網絡出版模式下稿件處理流程的優化
——以《光子學報》的實踐為例

張威，艾云，郭娟

自2013年國家組織實施中國科技期刊國際影響力提升計劃以來[1]，英文期刊的創辦正如火如荼進行，相比于英文期刊，國內中文期刊更是數量巨大[2]，英文期刊的創辦給中文期刊帶來了壓力和挑戰，中文期刊的調整和優化迫在眉睫。中國作為科研大國，每年科研成果的發表外流現象嚴重，中國重要的學術成果大部分發表在國外期刊。針對此問題，2015年中國科學技術協會等部門聯合發文，鼓勵重要科研成果在我國科技期刊上發表[3]，這為中文期刊的發展創造了機遇，同時也對中文期刊提出了更高的要求。國內中文期刊大多延續以往的稿件處理流程，各階段處理時間及刊出周期長，稿件處理效率低，流程各環節銜接不暢通[4]，且大部分期刊都是在當期稿件定稿印刷之后將期刊數據送到各個網絡數據平臺，網絡在線出版滯后于紙質出版。以往的稿件處理流程已不能滿足現代科學技術快速交流的需求，較長的審稿周期和見刊周期不利于最新科研進展的傳播和交流[5]。網絡出版作為新型出版模式，具有出版周期短、傳播速度快等優點[6-7]，既可單篇出版，也可整期出版，出版方式靈活多樣[8]。大部分科技期刊要么沒有進行網絡優先出版，要么只有針對錄用稿件的網絡優先出版，對于排版定稿的網絡優先出版鮮有介紹[9]。排版定稿屬于正式出版的單篇稿件，有明確的年卷期和頁碼，能夠用于作者的引用，相比于錄用稿件更加正式。

以往，《光子學報》（以下簡稱學報）編輯部稿件處理時間長，稿件見刊速度慢，最新科研成果傳播遲滯。面對新的機遇和挑戰，有必要對僵化的稿件處理流程進行優化和改革。作為OA期刊，2015年以來，學報借助中國知網數字優先出版平臺，優化學報現有的稿件處理流程，縮短稿件審稿周期和出版周期，實現了單篇稿件的排版定稿網絡優先出版，促進了最新科研成果的快速傳播。本文對優化稿件處理流程中遇到的問題及相應的措施予以歸納總結，并將效果給予介紹，供期刊同仁借鑒。

一、稿件處理流程介紹

科技論文投稿方式經歷了紙質投稿、Email投稿和網上投稿等方式的演變，而隨著互聯網技術的發展，網上投稿方式逐漸成為主流[10]。學報編輯部采用網上投稿方式，作者登錄學報官網，實名注冊后，稿件進入學報稿件處理平臺。整個稿件的處理過程均在網上進行，作者、編輯及專家均可看到整個稿件處理流程。

（一）優化前的稿件處理流程

學報采用北京瑪格泰克科技發展有限公司開發的遠程稿件處理系統進行稿件處理，一篇錄用稿件的處理流程及各階段花費時間見圖1。可以看出，稿件處理流程為大部分編輯部所采用的一般審稿流程。一篇稿件外審周期一般為兩個月，退修周期一般為一個半月，編輯加工和排版周期一般為兩個月，加上交審稿費、版面費及校對的時間，一篇稿件從收稿到見刊的周期為7個月左右，稿件處理周期較長。稿件見刊之后將當期數據送至網絡出版平臺，而這個過程至少需要一個月時間。

在稿件處理過程中，編輯發現若干問題。（1）外審時間過長。稿件提交兩位外審專家審理稿件。審稿專家的外審時間為一個半月，超時2周后系統自動催審。一般外審至少需要一位審稿專家返回審稿意見，若遇到兩位審稿專家均無暇審理，則外審時間則會延長。（2）退修時間較長。對格式的修改過程中，編輯部采用預制的退修意見，由于作者理解有偏差，容易導致多次修改，費時費力。（3）編輯加工易返工。由于退修時，編輯重點關注圖表及公式是否滿足排版要求，沒有通讀全文，當采用紙質版編輯加工時，文字描述、語言邏輯及文字中解釋不清楚的地方就需要編輯再次聯系作者核實修改，耗費時間且易造成錄用稿件積壓。（4）看校樣時作者易超時。由于看校樣階段離錄用階段已經過去兩三個月之久，作者不一定能夠及時查看郵箱，有的作者甚至畢業離校無法聯系，嚴重影響看校樣流程。（5）見刊之后將數據送至知網，造成網絡出版相對紙質出版有延遲，不利于學術的快速傳播。

