工作業(yè)績(jī)和工作能力是非常重要的，前者是干部晉升的主要憑證，后者是干部能夠適應(yīng)更高級(jí)別的崗位的主要標(biāo)準(zhǔn)。借助于信息化管理，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理中，能夠精準(zhǔn)化地針對(duì)干部的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行全面管理，將干部的工作成績(jī)、重大表現(xiàn)、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)以及不良記錄等整合起來，便于科學(xué)全面地考核干部。借助于信息化管理，能夠?qū)Ω刹康墓ぷ髂芰?、學(xué)習(xí)情況、學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等進(jìn)行全面的考核。

（三）提升人事檔案管理的服務(wù)性和管理效率。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理中，長(zhǎng)期以來的紙質(zhì)類管理，不僅難以提升管理效率，同時(shí)干部人事檔案的服務(wù)水平有待提升，更遑論基層的公務(wù)員了。特別是在干部調(diào)動(dòng)、離職、出國(guó)等需要辦理人事檔案的調(diào)取和移交等工作時(shí)，落后混亂的管理方法不僅容易造成重要信息的遺漏，甚至還容易造成紙質(zhì)類檔案的丟失。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理中，利用信息化管理方式，能夠有效地提升干部人事檔案管理的服務(wù)性，在干部的入黨、出國(guó)、調(diào)動(dòng)、任免、福利待遇、辦理退（離）和處理歷史遺留問題時(shí)，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，綜合性地提升干部人事檔案管理的效率。

二、如何搞好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案的管理中，實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式，不僅有助于提升檔案管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)也能夠提升政府辦公的效率。主要從以下方面著手：

（一）增強(qiáng)檔案信息化管理保密意識(shí)。干部人事檔案管理的信息化程度，極大地提升了檔案調(diào)取和分享的效率，但與之俱來的是增加了檔案被拷貝、盜取的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在干部人事檔案的信息化管理中，應(yīng)該努力做好保密工作。一方面，檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在，電子檔案的管理人員應(yīng)該不斷提升自身的素質(zhì)和職業(yè)道德，自覺遵守檔案管理的規(guī)章制度，不隨便拷貝和傳輸重要的檔案信息。另一方面，在電子檔案的管理中，管理人員應(yīng)該不斷提升自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)和水平，便于分析與判斷外界登陸和非法訪問。

（二）做好檔案信息化的開發(fā)工作。檔案信息的便捷存儲(chǔ)、及時(shí)化分享等都在很大程度上提升了檔案信息的利用價(jià)值。當(dāng)前信息化檔案的利用工作并沒有得到重視，檔案仍然是“躺”在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的“死”信息。為了提升檔案的利用率，應(yīng)該注重在保密的基準(zhǔn)下，努力提升電子檔案的傳輸和分享等，最大化地提升檔案信息的利用率。

（三）強(qiáng)化檔案信息化管理的法規(guī)建設(shè)。檔案信息化管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段，強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全人事檔案信息化管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案信息化管理工作有章可循。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理是對(duì)實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事人才信息管理工作的社會(huì)化服務(wù)有著非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理的根本變革，不斷提升干部人事檔案開發(fā)利用率，同時(shí)綜合提高檔案管理的水平和質(zhì)量。

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