基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

李沁玲

（衡陽(yáng)北方光電信息技術(shù)有限公司 公司辦綜合檔案室，湖南 衡陽(yáng) 421001）

0 引 言

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為許多行業(yè)領(lǐng)域中的實(shí)用工具，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)。在企業(yè)檔案管理工作的實(shí)踐中，傳統(tǒng)檔案管理模式存在諸多的缺陷和問(wèn)題，而檔案管理是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)非常基礎(chǔ)性的工作，因此這些問(wèn)題如果不能及時(shí)解決，將成為制約企業(yè)發(fā)展的主要障礙。信息化建設(shè)對(duì)于提升檔案管理質(zhì)量具有非常明顯的作用，所以，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，也是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的主要方向。

1 企業(yè)檔案管理信息化過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

在分析基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)之前，有必要對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，這樣才能更好地開(kāi)展信息化建設(shè)工作。

1.1 檔案管理模式陳舊，信息化程度較低

信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來(lái)了全新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理工作也是如此，目前檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理工作急需解決的重要問(wèn)題。但是從當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作來(lái)看，信息化程度較低，并不是所有單位都應(yīng)用了信息化，許多單位還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費(fèi)了大量的人工成本和時(shí)間成本，而且在檔案管理提檔升級(jí)的過(guò)程中也無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，造成檔案管理水平一直處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，影響了企業(yè)檔案管理的整體工作效率，這是當(dāng)前企業(yè)檔案管理過(guò)程中面臨的主要問(wèn)題。

1.2 對(duì)于檔案管理工作不夠重視

一直以來(lái)，檔案管理工作都沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)也是如此。許多企業(yè)的檔案管理人員都認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，并不是企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中的核心工作，因此在工作中出現(xiàn)十分散漫的狀態(tài)，不認(rèn)真對(duì)待檔案工作的現(xiàn)象也是屢見(jiàn)不鮮。另外，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也存在不重視檔案管理工作的現(xiàn)象，甚至一些單位都沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作的人員，而僅僅是一些兼職人員。這些人在管理工作中缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，無(wú)法進(jìn)行有效管理。可以說(shuō)，對(duì)于檔案管理工作不重視是影響企業(yè)檔案管理水平的重要因素。

1.3 沒(méi)有形成完善的檔案管理機(jī)制

除了以上兩個(gè)突出問(wèn)題之外，制約企業(yè)檔案管理質(zhì)量提升的還有一個(gè)主要問(wèn)題，那就是絕大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有形成完善的檔案管理機(jī)制。在企業(yè)檔案管理工作中，由于管理觀念落后，并且對(duì)于檔案工作的重視程度不夠，因此有部分企業(yè)尚未制定完善的檔案管理工作制度，沒(méi)有科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作流程，實(shí)際工作中一直處于較為隨意的狀態(tài)。有些企業(yè)即使制定了相關(guān)管理制度，但是其中絕大部分都是照搬其他單位的條文，沒(méi)有結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)，缺乏針對(duì)性和可操作性，沒(méi)有實(shí)際指導(dǎo)意義，缺乏完善的檔案管理機(jī)制。

2 基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

從以上的論述中可以看到，在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中還存在一些問(wèn)題和缺陷，要想使企業(yè)在未來(lái)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中不斷提升競(jìng)爭(zhēng)力，高質(zhì)量的檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量是必不可少的關(guān)鍵因素。因此，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該積極認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并且及時(shí)采取一系列行之有效的措施，解決制約檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的突出問(wèn)題，提升檔案管理效率。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)可以通過(guò)以下幾種策略提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

2.1 優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高從業(yè)人員的信息化能力

在企業(yè)檔案管理實(shí)踐中，制約管理工作質(zhì)量提升的一個(gè)主要原因就是管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，欠缺一定的大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力。因此，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，也是構(gòu)建和優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式、提升檔案管理信息化程度的重要環(huán)節(jié)。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員除了應(yīng)該具備一定的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該掌握一定的大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)和信息化管理能力，這樣才能在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化，加快檔案管理信息化進(jìn)程。有條件的企業(yè)可以聘請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家學(xué)者，對(duì)檔案管理人員開(kāi)展定期或者不定期的培訓(xùn)，讓檔案管理人員不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)會(huì)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理信息化水平的能力，從而提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，為優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式、提升檔案管理信息化水平創(chuàng)造良好的前提條件。

2.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理制度建設(shè)

