高校干部人事檔案數字化建設問題研究

紀華恩

（廈門華廈學院，福建 廈門 361024）

高校各項工作都受到了互聯網快速發展所帶來的巨大影響，當然，高校干部人事檔案管理工作也不能例外。網絡化、信息化與數字化發展已經成為人事檔案管理工作發展的必然趨勢，對學校發展也起著至關重要的推動作用，因此應該受到廣發重視并得到積極落實。但是因為高校工作千頭萬緒，管理者們往往重視教學、學生工作以及其他管理工作的數字化建設，而忽視了對干部人事檔案數字建設。而學術界的研究往往也只注重學校總體檔案的信息化研究，而對關系高校現代大學治理的干部人事檔案數字化建設則并未給予足夠的重視。因此，探討高校干部人事檔案的數字化建設具有非常重要的現實意義與學術價值。筆者在解讀加強高校干部人事檔案數字化建設原因的基礎上，分析高校干部人事檔案數字化建設存在的問題及影響，并提出適應信息化建設新常態的對策，不斷加強高校干部人事檔案數字化建設。

1 加強高校干部人事檔案數字化建設的原因

干部人事檔案是高校人事管理系統的重要資源，也是高校干部成長發展的記錄，還是高校管理信息化建設與管理效能提升的重要支撐，因此必須加強干部人事檔案管理工作。

1.1 高等教育信息化發展的需要

當今時代，高等教育信息化已經成為高校發展的重要趨勢，也成為高校發展的重要任務、重要課題。要完成高等教育信息化建設的任務，需要做很多的工作，包括各種檔案的信息化建設、教學工作的信息化、學生工作信息化建設、科研工作的信息化建設、圖書館工作的信息化以及學校校園網絡的建設等。其中，高校干部隊伍人事檔案的建設作為高校檔案信息化建設的重要部分，關乎高校治理、改革發展，關乎自然，關乎高等教育信息化建設。因此，加強高校干部人事檔案數字化建設是推動高等教育信息化建設的重要動力。

1.2 高校管理現代化、信息化與效能提升的需要

在互聯網快速發展的今天，高校管理效能提升的關鍵之一就是推進信息化、自動化與數字化。高校管理的這種信息化、現代化是一項長期復雜的系統工程，需要對學校干部隊伍管理、教學管理、科研管理、學生管理、后勤管理等進行信息化建設。各個部門干部隊伍管理的信息化關系到高校整體管理的信息化推進，干部隊伍檔案信息化建設是干部隊伍管理信息化的重要措施與環節。因此，加強高校干部人事檔案數字化建設是促進高校管理現代化、信息化與效能提升的必經之路。

1.3 高校檔案建設、立德樹人工作任務完成的需要

檔案建設與立德樹人工作是高校系統復雜的長期工作，在互聯網絡時代下，信息化與數字化建設已經成為這兩項工作的重要發展趨勢，也成為推動這兩項工作的重要手段，缺少了信息化與數字化建設，這兩項工作便不能與時俱進地得到加強和完善。因此，加強高校干部人事檔案數字化建設是推進高校檔案信息化建設所需要的，也是推進高校完成立德樹人工作任務的必需措施。

2 高校干部人事檔案數字化建設存在的問題及其影響

目前，我國高校干部人事檔案數字化建設，在互聯網的帶動與推動下，雖然已經取得了很多的進展，但是由于各種主客觀因素的影響，致使該項工作仍然存在一些理念、項目、主體、環境與保障考核層面的問題，這在一定程度上影響了高校干部人事檔案數字化建設的順利推動，影響了高校檔案建設與干部隊伍的建設，阻礙了高校治理與改革的開展。

2.1 理念創新方面

人事檔案數字化建設的理念整合與創新不夠，影響了高校干部人事檔案數字化建設的可持續運行。這方面主要表現在以下幾個方面：①高校人事檔案部門對信息化的檔案理念未能很好地堅持，沒有將信息化理念融入其人事檔案數字化建設之中；②未能堅持人本化的檔案理念，沒有很好地契合干部隊伍建設、發展及其實際需求來推動人事檔案數字化建設之中；③未能堅持創新與復合的檔案理念，沒有很好地根據高等教育的發展、人才隊伍建設的情況對干部人事檔案數字化各個環節進行創新，沒有很好地拓展干部人事檔案數字化的范疇。這種干部人事檔案數字化建設的現狀，在一定程度上影響了高校干部人事檔案數字化建設的健康運行。

2.2 項目拓展與創新方面

人事檔案數字化建設的項目拓展與創新不足，這嚴重影響了高校干部人事檔案數字化建設。檔案數字化建設的項目與內容是干部人事檔案數字化建設的重要內涵，應該受到高校的重視與落實，但是現實的情況的是，高校人事檔案部門往往只注重對干部人事考核檔案聘任所需要的人事檔案的數字化建設，而忽略了對干部隊伍成長發展過程的學習、培訓、交流類檔案的數字化建設，忽略了對干部隊伍各類檔案集合的數字化建設。這種干部人事檔案數字化建設覆蓋的現狀在一定程度上影響了高校干部人事檔案數字化的內容建設。

