基于內(nèi)部控制視角的高校物資采購管理研究
——以高校食堂物資采購為例

□（西安交通大學(xué)財務(wù)處陜西西安710049）

高校食堂物資的采購工作關(guān)系到飲食的服務(wù)質(zhì)量和水平，同時也是高校師生和社會各界關(guān)注的焦點。隨著高校社會化改革的不斷深入，高校食堂物資采購工作也取得了一定的進(jìn)步，但由于缺乏科學(xué)的管理手段、方法和有效的管控機制，食堂物資采購管理過程中仍存在一定的問題，因此建立和完善高校食堂物資采購的管控機制和方法就具有重要的現(xiàn)實意義。

一、我國高校食堂物資采購的特征

與其他主體物資采購相比較，高校食堂物資采購有自己獨特的特征。因此，從內(nèi)部控制角度來研究我國高校食堂物資采購管理時，有必要對高校食堂的物資采購現(xiàn)狀和特征進(jìn)行分析。我國高校食堂物資采購呈現(xiàn)出如下的顯著特征：

（一）采購種類多，數(shù)量金額大。高校食堂日常使用和消耗的物資種類較多，包括主食、副食、蔬菜、低值易耗品等，涉及品種上百種。為有效提高飯菜質(zhì)量和滿足學(xué)校師生的各種就餐需求，采購部門每天需要根據(jù)庫存量采購食堂所需的原材料，因此采購的數(shù)量及品種比較復(fù)雜且繁多。據(jù)中國教育后勤協(xié)會伙食管理專業(yè)委員會統(tǒng)計，目前我國高校食堂的數(shù)量已超過一萬五千多個，食堂物資采購金額每年約二百多億元。

（二）采購頻率較高。相比于其他行業(yè)的物資采購，高校食堂物資采購呈現(xiàn)出采購頻率相對較高的特點。食堂每天消耗的蔬菜、牛奶以及鮮活產(chǎn)品等食材需要保證產(chǎn)品的新鮮，為保證食材的質(zhì)量，采購部門需要每天從供應(yīng)商或者市場上采購物資。對于食堂消耗的大宗物資，由于食堂的庫房空間有限，采購部門也需要不定期向市場采購物資，以確保物資的采購質(zhì)量。

（三）采購方式靈活。高校食堂物資采購種類較多，不同的物資其采購方式應(yīng)該是不同的。對于大宗物資，比如大米、食用油、面粉等，適宜采用公開招標(biāo)方式采購，可以在最大限度內(nèi)選擇供應(yīng)商，提高供貨質(zhì)量。對于品種雜、用量散、金額小的物資，宜采用競爭性談判方式進(jìn)行采購，可以在價格和服務(wù)上占有優(yōu)勢，同時也有利于提高物資采購的效率。對于零星物資，可以采用到市場詢比價方式進(jìn)行采購，以便及時購買食堂所需物資，保證食堂物資的及時供應(yīng)。綜上所述，高校食堂物資采購需要根據(jù)物資的屬性來選擇采購方式。

二、基于內(nèi)部控制視角剖析我國高校食堂物資采購存在的問題

高校食堂建立有效的內(nèi)部控制制度對提高采購資金的使用效益、降低物資的采購成本、提高高校食堂的管理服務(wù)水平等方面將發(fā)揮重要的作用。盡管各高校在食堂物資采購方面也做了不少內(nèi)部控制建設(shè)工作，但在實際中，仍存在不少的問題。

（一）內(nèi)控環(huán)境建設(shè)不到位。

1.機構(gòu)設(shè)置不合理。高校食堂采購的工作人員較少，組織機構(gòu)相互制約的機制還未建立，不相容職務(wù)未分離的現(xiàn)象依然存在。食堂物資的采購一般涉及使用者、執(zhí)行者以及監(jiān)督者，但在實際操作過程中，執(zhí)行者和監(jiān)督者并沒有完全分離，導(dǎo)致不能對食堂物資采購的全過程有效監(jiān)督，從而有失采購的客觀公正性。