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)管理的過(guò)程中，影響管理質(zhì)量的另外一個(gè)主要因素就是缺乏健全、完善的管理依據(jù)。因此，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該積極重視，并且及時(shí)采取有效措施，制定檔案信息化建設(shè)和管理方面的法律法規(guī)，從而為企業(yè)檔案管理提供充足的法律依據(jù)，也可以在一定程度上規(guī)范管理工作流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供良好的法律基礎(chǔ)。在此過(guò)程中，企業(yè)也應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理信息化工作的實(shí)際，在符合相關(guān)法規(guī)的前提下，制定適合本企業(yè)實(shí)際情況的檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)針對(duì)其中存在的問(wèn)題和缺陷，完善信息化工作流程，并且在檔案管理過(guò)程中嚴(yán)格按照法律規(guī)范執(zhí)行，包括企業(yè)檔案管理、材料的使用、檔案的核對(duì)和調(diào)用等。在執(zhí)行過(guò)程中，如果一旦發(fā)現(xiàn)制度中存在問(wèn)題或者有與實(shí)際工作不符的情況，企業(yè)應(yīng)該及時(shí)對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，以確保檔案管理制度的規(guī)范性。

2.3 完善檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為信息化建設(shè)提供良好的前提條件

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，信息化已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢(shì)，因此，為了有效提升企業(yè)檔案管理信息化水平，應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，提升信息化管理水平。由于在之前的工作實(shí)踐中，受傳統(tǒng)檔案管理觀念的不利影響，對(duì)企業(yè)檔案管理工作不夠重視，因此相關(guān)的工作設(shè)備也十分陳舊，根本無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代檔案信息化建設(shè)工作的需要。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該專(zhuān)門(mén)撥付一部分資金，對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過(guò)渡升級(jí)到信息化管理模式，從而能夠有效提升企業(yè)的檔案管理質(zhì)量，在此過(guò)程中也能為企業(yè)節(jié)省大量的人力和時(shí)間成本，從而有利于更好地投入到其他工作之中，為企業(yè)更好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.4 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化程度高度發(fā)展的情況下，企業(yè)檔案管理過(guò)程中缺乏完善的管理模式和檔案工作機(jī)制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問(wèn)題之一。因此，企業(yè)應(yīng)該在充分認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實(shí)際特點(diǎn)，積極構(gòu)建和完善檔案管理工作機(jī)制。在具體的工作實(shí)踐中，企業(yè)應(yīng)該及時(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化工作的重要性，并積極建立完善的檔案管理信息化工作機(jī)制，規(guī)范企業(yè)檔案管理流程，將檔案管理信息化建設(shè)納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略之中。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，并不斷完善企業(yè)檔案信息化工作程序，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘其中存在的問(wèn)題和缺陷，并及時(shí)予以改進(jìn)，不斷提升企業(yè)檔案管理信息化工作的整體質(zhì)量。

2.5 完善企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)架

檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)是檔案管理信息化過(guò)程的主要發(fā)展方向，作為一種科技水平較高的檔案信息化管理模式，信息系統(tǒng)架構(gòu)對(duì)于降低企業(yè)檔案管理成本，加強(qiáng)企業(yè)檔案、資料、文檔以及圖紙應(yīng)用過(guò)程中的有效監(jiān)督，都具有非常明顯的作用，因此，企業(yè)應(yīng)該積極完善檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)架。在建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該在檔案多級(jí)目錄設(shè)定、文檔存儲(chǔ)以及信息集成方面多下功夫，具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)應(yīng)該積極采用有效形式，提升檔案錄入效率，減少人工成本，在此基礎(chǔ)上，建立完善的檔案管理交互模式，使管理者能夠在信息系統(tǒng)構(gòu)架中及時(shí)查看檔案的查閱和審批情況，提升管理效率，減少資源浪費(fèi)。同時(shí)，在公共云平臺(tái)上搭建檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的協(xié)同管理效率，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，建立前端應(yīng)用集群，方便人們查閱和在線預(yù)覽。這樣不僅能夠有效提升檔案管理信息化水平，而且可以為企業(yè)今后的發(fā)展創(chuàng)造良好的前提條件。

3 結(jié) 語(yǔ)

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于改變傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式，提升企業(yè)檔案管理工作的整體效率，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展，都具有十分積極的作用。因此，在檔案管理工作實(shí)踐中，企業(yè)應(yīng)該充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，并且將其應(yīng)用到檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)信息化建設(shè)方式，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而為提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平創(chuàng)造良好的前提條件。

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