國有企業(yè)合同全生命周期管理模式研究

位潔 劉亮杰 徐云松 王云勝

[摘 要] 本文根據(jù)實踐經(jīng)驗，研究國有企業(yè)如何推行合同全生命周期管理，從防范法律風(fēng)險、合規(guī)運行、財務(wù)管理等角度，分析了合同全生命周期管理重要作用，研究如何劃分合同全生命周期的起點與終點，并就如何推行這一全新的管理模式，提出強化制度流程、信息平臺、考核監(jiān)督、隊伍建設(shè)四項支撐，確保合同全生命周期管理落地執(zhí)行。

[關(guān)鍵詞] 國有企業(yè)；合同；周期管理

合同是企業(yè)從事民商事行為的書面憑證，直接影響到企業(yè)權(quán)利義務(wù)的承擔(dān)，決定了企業(yè)在其可控范圍內(nèi)能否有效保障其自身合法權(quán)益。合同管理作為企業(yè)的一項重要基礎(chǔ)管理工作，對企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展有著關(guān)鍵作用。近年來，越來越多的企業(yè)開始改變只注重合同簽訂審查的管理方式，逐步探索對合同準備、起草、審查、簽訂、履行、歸檔整個生命周期的管理。但由于每個企業(yè)采取的措施不同，管控效果也千差萬別。筆者根據(jù)所在企業(yè)的實踐情況，認為推行合同全生命周期管理，關(guān)鍵要做到以下幾點。

1 充分認識合同全生命周期管理的重要作用

合同全生命周期管理對企業(yè)風(fēng)險防控、內(nèi)控管理和財務(wù)管理等多方面有著重要作用。

1.1 防范企業(yè)法律風(fēng)險的重要手段

多數(shù)企業(yè)將合同管理的重點放在了簽訂審查環(huán)節(jié)，對于之后合同履行等情況常常缺少過程管控。事實上，諸多合同糾紛都是產(chǎn)生在合同履行環(huán)節(jié)，如對方提供貨物不符合采購合同，承辦部門拒絕付款；承辦部門沒按合同約定返還工程質(zhì)量保證金等。如果對合同履行過程加強管控，及早發(fā)現(xiàn)合同履行異常，法務(wù)部門及其他相關(guān)職能部門可及時給予指導(dǎo)意見，比如，如何保留對方不履行合同義務(wù)的有效證據(jù)，提醒承辦部門按時返還質(zhì)量保證金等，有效預(yù)防合同糾紛敗訴發(fā)生。

1.2 促使企業(yè)合規(guī)運行的重要保障

在企業(yè)實際運行管理中，容易出現(xiàn)合同倒簽、補簽，即先履行權(quán)利義務(wù)再簽合同或者履行權(quán)力義務(wù)過程中補簽合同。雖然從法律層面來說，可能不會影響合同本身法律效力。但從企業(yè)內(nèi)控角度來說是存在合規(guī)風(fēng)險的。特別是對于國有企業(yè)，采購、投資、國有資產(chǎn)處置等合同都需要經(jīng)過特定流程。比如采購類合同，必須要經(jīng)過招標、詢價或其他類型的采購程序，而對于一些電梯維保、物業(yè)保安等不能間斷的服務(wù)類項目，如果到期后無法及時確認服務(wù)商并簽訂合同，可能會影響企業(yè)日常經(jīng)營。如果為保證服務(wù)不斷檔，則勢必要倒簽、補簽合同，存在內(nèi)控合規(guī)風(fēng)險，甚至可能產(chǎn)生法律風(fēng)險。如果采取合同全生命周期管理，及時發(fā)現(xiàn)梳理臨近到期合同，提醒督促承辦部門按照流程辦理新合同簽訂，可有效提升企業(yè)合規(guī)運營水平。

1.3 為財務(wù)資金管理提供重要支撐

筆者所在企業(yè)的主營業(yè)務(wù)模式較為特殊，卷煙銷售合同不存在資金回收風(fēng)險。但對于國有資產(chǎn)處置類的合同，比如自有閑置房產(chǎn)出租，可能會面臨資金回收不及時的風(fēng)險。因此，我們通過開展全生命周期管理，督促承辦部門及時催收租金，避免因為經(jīng)辦人更換、管理疏忽等原因造成國有資產(chǎn)的流失，同時加強臨近到期合同的提醒，督促承辦部門續(xù)簽合同，縮短新舊合同間隔，保證國有資產(chǎn)的處置收益。

在推行合同全生命周期的過程中，我們必須要結(jié)合日常工作的實際案例，將上述重要意義向管理層、職能部門和全體員工充分闡述，從上到下得到充分的重視和認可，才能為此項工作的全面推行落地凝聚思想共識，從而激發(fā)全員參與的主動性和積極性。

2 準確把握合同全生命周期的“起點”與“終點”

合同全生命周期管理的核心在于合同過程化管理的完整性，關(guān)鍵看是否覆蓋了合同從孕育到結(jié)束的整個過程。因此，管理起點與終點的劃定至關(guān)重要，直接決定了生命周期是否完整，管理是否能取得預(yù)期效果。

2.1 合同全生命周期管理的“起點”