2.采購隊伍整體素質(zhì)不高。采購員作為食堂物資采購行為的執(zhí)行者，需要具備全面的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識，需要掌握與采購有關(guān)的國家法律、法規(guī)，熟悉各項物資的特性、質(zhì)量判斷標(biāo)準(zhǔn)以及市場行情和價格趨勢等。然而目前我國高校食堂的采購隊伍基本上年齡偏大、文化程度偏低，整體素質(zhì)不高，不利于高校食堂物資采購過程中成本的控制和突發(fā)問題的處理。

3.采購制度不完善。高校食堂物資采購涉及的環(huán)節(jié)和人員較多，絕大部分高校在食堂物資采購方面都建立了一些規(guī)章制度，但是采購管理制度并不完善也不成體系且很少涉及內(nèi)部控制方面的內(nèi)容。采購制度的不健全，導(dǎo)致采購工作不規(guī)范，從而在實際工作中很難達(dá)到預(yù)期的管控效果。

（二）對風(fēng)險評估認(rèn)識不高。高校食堂物資采購工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是物資供應(yīng)商的選擇和確定。在選擇和確定供應(yīng)商時，需要考慮的風(fēng)險主要有供應(yīng)商的交貨能力、供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量以及供應(yīng)商的后續(xù)服務(wù)能力等。由于食堂采購隊伍的整體素質(zhì)不高，因此對采購過程中出現(xiàn)的風(fēng)險點和應(yīng)采取的風(fēng)險應(yīng)對措施的認(rèn)識還不夠。

（三）內(nèi)部監(jiān)督力度不夠。食堂物資采購的監(jiān)督工作涵蓋于計劃、預(yù)算、采購、驗收以及付款等環(huán)節(jié)，但從實際工作情況來看，目前采購計劃的編制和審批缺乏有效的監(jiān)督，標(biāo)書的規(guī)范性、法律性也缺乏監(jiān)督，大部分監(jiān)督只停留在采購過程中的評標(biāo)環(huán)節(jié)，內(nèi)部監(jiān)督力度不足。

三、加強我國高校食堂物資采購內(nèi)部控制的對策

高校食堂物資采購涉及的環(huán)節(jié)較多，每個環(huán)節(jié)都可能存在一定的風(fēng)險。因此，學(xué)校應(yīng)根據(jù)實際情況，建立和完善食堂物資采購內(nèi)控機制，以規(guī)范食堂物資采購全過程，促進(jìn)采購工作效率和經(jīng)濟效益的提升。

（一）加大采購內(nèi)部環(huán)境建設(shè)力度。

1.規(guī)范采購部門的機構(gòu)設(shè)置。設(shè)置采購部門時應(yīng)遵循不相容崗位相互分離的原則，嚴(yán)格執(zhí)行物資使用部門、物資采購方案的決策部門和物資采購任務(wù)的執(zhí)行部門相互分離。只有這樣，才能做到采購工作的各環(huán)節(jié)相互監(jiān)督、相互制約，有效地避免采購過程中出現(xiàn)的各種舞弊行為。

2.加強采購隊伍建設(shè)，促進(jìn)其綜合素質(zhì)和能力的提高。高校應(yīng)制定完善的培訓(xùn)體系，定期組織采購人員進(jìn)行內(nèi)部學(xué)習(xí)或者外出培訓(xùn)，加大專業(yè)知識技能和思想教育的培訓(xùn)力度，同時對其培訓(xùn)結(jié)果和效果進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與薪酬待遇掛鉤，激發(fā)采購隊伍的工作主動性和積極性，從而促進(jìn)采購團隊整體素質(zhì)的提升和工作質(zhì)量、效率的提高，為各項物資采購活動的有序進(jìn)行提供人才保證。

