信息化背景下檔案管理改革初探

郝瑋華

摘 要 伴隨著人類進入二十一世紀，科學技術迅猛發展，迎來了網絡技術信息化時代的到來，這使得我國傳統的檔案管理工作無論是在效率和效果上看都已經無法適應現在的要求，要想使檔案管理建設工作能夠更有效地為人們服務，必須優化創新服務體系。信息化背景下，檔案管理工作也就此面臨著新的機遇和挑戰，如何建設科學、高效的檔案管理工作是我們亟需考慮和解決的問題。文章重點就信息化背景下檔案管理改革策略進行研究分析，以供參考和借鑒。

關鍵詞 信息化 檔案管理 改革策略 研究

0引言

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，企業檔案管理信息化，就是利用數字化、信息存貯、數據庫等技術，將傳統紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數字檔案，建立檔案目錄數據庫，通過計算機網絡設備的傳輸，實現企業信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。

1企業檔案管理信息化建設的重要性

企業檔案管理是企業生產、經營中必不可少的一個有效手段，企業檔案管理不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據，也是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作，只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放。企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利于促進企業組織管理、經營決策的創新；最后，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，并提供豐富的具有企業特色的知識，提升企業文化。

2信息化背景下傳統檔案管理工作改革的原因

2.1適應社會信息化發展的需求

隨著我國經濟的高度發展和網絡的普及，我國的網絡通信基礎設施建設也逐漸完善。通過調查發現，我國的網絡普及率已經達到50.3%，這說明我國有近一半的人口正在使用網絡這一平臺。網絡基礎設施的完善和移動網絡速度的不斷加快，促使我國使用手機網絡的用戶比例達到了90%，所以通過手機網絡獲取信息已經成為人們一種普遍使用的方式，并且這種方式也將成為未來公民的一種生活方式和習慣。

2.2擴大檔案信息利用范圍的需要

以前我們只能通過到檔案館或專門部門實地查詢檔案的方式獲取檔案信息，空間距離較遠，路途時間較長，以及未知的不確定性因素，不僅造成查閱人和檔案工作人員的時間、精力浪費，也極易造成檔案實體資料的損毀，既妨礙檔案查閱者方便快捷的查找資料，也不能發揮檔案信息的實際利用效能。利用現有的網絡技術和信息化技術去進行檔案管理的改革，促進檔案信息的數據化、便利化，已成為廣大檔案管理者亟待解決的問題。

2.3便于檔案資料信息的整合

傳統檔案管理方式不僅缺乏科學合理的分類方法，不同部門在進行檔案管理的時候也沒有采用統一的管理方式，工作執行標準矛盾大、信息化程度低，都成為制約檔案工作發展的條件。相關研究發現，現存檔案管理信息網站中有將近30%缺乏有效鏈接及可操作性系統支持。正因為如此，在保證檔案信息的安全性和真實性的基礎上，根據人們的需要去進行檔案信息的數據化和信息化，建立統一網絡端口和服務平臺，就成為提高社會公眾查詢資料方便性和快捷性，提高社會服務的工作效率和服務質量的首要任務。

3信息化背景下傳統檔案管理改革策略

3.1正確運用與檔案管理相關的法律法規

通過調查發現，不同的檔案管理部門和管理系統在進行檔案管理過程當中，往往缺乏統一的管理方式。因此，正確運用與檔案管理相關的法律法規，利用不同檔案管理部門管理方式的特點，有效的促進各檔案管理部門之間協調發展，始終是保證檔案信息的安全性、真實性，進一步提高辦公的效率的根本前提。

3.2制定統一的檔案信息化管理制度及執行標準

缺乏統一的建設標準會使我們在進行信息化和數據化管理的時候遇到很多問題，而由于不同的檔案管理部門有著不同的規章制度及執行標準，也增加了統一管理過程的復雜性。因此，在不同的檔案管理部門間建立統一的管理制度及執行標準，不斷完善和健全與檔案管理有關的制度體系，就成為保證檔案信息的信息化、數據化，促進檔案資源的高度共享，提高檔案管理工作效率和社會服務質量的有效途徑。

3.3逐步構建數字檔案信息服務平臺

構建檔案信息服務平臺，不僅需要具有高速傳輸功能的網絡，還需要有嚴格的安全保障系統和軟硬件設備。利用先進的網絡技術促進分布在不同單位和部門的檔案信息實現數據化和信息化，將實體、數字檔案信息資料收集起來并進行科學合理的分類匯總，在遵循檔案信息的保密制度并保證檔案信息安全的基礎上，建立專門的檔案信息查詢平臺，促進資源的高度共享，這樣在保證檔案信息的安全性和真實性的基礎上促進檔案資料的數據化和信息化，是提高用戶獲取信息的方便性和快捷性，提高檔案應用工作效率和服務質量的重要手段。

4結束語

綜上所述，信息化背景下檔案管理中出現的這些新變化一方面提高了檔案的管理效率和檔案開放利用的水平，另一方面也對檔案工作人員提出了挑戰。新時期的檔案人員不僅要熟練掌握傳統載體檔案管理的方法，還必須不斷強化信息技術水平，不斷適應信息時代新型載體檔案的管理對自己提出的要求，這樣才能不斷推進檔案事業的向前發展，才能保證自己不會被淹沒在信息社會發展的洪流中。

參考文獻

[1] 張莉.信息化背景下傳統檔案管理工作的改革研究[J].現代信息科技，2017，1（03）：30-31+34.