過早地介入合同管理，會加大企業(yè)的管理成本；過晚的介入，會增大企業(yè)風(fēng)險，甚至直接導(dǎo)致企業(yè)的重大損失。很多企業(yè)往往將項目的談判作為合同管理介入的起點，對于國有企業(yè)來說，特別是采購合同，起始點應(yīng)劃定在合同起草、談判之前的采購需求文件起草階段。比如招投標項目的招標文件，法務(wù)、財務(wù)、審計等相關(guān)職能部門需要嚴格把。因為招標文件具有一定法律效力，而且根據(jù)《招標投標法》等法律法規(guī)，招標文件的主要條款必須與合同文本一致，所以，要將招標文件審核作為合同文本的預(yù)審，對其嚴格把關(guān)。即使沒有選擇公開招標的方式，采用詢價、單一來源的方式，內(nèi)控管理嚴格的國有企業(yè)也會要求采購文件的主要內(nèi)容與合同文本一致，因此在采購文件審查環(huán)節(jié)，法務(wù)及相關(guān)職能部門必須嚴格把關(guān)，為合同文本的起草奠定堅實基礎(chǔ)。

2.2 合同全生命周期管理的“終點”

我們往往將合同履行完畢相關(guān)材料的歸檔作為合同管理的終結(jié)點。但在實踐中，常出現(xiàn)兩類問題：一是承辦部門對終結(jié)點的界定有誤差。有的采購類合同標的物交付和價款收支已結(jié)束，承辦部門認為該合同已經(jīng)履行完結(jié)，但是合同約定標的物免費維修服務(wù)沒到期，這種情況下，應(yīng)將該合同作為履行中的合同繼續(xù)跟蹤管理。二是對于維保、物業(yè)等連續(xù)性的服務(wù)類合同和租賃類合同，履行結(jié)束后如果沒有及時驗證新合同的續(xù)簽，容易出現(xiàn)斷檔。因此履行完畢后還應(yīng)追加一步驗證工作，判斷是否需要續(xù)簽、需要續(xù)簽的是否已辦理續(xù)簽，確有遺漏盡快辦理，盡可能保證服務(wù)和租期的延續(xù)。

3 強化“四項支撐”，確保合同全生命周期管理落地

推動合同全生命周期管理落地執(zhí)行會遇到諸多困難，比如如何梳理流程、厘清職責(zé)；如何準確掌握合同履行進度；承辦部門作為合同的具體執(zhí)行者能否盡到管理職責(zé)等。筆者認為解決管理中的難題，關(guān)鍵要強化以下四項支撐：

3.1 制度流程的支撐

制度流程是企業(yè)運行的內(nèi)部法則。要實現(xiàn)合同全生命周期管理，那工作流程就必須覆蓋整個周期。制度文件要應(yīng)厘清法務(wù)等職能部門職責(zé)，明確承辦部門作為具體執(zhí)行者的主要責(zé)任，對合同的整個周期負責(zé)。梳理流程時，應(yīng)重點關(guān)注合同履行環(huán)節(jié)，建立合同履行信息上報收集機制，全面了解合同履行狀態(tài)；建立合同定期檢查評估的機制，及時發(fā)現(xiàn)合同履行存在的問題；建立合同檔案的整理和交接機制，保證合同檔案的妥善保管。

3.2 信息平臺的支撐

合同的一個完整生命周期涉及諸多流程環(huán)節(jié)，產(chǎn)生大量文件及信息流，如通過單純手工的歸檔整理，勢必會影響效率提升，且易產(chǎn)生檔案丟失等風(fēng)險。因此信息化平臺建設(shè)顯得尤為重要。應(yīng)搭建合同信息化管理模塊，實現(xiàn)合同起草、合同審查、合同掃描上傳、履行信息記錄、合同結(jié)項等整個過程的信息化流轉(zhuǎn)，設(shè)計到期自動提醒、風(fēng)險預(yù)警信息發(fā)送等功能，實施過程化管控。通過合同管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累沉淀，還可整理分析數(shù)據(jù)，為企業(yè)經(jīng)營決策提供參考依據(jù)。

3.3 考核監(jiān)督的支撐

沒有考核監(jiān)督難以檢驗和保證工作效果。對于合同全生命周期管理而言，考核和監(jiān)督應(yīng)當(dāng)是覆蓋審查、簽訂、履行、歸檔全過程的。在制定考核標準時，應(yīng)針對各環(huán)節(jié)的重要程度，分類分級設(shè)置考核標準，對于關(guān)鍵環(huán)節(jié)，比如合同履行信息是否及時上報、合同價款是否及時收付等問題，建立明確的考核標準和機制，督促承辦部門履行合同管理職責(zé)。定期開展合同管理檢查，檢驗評價承辦部門的合同管理情況，通過評先樹優(yōu)、鞭策后進，促使整體水平的提升。

3.4 強化隊伍建設(shè)的支撐

合同管理最終要落實到每個承辦人。應(yīng)建立企業(yè)合同管理員隊伍，確保每個承辦部門有具體人員負責(zé)合同管理，組織協(xié)調(diào)本部門合同承辦人開展具體工作。不斷加強隊伍建設(shè)，通過培訓(xùn)、會議、現(xiàn)場檢查指導(dǎo)等方式，講解合同全生命周期管理常見問題，提升合同法律風(fēng)險防范能力，使全體干部職工成為合同全生命周期管理的執(zhí)行者和推動者，促使這一管理模式全面落地，促使企業(yè)整體合同管理水平提升。

參考文獻：

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