大數(shù)據(jù)時代下檔案管理探討

張杰

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，海量的數(shù)據(jù)正悄然改變著人們的生活、工作與思維方式，同時也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。檔案管理精細化、準確化要求標準的越來越高，全面增強檔案管理效果已成為當前的首要工作。本文從大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)分析入手，針對性提出了大數(shù)據(jù)時代背景下增強檔案管理效果的相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；探討

大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)管理的一種全新方式，是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與云計算不斷發(fā)展的必然結(jié)果。在進行檔案管理的過程中，其需要處理的數(shù)據(jù)就非常多，且給整個檔案管理效果有著較大的影響。因此，對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進行分析有著較為重要的意義。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)

1.1 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理面臨的機遇

首先，對檔案管理工作“脹庫”問題可有效解決。主要是在電子文件的廣泛普及之下，檔案管理更加便捷，成本更低。特別是可使用大數(shù)據(jù)技術(shù)中云計算技術(shù)，能夠在很大程度上增強對檔案的調(diào)配能力，特別是可根據(jù)檔案具體的處理需求，對于檔案管理所需要的計算資源等實現(xiàn)快速匹配，確保檔案管理工作開展的效率。其次，可在很大程度上增強檔案管理工作的質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，由于受到外界環(huán)境等方面因素的影響，檔案管理面臨的風險較大，特別是火災、等外界因素嚴重影響到檔案管理質(zhì)量，還有隨著檔案存儲時間的變長，會帶來字跡模糊等情況。而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作中的這些問題均可得到較好的解決，多數(shù)情況下僅需要占用少量的存儲空間就可以實現(xiàn)對檔案的高質(zhì)量管理。

1.2 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

首先，檔案的安全問題。確保檔案安全是檔案管理工作的重點。在大數(shù)據(jù)的支持下，人們對檔案的調(diào)用、存儲等方面非常便捷，但是這也可能給不法分析帶來了較大的違法可能性，尤其是一些機密性的檔案，非常容易受到黑客等攻擊，其后果往往非常嚴峻，國家可能因此受到較大的財產(chǎn)損失。其次，檔案管理的技術(shù)挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)中，對于容錯計算較為困難，所包含的算法非常多，特別是當前仍舊沒有一款軟件是可做到百分百可靠，所以，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要是將系統(tǒng)出錯概率控制在一個可接受的范圍內(nèi)。第三，檔案管理人才挑戰(zhàn)。當前大數(shù)據(jù)技術(shù)對于人才綜合素質(zhì)提供了更高要求，但是由于傳統(tǒng)檔案管理體質(zhì)等方面的影響，很多檔案管理人員往往年齡也較大，對于大數(shù)據(jù)這個“新事物”總體的接受較慢，這在一定程度上降低了檔案管理工作開展的綜合效率。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下增強檔案管理效果的相關(guān)對策

2.1 對所有檔案資源進行統(tǒng)一備份

在大數(shù)據(jù)的支持下，可實現(xiàn)對所有資源的高質(zhì)量處理，因此，可實現(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一備份。這對于提升檔案安全性及更為高效的掌控檔案資源。同時，通過統(tǒng)一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內(nèi)實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一共享。這個工作的高質(zhì)量實施，需要科學規(guī)劃與全面的驗證，根據(jù)不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，特別是將檔案管理的效能得到最大的開發(fā)與利用。

2.2 增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當前制約大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理效能有效提升的關(guān)鍵因素就是人才素質(zhì)問題。因此，在新時期應當培育出符合新時期需求的管理人員。在具體實施中，首先需要對檔案管理人員的管理理念進行扭正，特別是一些年齡相對較大的人員，讓其全面認識到當前檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，這對于這些人員更為積極主動的參與到大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的工作是非常重要的。同時，根據(jù)檔案管理工作的具體安排情況，針對性設置檔案管理技術(shù)培訓工作，從而讓檔案管理人員能夠及時有效的掌控好檔案管理效率。