3.不斷完善采購管理制度。食堂物資采購涉及的環(huán)節(jié)較多，采購金額較大，容易引發(fā)采購舞弊。因此學(xué)校應(yīng)對采購的各環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，建立和完善食堂物資采購管理的規(guī)章和體系，做到有章可循，從而從制度上預(yù)防采購舞弊行為，提高采購工作的質(zhì)量。

（二）建立健全風(fēng)險評估機制，將采購各環(huán)節(jié)的風(fēng)險降至最低。高校食堂物資采購包括采購計劃、采購預(yù)算編制、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂、物資的配送和驗收以及付款等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有產(chǎn)生風(fēng)險的可能。學(xué)校應(yīng)對采購的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的風(fēng)險識別和評估，建立風(fēng)險清單，并根據(jù)識別出來的風(fēng)險建立相應(yīng)的應(yīng)對措施，從而規(guī)避風(fēng)險，將風(fēng)險降至最低。

（三）加強信息化建設(shè)，規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中。利用這些信息技術(shù)，高校食堂可以使用智慧食堂管理系統(tǒng)，實現(xiàn)高校食堂物資采購、貨物驗收、物資消耗、產(chǎn)品出售、師生滿意度調(diào)查為一體的智能化管理。智慧食堂管理系統(tǒng)可以有效減少用工數(shù)量，降低用工成本和食堂運營成本，提升食堂的管理績效。食堂物資采購環(huán)節(jié)作為食堂運行的重要環(huán)節(jié)，可以將采購的各環(huán)節(jié)融入到智慧食堂管理系統(tǒng)，各食堂廚師根據(jù)每天的產(chǎn)品出售量向系統(tǒng)下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)，系統(tǒng)自動分解為各種物資的采購量，食堂采供部將各種物資需求量進(jìn)行匯總后將該信息發(fā)送給物資供應(yīng)中標(biāo)單位，供應(yīng)商根據(jù)供貨單將物資送至各食堂，各食堂保管員確認(rèn)送貨單即可，系統(tǒng)自動辦理入庫。同時在系統(tǒng)中設(shè)定食堂的保管員和食堂經(jīng)理不能對單據(jù)進(jìn)行手動調(diào)整。將采購流程信息化，可以保證內(nèi)部控制在食堂物資采購各環(huán)節(jié)的有效落實，促進(jìn)食堂物資采購流程規(guī)范化。

（四）強化內(nèi)外部監(jiān)督機制，規(guī)范采購行為。強有力的內(nèi)外部監(jiān)督機制，能夠在一定程度上規(guī)范采購行為，促進(jìn)物資的合理采購和采購效率的提高。學(xué)校應(yīng)在食堂物資采購的申請、審批、采購、驗收等環(huán)節(jié)加強內(nèi)部監(jiān)督，建立起相互制約、相互監(jiān)督的機制。同時需要將日常監(jiān)督與專項監(jiān)督進(jìn)行有機融合，重點對采購的重要環(huán)節(jié)進(jìn)行專項檢查，以規(guī)范采購行為。在強化內(nèi)部監(jiān)督的基礎(chǔ)上，還需要通過采購信息披露的方式來加強外部監(jiān)督。學(xué)校應(yīng)將食堂物資的招標(biāo)過程、結(jié)果和每天原材料的采購價格在校園的公共區(qū)域以一定的方式向師生公開，接受師生的監(jiān)督，以提高學(xué)校食堂物資采購的透明度，增強師生對食堂的信任度。

四、結(jié)語

隨著高校后勤社會化改革的深入推進(jìn)，高校食堂物資采購在高校后勤正常運行過程中的作用越來越重要。高校食堂物資采購關(guān)系著學(xué)校食堂日常運行的安全與穩(wěn)定以及廣大師生的飲食安全，只有建立健全完善的食堂物資采購內(nèi)部控制機制，才能規(guī)范食堂物資采購行為，防范和控制采購風(fēng)險，促進(jìn)食堂物資的合理采購，從而有利于采購工作效率的提高和物資采購成本的降低，為師生提供健康、安全、優(yōu)質(zhì)的飲食保障服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。