2.3 相關從業人員綜合素質方面

人事檔案數字化建設的主體綜合素質普遍不是很高，這阻礙了高校干部人事檔案數字化建設工作的推動。檔案建設的主體素質直接關乎高校干部人事檔案數字化建設的推進效果、推進意圖，高校人事檔案部門應給予高度的重視。但是，現實的情況是高校干部人事檔案部門的工作人員，雖然信息化素養比以往檔案人員高，但是由于他們在檔案意識、檔案知識、檔案技能與服務責任意識等方面接受的強化與培訓明顯不夠，導致他們在日常的工作中并不能得心應手地處理各種工作事務，這在一定程度上反映了高校對干部人事檔案工作人員再教育培訓的不足。干部人事檔案主體的檔案意識不強是一個非常嚴重的問題，如何有效提升高校干部人事檔案人的檔案意識與思維是高校管理人員應該思考的一個重要問題。

2.4 保障與考核方面

人事檔案數字化建設保障與考核的不足，阻礙了高校干部人事檔案數字化建設的推進與發展。檔案的建設推進不僅需要諸多的軟件與硬件設施有效配置與供給，而且還需要一套有的放矢的考核督導機制與制度體系，高校應該重視干部人事檔案數字化建設的保障措施建設與考核檢查。目前，人們看到的情況是，高校干部人事檔案數字化建設的人員配置不足、資金投入不夠、檔案室建設不足和檔案材料的整合集中不足，這些都在一定程度上影響了高校干部人事檔案數字化的順利推進。并且，因為高校人事部門往往只注重對干部隊伍人的考核督導，而對自身干部人事檔案的數字化建設及其他情況考核的自覺主動意識存在嚴重不足，所以嚴重影響了這一工作的客觀性和有效性。

3 適應信息化建設的新常態，高校干部人事檔案數字化建設的對策

針對高校干部人事檔案數字化建設存在的問題，高校應該主動順應高等教育信息化發展的趨勢，以互聯網+高等教育發展為契機，堅持從整體性理論視角出發，注重遵循高校辦學規律、干部管理規律和人事檔案建設的規律，從理念、項目、主體素質與環境保障等層面著手,推進干部人事檔案數字化建設的改革創新與整體發展。

3.1 建設理念方面

堅持科學化、系統化、規范化、創新化的檔案建設理念，不斷推動高校干部人事檔案數字化建設健康運行。在數字化建設中，高校干部人事檔案部門應堅持科學化的檔案理念，嚴格遵循干部隊伍建設的規律、高等教育發展的規律和檔案發展的規律，不斷提升干部人事檔案數字化建設的科學性；堅持系統復合與創新的檔案理念，從整體上推進、創新干部人事檔案數字化的建設進程；切實堅持人本化的檔案理念，針對干部隊伍本身的情況來推進干部人事檔案數字化建設。

3.2 覆蓋面和惠及面方面

高校應不斷拓展高校干部人事檔案數字化建設的覆蓋面與惠及面，這要求高校人事檔案部門在注重對干部人事考核檔案聘任所需的人事檔案的數字化建設的基礎上，更加注重對干部隊伍成長發展過程的學習、培訓、交流類檔案的數字化建設，注重對干部隊伍各類檔案集合的數字化建設，注重干部隊伍各方面檔案數字化建設的整體推進，力求檔案數字化建設覆蓋所有干部隊伍的各方面。

3.3 檔案工作人員素質方面

高校要注重人事檔案工作人員的檔案素質、管理素質和信息化素養的提升，注重檔案人本身的檔案意識的強化，不斷夯實高校干部人事檔案數字化建設的主體基礎。這就要求高校人事檔案部門在注重對干部隊伍人事檔案工作人員的信息化素質與能力提升的基礎上，注重對其檔案素養、管理服務素養等的有效培訓與提升；同時，還應盡力提升干部人事檔案人本身的檔案意識、檔案開發利用的意識。

3.4 保障和把控方面

從軟件、硬件建設與考核督導入手，全力增強高校干部人事檔案數字化建設的各項保障與有效把控。在增強檔案數字化建設的保障上，高校應該從人員配置、檔案室建設、經費投入及平臺搭建方面進行強化，力求為干部人事檔案數字化建設提供有力、高效的保障；在加強檔案數字化建設的考核督導上，高校干部人事部門應該強化對自身人事檔案數字化建設的考核督導，建構一套人事檔案數字化建設的考核機制與制度體系，力求為干部人事檔案數字化建設的進行提供強有力的考核驅動。

4 結 語

高校干部人事檔案數字化建設是一項系統復雜的長期工程，需要高校領導的重視、師生的積極配合與人事檔案管理人員的精心努力，更需要相關工作人員從不同視角去創新和改革。現代大學制度的建設與現代大學治理的推進、高等教育信息化發展、檔案的數字化發展等都為高校干部人事檔案數字化建設和大數據的發展提供了很好的發展契機與思路，所以高校抓住這些時代契機，以現代大學建設為目標，注重干部人事檔案數字化建設的理念、項目的整合創新，注重干部人事檔案數字化建設的主體素質的培訓提升，并給予他們充分的環境保障，以此推動干部人事檔案數字化建設跟上高等教育改革發展與檔案信息化發展的需要。

主要參考文獻

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