圖1 優化前的稿件處理流程

（二）優化后的稿件處理流程

針對以上問題，為了縮短出版周期，編輯部從中國知網優先出版中獲得靈感，逐步轉變為單篇出版的網絡出版模式，即一篇稿件收稿、外審錄用之后，通過編輯加工、排版，作者校對后給定頁碼，此時電子版為排版定稿，之后上傳知網，待該期稿件頁碼湊夠之后送印刷廠印刷。此時，稿件的網絡出版先于紙質出版，極大地提高了稿件見刊速度，且方便讀者引用，加快了最新科研成果的傳播速度。為實現此目的，需要對稿件處理流程進行優化和調整，經過兩年時間的摸索和磨合，學報稿件處理流程最終調整為圖2的處理過程。（1）部分階段并行處理。稿件待交審理費和待外審階段同時提交，待交版面費階段和編輯加工階段同時提交。減少了待交審理費和待交版面費兩個階段的等待時間。（2）縮短外審時間。外審階段調整為3周，且超時3天后自動催審，若1周審稿意見沒有返回，則自動設置為拒審，方便編輯及時更換審稿人。（3）針對格式的退修只有一次。（4）編輯加工、排版及校對不超過2周，單篇排版定稿出版。因此，一篇稿件從投稿到電子版排版定稿出版縮短至3個月左右，而紙質版出版縮短至4個月左右。

圖2 優化后的稿件處理流程

二、優化后稿件處理流程示例介紹

稿件審稿流程的調整并不是一步到位的，在將近兩年半的調整過程中，先后將“外審—繳費—退修—編校排版—排版定稿優先出版”各階段進行調整。同時，將稿件頁碼格式由以往的連續式頁碼調整為編碼式頁碼，方便稿件的替換和調整。在調整過程中，為快速處理以往錄用的積壓稿件，編輯部借助科云出版平臺，負責積壓稿件的排版和改版，同時為保證排版質量，稿件的校對和組版仍由編輯部負責。

