檔案在醫院管理中的重要性

張恩堂 陳麗麗

摘要：醫院檔案管理工作在醫院綜合管理中具有極其重要的位置和價值，全面加強對檔案管理的重視能促進檔案感力作用的發揮，為醫院綜合管理工作的創新化發展奠定基礎。因此新時期在全面促進醫院現代化建設的過程中，應該正確認識檔案的重要性，客觀解析檔案的價值，爭取為醫院管理工作的開展提供相應參考。本文將數字化檔案在醫院管理中的重要性作為研究對象，進行了適當的探究，旨在對檔案在醫院管理中的價值形成更加明確的認識。

關鍵詞：醫院管理；檔案；重要性

檔案是醫院發展過程中對各項工作情況進行準確記錄的文獻，結合檔案資源的應用能為各項研究和醫療工作提供相應的參考依據，進而促進綜合管理水平的提高。因此在當前社會背景下，要注意對檔案的價值進行分析，并把握時代發展需求正確認識數字化檔案的優勢，進而實現對數字化檔案優越性的彰顯，為醫院管理方面檔案資源的優化利用奠定基礎。

檔案資料對醫院管理的重要性表現在，對醫院長遠發展的一個歷史追溯，前期工作對后期工作的影響、指導，某個周期內的整改情況，都需要提供檔案料進行追蹤。比如我院評審新一輪的二級甲等綜合醫院，評審專家查看的是三年以業的數據和材料，就需提供三年以來的相關檔案材料；再比如院長在任或離任的經現審，可能是5年，甚至是10多年間的任職情況，更是需要提供很長時間的檔案材料。檔案材料對醫院的發展、學科建設、人才培養、干部更迭、設備采購、基礎建設、財務審計等等都具有重要意義。

一、數字化檔案所占空間小

在醫院檔案管理工作中，按照傳統管理技術和管理模式，每年會產生1-2萬冊的病歷以及其他的檔案資源，往往會占用較大的空間，管理難度大，如果不進行科學的管理還會出現遺失的問題，影響檔案資源的合理化應用，不利于檔案作用的發揮，也難以結合醫院管理工作的現代化需求為醫院綜合管理工作提供良好的支持。而在結合信息技術和電子技術的應用引入數字化檔案管理模式后，一方面數字化檔案本身所占空間相對較小，能夠在數據庫平臺中實現統籌管理，管理難度降低，管理便利性進一步提高，可以促進醫院檔案管理工作的規范化、高效化和有序化發展[1]。同時，在引入數字化檔案管理模式后，還能對檔案的查詢、借閱和調閱功能進行完善，在檢索系統的支持下優化開展檔案的管理工作，管理效果會得到明顯的提高，并且為檔案資源的優化利用提供相應的支持，逐步加快醫院檔案管理工作的現代化建設和發展進程，為醫院綜合管理工作的開展創造條件。此外，在構建數字化檔案體系后，檔案管理人員可以對重要的醫院病歷檔案和科研檔案等進行備份，并在云端上以及計算機實體硬盤上存儲，可以增強管理的科學性，避免出現檔案遺失的問題，也會促進檔案管理效果的逐步增強，推動醫院綜合管理工作的優化，在醫院管理工作中逐步實現對數字化檔案價值的彰顯。

二、數字化檔案的應用能為醫院運營管理創造條件

在醫院結合電子信息技術的支持探索數字化檔案管理模式后，能夠在實際開展各項工作的過程中構建完善的信息化管理系統，并將各類型的檔案信息錄入其中，便于醫院各科室在開展綜合管理活動的過程中加強對相關檔案資源的應用，創造更為有利的管理條件，提高綜合管理效果。在具體工作實踐中，結合醫院管理過程中對數字化檔案的優化應用，醫院人力資源管理部門能夠將職工的檔案錄入到檔案管理系統中，全面系統的把握醫護人員的工作情況、個人學習情況、職業道德情況等，進而通過對檔案的合理應用對醫護人員實施有效的管理，增強醫護人員管理工作的科學性和客觀性，在創新人力資源管理體系的情況下，構建更為完善的綜合管理模式，為醫院的現代化管理模式的開展創造便利[2]。同時，從病歷管理入手進行研究，結合數字化檔案的應用，在組織開展病歷管理的實踐探索活動中，將電子病歷納入到相關系統中，一方面，能夠為不同科室調取患者的病歷開展治療工作創造便利，提高病歷資源的利用率，另一方面，也能方便患者個人在辦理合作醫療相關手續的過程中使用病歷提供支持，促進醫院運營管理工作的穩定開展。此外，在形成電子病歷管理系統后，醫院在開展科研工作的過程中，能夠對一定時期內患者的治療情況進行對比分析，進而為醫療研究工作的開展提供有價值的參考依據，促進管理工作的深入推進，確保醫院綜合管理工作能夠取得全新的發展成效，彰顯出更大的管理效益。

