高校固定資產管理過程中信息化技術的應用研究

崔 莎

（天津職業大學 國有資產管理處，天津 300410）

1 高校固定資產管理的內容

1.1 高校固定資產的定義

高校固定資產需滿足三點：一是使用年限需在一年以上；二是單位價值在規定標準以上，通常一般設備為500元，專用設備為800元；三是在使用過程中仍能保持原有物質形態。天津職業大學固定資產錄入的標準是單價在1000元以上，對于單價不足 1000元的但是能長久使用的設備，錄入低值耐用庫進行管理。在固定資產核算和管理層面上可分為：房屋及構筑物、通用設備、專用設備、文物與陳列品、圖書和檔案、家裝用具及動植物等六大類。與企業相比，高校固定資產總值較大，部分固定資產專用性較強，且多數為大型精密儀器設備。此外，因學校的院系設置較多，需根據不同院系要求配備不同的儀器設備，導致儀器種類繁多，因此，做好高校的固定資產管理是一項困難和艱巨的工作。

1.2 高校固定資產管理的意義

高校固定資產作為國有資產的重要組成部分，是高校作為獨立法人落實辦學自主權的保障，也是衡量一所高校辦學規模的硬件條件和顯性指標，決定著高校教育發展的水平。其中，高校固定資產內部調控不僅是建立健全高校內部控制體系建設的重要手段，更是高校管理層面內部控制的重點內容。完善高校資產內部控制，是高校實行會計電算化管理新要求的重要體現，也是全面完整反映高校資產總量和結構的重要保證，為高校教學、科研及行政能力提供重要保障。

高校固定資產管理涉及固定資產最初的使用、使用過程的維護及后期的處置等各個環節。其意義主要表現在以下兩點：①各學院的實訓中心、多媒體教室、食堂、圖書館及體育館等是高校進行科學研究的保障，也是維持高校正常教學的基礎條件，任何一設備出現故障都會影響整個教學活動及行政活動，可見，缺乏完善的高校固定資產管理系統就無法確保教學工作順利開展；②高校固定資產作為國有資產的重要組成部分，如果缺乏有效系統的管理方法勢必會導致國有資產大量流失。因此，必須對高校固定資產管理給予高度重視，加強對各個環節的監督。

2 信息化的內涵及其在高校固定資產管理中的作用

2.1 信息化的內涵

固定資產信息化管理是將信息化技術應用到固定資產管理工作中，借助發達、便捷的信息平臺，實現信息共享，方便用戶及時快捷查詢信息，能夠及時反映固定資產的變化情況，提高固定資產管理的效率，使固定資產管理工作更加高效。

高校固定資產和企業固定資產相比，種類更多，儀器類型更精密復雜，一些專用設備價值較大，因此有必要在高校固定資產管理中引入信息化技術。計算機與互聯網的有機結合，有效公開了固定資產的驗收、錄入、調撥與處置等信息，進一步提高了固定資產增減、清查等一系列工作的效率，也體現了處理結果的時效性和準確性，簡化了工作程序。

2.2 信息化在天津職業大學固定資產管理中的作用

天津職業大學使用的是北京化工大學開發的固定資產管理軟件，本系統主要用于高等院校儀器設備的日常管理。使用的數據項既能完成本單位儀器設備管理工作的需要，還滿足教育部上報數據要求。用戶可調用該程序從本系統提供的數據中經過篩選形成上報數據。

該平臺中的各系統可以根據高校資產管理需求能分能合，使高校國有資產管理業務更加規范化、網絡化，建立“財務部門—資產管理部門—資產使用部門”三級管理平臺，滿足不同層次的管理需要。同時，該平臺涵蓋各項管理內容，即資產配置、使用、處置、收益、清查與統計等；以技術手段規范資產管理行為，控制資產運營風險，防止國有資產流失；簡化審批程序，提高工作效率，降低管理成本，實現無紙化辦公。

天津職業大學將信息化引入固定資產管理的日常工作中，它的具體作用有以下幾點。

2.2.1 實現了固定資產實時化管理

天津職業大學的校級資產管理員把每一筆固定資產增減變動情況及時錄入數據庫，數據庫能夠及時準確地反映出資產增減情況，保證天津職業大學的資產賬目清晰、公開。固定資產實現信息化管理后，資產數據可以與財務系統數據實現對接，校級資產管理員可以從煩瑣的對賬程序中解脫出來，把更多精力放在學校資產信息的日常管理上，節省了大量的人力、物力，避免了人力操作的一些弊端。