圖3 稿件處理流程實例

本節以一篇稿件處理過程為例，說明各階段遇到的問題以及是如何解決的。一篇稿件的處理流程示例見圖3。（1）部分流程階段并行處理。稿件初審通過之后同時提交待交審理費和待外審兩個階段，稿件錄用之后同時提交待交版面費和排版階段，將財務老師和編輯老師的工作內容同步進行。（2）外審時間的選擇。之前，學報外審時間設置為45天，10天之后自動催審，為縮短審稿周期并尋找恰當的審稿周期，外審時間曾經嘗試設置為40天、30天、20天、15天等。當外審時間較長時，作者等待時間較長，當外審時間較短時，審稿專家不能及時處理稿件，易造成缺審。經過將近兩年時間的嘗試，最終，編輯選擇將外審時間設置為21天，超時3天后自動催審，超時7天后自動設置為拒審。同時，外審由兩位審稿專家改為三位審稿專家。圖3所示稿件有兩位審稿專家當天拒審，編輯及時更換審稿專家，三位審稿專家接受審稿之后均準時返回審稿意見，該稿件外審周期為16天。學報目前送三位審稿專家及21天外審時間的外審階段設置能夠保證在一個月時間里至少返回兩位審稿專家意見，在縮短審稿時間的同時保證了學術質量。（3）退修階段的優化。以往，學報將格式退修和文字編輯加工分離，造成部分工作重復進行，此外，退修階段常采用預制的退修意見，容易造成多次退修。為此，編輯部將稿件流程中的退修和編輯加工流程合并，采用格式修改只退修一次的退修模式。第一次退修時，編輯根據審稿專家意見及作者針對審稿專家的回復及修改，決定是否需要專家復審，若不需要，提交第二次退修，對稿件進行格式修改。在第二次退修前，編輯對稿件進行電子版編輯加工，并對圖表公式的格式提出規范，要求作者按照要求修改，電子版編輯加工稿件示例見圖4，在word修訂模式，編輯對文字、變量正斜體及圖形圖表進行修改，需要作者修改或者提供的，通過批注標注出來。提交第二次退修時，同時將電子版編輯加工之后的稿件發給作者，讓作者在編輯加工的稿件的基礎上直接修改，系統中給出的退修意見見圖5。一般來說，經過此次退修，稿件已經滿足排版要求。需要說明的是，優化處理流程之后的編輯加工階段為非必須階段，編輯可以依據作者退修之后的稿件情況決定是否再次編輯加工。如圖3所示，責任編輯認為該稿件無須再進行編輯加工，故經統稿之后直接提交排版。在退修階段，電子版編輯加工是關鍵，以往，編輯習慣了錄用之后紙質編輯加工，對于編輯加工階段的提前及電子版的使用需要長時間的適應和磨合，熟練使用電子編輯加工之后稿件退修效率得到了極大提高，退修周期得到了極大縮短，且返回的退修稿件滿足齊、清、定的概率大大增加。（4）排版之后稿件的處理。稿件錄用后，同時提交待交版面費和排版兩個階段。為提高排版效率，學報聘有一名排版專職老師，對于排版問題方便處理和溝通。排版完成后，經過校對、發稿、核實版面費之后，按期給頁碼，借助知網數字優先出版平臺，單篇排版定稿上傳，完成單篇稿件的排版定稿網絡出版。當該期頁碼湊夠之后送印刷廠印刷，完成該期的紙質出版。

圖3流程所示稿件的收稿日期為2017年10月9日，外審用時16天，退修用時17天，發稿時間為2017年12月8日，計劃刊出日期為2018年2月25日，稿件經定稿上傳知網，中國知網發表時間為2017年12月27日，該稿件單篇排版定稿出版用時79天，比預計計劃刊出時間提前了近60天。需要說明的是，該稿件由于責任編輯出差且稿件單篇排版出版時，中國知網需要進行審核，導致中國知網發表時間比發稿時間推遲了近19天左右。

三、稿件處理流程優化后對期刊的影響

學報自2015年開始進行稿件處理流程優化，經過兩年多的努力，稿件處理過程逐漸穩定。學報目前實現了無紙化辦公，所有稿件處理通過采編系統傳遞。2015年收稿量為816篇，2016年為876篇，2017年達到1012篇；2015年平均審稿周期為50天左右，2016為40天左右，2017年縮短到30天左右；2015年平均出版周期為210天左右，2016年為190天左右，2017年變為150天左右，稿件處理流程優化效果明顯。2017年中國科學院傳播局關于《光子學報》的審讀結果為優，這是對學報學術質量和編校質量的肯定。可以預計，出版周期的縮短，必定會增加文章引用，進而提升期刊影響因子，擴大期刊學術影響力[11-12]。學報目前有兩位專職編輯負責期刊的日常事務。在人員固定的情況下，稿件處理量增加，出版周期縮短，說明稿件處理流程優化后，編輯部工作效率得到極提高。

四、結語

圖4 電子版編輯加工稿件

在互聯網快速發展的今天，傳統的出版模式已不能滿足最新科學技術快速傳播的需求，網絡出版是以后期刊發展的趨勢，為及時、有效、快速地將最新科學成果在網絡上展示出來，需對稿件處理流程進行優化。一個高效、科學的稿件處理流程可以有效地提升作者、專家和編輯的工作效率，并且對期刊的稿件質量產生重要影響。每個期刊都有與自己相適應的稿件處理流程，稿件審理流程的優化不能操之過急，而應該在日常處理過程中，在分析總結的基礎上逐步調整，應按照自身的特點和優勢尋找適合自己的稿件處理流程。在中國知網大力鼓勵網絡出版的政策下，每個期刊均應把握時機，調整稿件處理流程，適應學術期刊的網絡出版模式，推動中文期刊的可持續發展。

圖5 給作者的退修意見