三、數字化檔案的應用能夠為醫療糾紛的處理提供依據

醫院醫療糾紛問題的處理需要相應的數據和資料作為支持，但是在傳統的檔案管理工作中，由于檔案的搜集、管理、歸檔等都存在一定的難度，導致檔案缺失的問題較為嚴重，特別是對于一些不重要的檔案，往往無法得到長時間的保存，導致在醫院出現醫療糾紛問題后，可能會由于缺乏相應的數據和檔案資料支持，無法對糾紛問題進行及時有效的處理，最終引發嚴重的后果，不僅會影響醫患關系，也會制約醫院發展過程中良好社會形象的樹立，不利于我國醫療衛生事業的持續穩定發展。

新時期在引入數字化檔案技術后，能夠以電子化和數字化的手段對醫院發展過程中涉及到的不同類型檔案進行有效的處理，檔案管理工作的優勢得到進一步彰顯，一旦醫院運營過程中真的出現了醫療糾紛問題，相關人員也能快速的調取檔案，了解事情的真實情況，對問題進行有效的處理。此外，結合數字化檔案資源的應用，還能為醫療糾紛的處理提供相應的證據支持，避免醫療糾紛引發嚴重的后果，切實維護醫院持續穩定發展的目標[4]。由此可見，在醫院管理過程中，數字化檔案具有極其重要的價值，在醫院的建設和發展過程中，加強對數字化檔案的應用，能循序漸進的改善醫療糾紛處理現狀，促進醫院醫療糾紛處理能力和水平的提高，為醫院的現代化建設和持續穩定發展奠定堅實的基礎。

四、數字化檔案的應用能夠為采購設備的審計和監察創造便利

在醫院運作過程中，采購管理是較為重要的內容，并且由于難以實現對采購管理的動態化管控，因此采購管理也是醫院綜合管理工作的重點和難點，受到高度重視。在傳統采購管理工作中，設備的采購流程無法以檔案的形式進行歸檔，導致無法通過檔案的支持促進管理工作的創新，監察和審計工作的開展也往往會遇到相應的發展障礙。新時期結合數字化檔案的應用，在醫院組織開展大型設備采購的過程中，可以結合電子技術和信息技術的應用，將采購全過程涉及到的各類型信息納入到檔案管理系統中，并且按照檔案管理的要求對檔案流程操作進行規范，在準確掌握采購信息的基礎上，為醫院綜合開展設備采購審計和監察工作創造便利。簡言之，在醫院應用數字化檔案對設備采購管理工作進行創新的過程中，通過利用數字檔案資源能為采購成本的審計和監察提供有價值的數據參考，進而對審計和監察工作進行創新，凸顯審計和監察工作的綜合發展成效，有效增強醫院審計監察工作效果，為全面推進醫院管理水平的提高、加快醫院醫療服務工作的現代化建設進程創造有利條件，真正維護我國醫療衛生體系在新時期背景下的良好發展進程[5]。

結束語：綜上所述，在醫院管理體系中，結合信息技術和數字化技術的應用探索數字化檔案的建設，并加強對數字化檔案資源的開發，能夠彰顯數字化檔案的優勢，促進檔案管理質量的全面提高。因此新時期背景下，為了能夠推動醫院管理工作優化開展，在醫院建設和發展過程中要正確認識數字化檔案的價值，并對數字化檔案進行建設和應用，有力支撐醫院在新時期實現現代化建設和發展的目標，更好的為社會大眾提供高質量的醫療服務。

參考文獻

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[2]呂英男. 醫療設備檔案在醫院檔案管理中的重要性[J]. 飲食保健， 2016， 3（13）：226-227.

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[5]王曉坤. 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J]. 現代養生， 2014（24）：142-142.