檔案信息化建設(shè)工作淺析

李雅覃

摘要文化產(chǎn)業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)支柱性產(chǎn)業(yè)，作為這一支柱產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，檔案是人們認(rèn)識(shí)和把握規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)的發(fā)展與國家各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展緊密相連。

關(guān)鍵詞檔案管理 信息化建設(shè) 企業(yè)管理

檔案是人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文件資料，是伴隨著人類的實(shí)踐活動(dòng)產(chǎn)生的，具有極強(qiáng)的社會(huì)實(shí)踐性。面對信息化時(shí)代日新月異的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著不斷的挑戰(zhàn)，在信息化環(huán)境下，檔案管理模式的變革是刻不容緩。

一、檔案室信息建設(shè)工作必要性

電子文件是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、電子設(shè)備的廣泛使用應(yīng)運(yùn)而生，電子信息是人工不可識(shí)讀的記錄符號一數(shù)字代碼，需要通過計(jì)算機(jī)特定程序使之還原為輸入前狀態(tài)，人工才能識(shí)讀，信息的非人工識(shí)讀性要求檔案管理的方式必須作出相應(yīng)的改革，重新定位管理模式，建立數(shù)字化的檔案管理體系是面臨的主要問題。

檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性信息工程。國家“十五計(jì)劃”至“十一五計(jì)劃”，檔案網(wǎng)站建設(shè)如雨后春筍地發(fā)展起來。建立檔案網(wǎng)站可以充分發(fā)揮知識(shí)信息資源的整體優(yōu)勢是信息數(shù)字時(shí)代的要求。檔案館網(wǎng)站間可相互提供縱向橫向交錯(cuò)查閱信息功能又有效地提高了館藏資源的利用率，資源互補(bǔ)。發(fā)揮信息應(yīng)有的作用是信息化建設(shè)的目的，也是信息服務(wù)方式的變革，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提高檔案工作在信息社會(huì)中的作用和地位。

二、基層企業(yè)檔案室信息建設(shè)工作對策

1.積極爭取，提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度。檔案設(shè)備一次性投人大、不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益等給檔案工作打上了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的標(biāo)簽，造成目前檔案管理工作在企業(yè)的地位普遍較低。作為一項(xiàng)需長期建設(shè)與發(fā)展的“記憶工程”，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是企業(yè)檔案工作良性運(yùn)行的關(guān)鍵。

2.轉(zhuǎn)變管理機(jī)制。時(shí)效性是數(shù)字化信息時(shí)代最顯著的特征。檔案管理人員必須注入“時(shí)間就是效益”思想意識(shí)。信息爆炸時(shí)代，如何讓檔案工作盡可能快速地由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，改變現(xiàn)有傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制需要投入大量時(shí)間和精力。

3.加強(qiáng)企業(yè)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。在一定區(qū)域范圍內(nèi)統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息傳輸工作在摸索中進(jìn)行，檔案信息化建設(shè)意識(shí)在企業(yè)中不斷加深。同時(shí)也面臨一些問題，一是由于小專業(yè)受限，領(lǐng)導(dǎo)重視不足，企業(yè)檔案人員以兼職為主，檔案管理門類眾多，檔案人員的業(yè)務(wù)曉而不精，檔案管理形同虛設(shè)。二是由于崗位設(shè)置等諸多因素，檔案人員接受繼續(xù)教育受限，檔案信息化管理水平薄弱。三是為適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員不僅需要做好檔案實(shí)體工作，在計(jì)算機(jī)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)適用方面也需要做不同程度的了解，檔案人員必須向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變。“以人為本”加大檔案人員各項(xiàng)培訓(xùn)力度、增進(jìn)技術(shù)交流，是改善檔案管理工作的根本舉措。

4.處理好檔案信息利用與服務(wù)的矛盾。檔案的歸宿在于利用。隨著科技的發(fā)展，檔案工作改變了重保輕用管理機(jī)制，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，最大范圍的提供利用，最小范圍的保密將是必然的。要本著“誰公布，誰負(fù)責(zé)”原則，在信息利用與公布的過程中，把握原則，嚴(yán)格審核。強(qiáng)調(diào)檔案工作的政策性與必要的開放性的有機(jī)結(jié)合。要適應(yīng)信息數(shù)字時(shí)代的要求，轉(zhuǎn)換視角，改革檔案管理方式，建立現(xiàn)代化的檔案利用模式。

三、建立檔案信息化建設(shè)的保障體系

檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期性的信息工程，它是我國檔案工作的一項(xiàng)重大舉措。要保證這一建設(shè)的順利進(jìn)行與開展，需建立有力的保障體系來保障檔案信息建設(shè)工程的有序性、健康發(fā)展。

1.完善檔案信息建設(shè)相關(guān)法律、法規(guī)。檔案信息數(shù)字化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)信息交換和資源共享的根本保證。由于檔案載體和檔案提供利用的方式發(fā)生了變化，檔案管理工作必須在符合實(shí)際需要的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步定完善法律、法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的安全維護(hù)也是信息領(lǐng)域要面對的難點(diǎn)。由于檔案的特殊性質(zhì)，對于公開與不公開的檔案如何設(shè)置防護(hù)措施，是保障檔案信息安全的關(guān)鍵。在目前的工作與技術(shù)條件下，提前預(yù)防、定期備份是重要的保障措施。

2.加大對檔案信息建設(shè)工作的資金投入。檔案信息化建設(shè)的基本保障與實(shí)現(xiàn)的先決條件是必要的資金保障。在信息數(shù)字時(shí)代，軟硬件環(huán)境的不斷更新?lián)Q代，技術(shù)手段對設(shè)備依賴等因素決定了要改變檔案工作現(xiàn)狀必要的管理資金的投入是必不可少的。

就當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作來看，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的整體推進(jìn)和穩(wěn)定發(fā)展需要秩序漸進(jìn)，合理利用資源，發(fā)揮整體優(yōu)勢，秉承現(xiàn)實(shí)而積極的態(tài)度，建立適應(yīng)企業(yè)特點(diǎn)的信息化工作新體系。