2.3 主動與大數(shù)據(jù)機構(gòu)進行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可從大數(shù)據(jù)機構(gòu)或者公司中將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入，這里主要考慮到，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)所包含的內(nèi)容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，對于其中的開發(fā)環(huán)境等應當適應。在技術(shù)已經(jīng)較為成熟的大數(shù)據(jù)公司中，檔案管理單位可將自身的需求對這些公司進行全面對接，在充分溝通基礎上，了解出自身需要達到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術(shù)，為檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)開發(fā)出針對性的工具，這對于檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)的效能可得到有效提升。此外，檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，還應當增強對大數(shù)據(jù)的監(jiān)管工作，特別是對于其中可能出現(xiàn)的風險信息，應當制定出一定的準入制度，保證技術(shù)使用有較為明晰的制度要求，從而更為高質(zhì)量的使用大數(shù)據(jù)

技術(shù)。

3 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新舉措

在大數(shù)據(jù)時代下，檔案部門應擺脫傳統(tǒng)思維的限制，建設“大檔案”，尤其是隨著大數(shù)據(jù)時代的逐步來臨，更應積極改革與創(chuàng)新，以應對并跟上大數(shù)據(jù)時代步伐。

3.1 以數(shù)字檔案館為載體構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

數(shù)字檔案館的信息不僅涵蓋傳統(tǒng)意義上的館藏檔案資源，而且包括各類現(xiàn)行文件、產(chǎn)品數(shù)據(jù)等。其載體形式包括語音、視頻、圖形、圖像等，形成以檔案信息為核心內(nèi)容的企業(yè)綜合信息資源庫，可有效滿足企業(yè)對各類信息資源的需求，建成海量檔案信息資源存儲中心，這些數(shù)量龐大的檔案資源經(jīng)數(shù)字化技術(shù)處理或電子文件采集歸檔后，進行安全有序存儲，并通過檔案管理平臺，提供網(wǎng)絡化的共享和利用。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案系統(tǒng)中，除了大量的類型繁多檔案數(shù)據(jù)之外，還有海量的用戶行為數(shù)據(jù)，包括瀏覽、點擊、借閱等，用戶行為數(shù)據(jù)也是構(gòu)成檔案大數(shù)據(jù)的重要組成部分，本身的利用價值不亞于檔案本身。

3.2 完善大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)在檔案管理中的運用

為了檔案管理工作在大時代的背景下更進一步的優(yōu)化與發(fā)展，就必須要完善大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)在檔案管理中的應用。這就需要檔案管理部門積極與專業(yè)的具有相應保密資質(zhì)的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司或者機構(gòu)進行合作，在大數(shù)據(jù)公司的技術(shù)支持下，結(jié)合檔案管理部門的實際情況，開發(fā)設計出適合檔案管理部門的大數(shù)據(jù)技術(shù)和工具，來滿足檔案管理部門的發(fā)展需求。在大時代背景下的檔案管理還與云計算、云儲存以及虛擬技術(shù)有關(guān)，因此為了檔案管理更好的發(fā)展，還必須與這些技術(shù)部門進行合作，在大時代背景下的檔案管理中應用到的相關(guān)技術(shù)都可以得到專業(yè)的技術(shù)支援，進而不斷的完善，使得檔案管理工作可以更加有效的、高效的、高質(zhì)量的進行。

3.3 加快檔案管理人員的知識更新

在檔案信息化高速發(fā)展的今天，計算機技術(shù)為檔案管理注入了新鮮的血液，加快了數(shù)字化建設的步伐，作為檔案人員，應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，增強對數(shù)字化管理的重視程度，重點放在數(shù)字化管理和網(wǎng)絡化資源建設上。因此，檔案人員應加強微機學習，努力提高計算機水平。在學習現(xiàn)代化知識中，不斷拓展檔案創(chuàng)新的新局面，形成一個既能全面了解檔案理論知識，又能熟練掌握計算機操作技術(shù)的復合型檔案管理人才的發(fā)展格局。除外，要加強檔案硬件及網(wǎng)絡基礎設施建設，為檔案管理人員創(chuàng)造出良好的外部環(huán)境，培養(yǎng)出一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍。

4 結(jié)語

綜上分析，在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)與機遇是并存的，因此，檔案管理技術(shù)人員在具體的工作中，應當認識到當前大數(shù)據(jù)給自身工作所帶來的影響，并從自身工作實際情況出發(fā)，采取針對性措施使大數(shù)據(jù)為自身服務，增強自身管理效果。

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