2.2.2 實現了固定資產智能化管理

運用資產信息管理系統可實現數據自動的統計、對比、警告，并能為高校有效的調度、合理配置資源起到提示的作用。

實現了資產信息化后，校級資產管理員可隨時調出各院系部的固定資產數據，對數據及時進行統計、對比，并能以這些信息為基礎實現資產的內部調配，方便國資處根據現有的固定資產進行下一步的采購配置，實現固定資產資源的全面整合，真正做到物盡其用。同時，將資源優先分配到最需要的部門，避免儀器設備處于閑置狀態。

2.2.3 確保資產清查規范化進行

從實物管理角度對單位實際擁有的固定資產進行實物清查，同時還要跟固定資產賬務進行核對，確定盤盈、盤虧、毀損、報廢的資產，這一過程為固定資產清查。

天津職業大學資產負責人依據固定資產管理軟件導出的最新資產數據，到各院系部、各職能處室進行實物核查，由于在資產管理系統中已有設備的使用狀態、領用人、存放地點等信息，資產主管部門可提前用條碼打印機打出資產標簽，并且攜帶條碼掃描槍，在二級資產管理員的陪同下，跟每位清查人現場掃描已清查的正常資產。如果實地檢查發現資產現狀與登記的狀態有出入，應以實際情況為準現場及時修改。

此舉既提高了工作效率，保證了資產清查的規范進行，還將資產清查的信息及時通過網絡反饋給各二級部門，使各部門實時掌握資產動態情況，共同監管資產管理過程。

3 固定資產管理信息化實施內容

隨著網絡技術的發展和會計電算化的應用，在固定資產管理中引入信息化是以后發展的趨勢。為了更好地建立全校固定資產管理信息網絡系統，對固定資產從計劃、采購、驗收、使用、調撥到處置整個周期實行動態管理，全面掌握固定資產的狀態，首先應該明確固定資產管理信息化的保障條件、目的。

3.1 固定資產管理信息化的保障

3.1.1 領導層重視

固定資產管理工作看似程序化，實際工作起來內容復雜，任務重，除了需要資產管理人員足夠用心之外，高校管理層面的重視是推進網絡化進程必不可少的力量。高校在實施固定資產管理信息化建設進程中，資產管理員應及時向主管領導匯報工作進展，把工作中碰到的難題和資產使用人的實際需求告訴領導，以此保障信息化技術在固定資產管理中正確發揮作用。

3.1.2 學校提供網絡技術支持

固定資產管理信息化離不開網絡軟件、電腦等硬件的支持，天津職業大學建立了校園局域網，為固定資產管理信息化實施創造了有利條件。天津職業大學選用的是北京化工大學開發的資產管理軟件，一般只需一臺服務器安裝系統數據庫即可滿足需求。

3.1.3 工作人員熟練掌握工作內容

高校國資處采購崗、資產驗收崗、資產日常管理崗要相互配合，要熟練規范地掌握固定資產的采購計劃及審批、驗收入庫、日常設備的管理、維修及使用、資產清查核實等方面的工作，這樣才能及時升級資產管理軟件，更好地管理固定資產，更貼心地為全校師生服務。

3.2 實施固定資產管理信息化的目的

3.2.1 實施固定資產信息化管理，解決數據處理不同步問題

天津職業大學固定資產的日常管理工作由國資處負責，固定資產的報賬工作由財務處負責，每月國資處和財務處要核對新增的固定資產賬。由于高校的財務系統是內部端口，此項工作只能在內部局域網進行，給每月的對賬工作帶來一定局限。實施信息化后，高校每位工作人員都可以有自己的賬號、登錄密碼，在后臺對不同的人員設置不同的權限，使人人都能登錄系統，解決數據處理的不同步問題。

3.2.2 實施固定資產信息化管理，可長期保留資產信息

資產系統軟件里必須保留每臺設備的儀器編號、型號、規格、廠家、購置日期、領用人、存放地點及單據號等信息，并且長久保持這些信息，記錄下每次的變動情況。

3.2.3 實施固定資產信息化管理，要優化報表輸出的功能

實施固定資產網絡化管理，要配合每年度的實驗室數據統計上報工作以及各類報表的輸出功能。明細表主要提供兩種明細賬目，一是分戶賬（用于最低層單位），二是總賬（用于除最低層單位以外的其他上一級單位）。例如：一個單位有三級管理即校、院、系、室，如果打印室級單位報表則用分戶賬輸出，若打印院級單位報表則采用總賬輸出。

4 結 語

大力推廣信息化技術在固定資產管理中的應用，將大大加快目前的高校固定資產管理進程。其中，既要改進現有的管理方式和技術條件，還要充分了解本校的辦學特點和實際情況，制定一套適合本校特點的資產管理系統。這對提升一所高校辦學管理水平、增強核心競爭力有著重要意義。

主要參考文獻

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