關于電子檔案管理工作的實踐與探討

林文亮

摘 要 檔案對國家和社會而言，是寶貴的精神和文化財富，能夠資政存史，傳承文明；對普通公民而言，更是憑證，是勞動成果。隨著社會、科技的發展和進步，檔案載體的種類也隨之增加，電子檔案就是其中一類。電子檔案以其共享性、快捷性以及高密度性等特點，廣受使用者的喜愛，然而電子檔案在給使用者提供便利的同時，也給檔案管理工作帶來了新的挑戰。本文就關于電子檔案管理工作進行探討，提出有效地開展電子檔案管理工作的實踐方法，以期電子檔案管理工作能高效有序地進行。

關鍵詞 電子檔案 管理工作 實踐與探討

1當前電子檔案管理工作存在的問題

近年來，隨著信息技術的快速發展，檔案的載體逐漸增多，其中紙質載體日益被其他載體取代，特別是電子檔案的興起，給紙質載體帶來了巨大的沖擊，人們的工作生活方式逐漸趨向于無紙化，無紙化辦公也逐漸成為常態。當然，電子檔案帶來便利的同時，也給檔案管理工作帶來了新的挑戰，主要有以下幾點：一是安全問題。現今普遍用網絡來發布和傳輸電子文件，然而在文件的傳輸過程中，時常有文件內容被泄密、破壞等問題出現，使得電子文檔存在安全隱患，也就是給電子檔案管理工作帶來麻煩。同時，電子檔案對計算機的依賴性強，且忘記保存或備份文件的情況時有發生，致使設備常因故障問題或黑客侵入而丟失、損壞電子檔案。

二是管理水平問題。盡管科技發展達到一定的成熟度，但當前電子檔案的管理水平仍處于較低水平，檔案管理工作平臺不健全，而且檔案管理人員的能力不足，管理系統不適用于當前的管理工作，致使現代化管理技術不能在電子檔案管理工作中充分發揮其重要作用。

三是電子檔案信息的可讀性受到科技發展的制約，U盤、光盤等儲存電子資源的載體常由于軟件、硬件升級，編碼技術變化等原因造成文檔格式不能兼容，致使電子文檔信息不可讀取。四是原始性、真實性問題。電子檔案具有原始性和真實性這兩個基本屬性，其內容可被不留痕跡的修改，而且電子檔案信息與載體是可分離的，電子檔案信息若是離開原有的載體，電子檔案的原始性易被破壞，無法分辨電子檔案的真實性和權威性。

2有效開展電子檔案管理工作的實際方法

2.1健全電子檔案管理的管理體系

電子檔案的信息在形成、處理、歸檔、保管以及利用等過程中都有可能出現信息丟失、損壞、更改的問題，哪怕信息安全技術足夠健全，也需要有相應的管理體系來保障電子檔案的安全。因此，建立健全電子檔案管理的管理體系，制定相關規章制度，建立電子檔案管理的工作平臺，加強電子檔案的原始性和真實性這兩個基本屬性的保護，十分具有現實長遠意義。在規章制度的制定過程中，要滿足一定的要求，即充分體現規章制度的科學性、合理性和保證制度的實用和約束作用，并且檔案管理相關的部門應順應時代的要求不斷建立健全檔案管理工作的規章制度，與時俱進，合理運用現代化科技，才能將檔案管理工作做好。規章制度的制定是為了使電子檔案管理工作更好地實施，在實際的實施過程中，應嚴格執行和遵守電子檔案管理的制度，并制定相應的獎懲制度來規范電子檔案管理工作，充分體現制度本身的權威性和執行的嚴肅性。此外，從電子檔案管理體系中的信息化資源的共享性出發，著重健全檔案管理信息化的安全管理制度，并且檔案管理人員要有安全管理意識并保持高度的警惕性，自覺遵守和貫徹相關的規章制度，依法開展電子檔案的管理工作，使得電子檔案管理工作穩定的進行。

2.2加強電子檔案管理人員的培養

電子檔案管理人員作為電子檔案管理工作的實際操作者，其工作能力的優劣，直接影響電子檔案管理工作的開展。電子檔案管理人員應樹立新的現代性的檔案管理理念，并且應具有較強的工作能力和職業素養，不僅要熟練掌握檔案方面的理論和實踐專業知識，還必須要了解一定的經濟、信息技術等其他方面的知識，通過培訓、研討會等方式，拓展電子檔案管理人員的知識面，加強理論、實踐知識的學習，規范他們的操作流程，使他們能熟悉操作電腦進行檔案管理工作，便于其更好地理解和認識檔案管理信息化，創新檔案管理、服務方式，以提高電子檔案管理人員的管理工作能力和職業素養，滿足時代的發展需求。同時，要注重精通計算機技術的管理人才的培養，加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業知識以及思想素質等方面的學習，使他們具備精通計算機技術、熟悉檔案管理專業知識、熱愛檔案事業、素質高、責任性強等優點，為電子檔案管理工作順利的開展打下堅實的基礎，從而實現電子檔案管理工作的現代化管理。

2.3加強電子檔案管理技術

隨著科技的快速發展，電子檔案管理技術也在不斷提高，但仍有不足之處。為了使電子檔案管理工作高效地開展，提高電子檔案管理技術水平非常重要。在實際管理電子檔案工作中，應根據我國實際的技術水平情況，制定一個科學的、可行的檔案管理的標準，以規范檔案管理工作的每個環節，使檔案保持其原始性和真實性，并有效地解決信息可讀性制約問題。事實上，加強電子檔案管理技術的有效措施是加強檔案管理信息化的基礎設施建設。信息化時代，網絡技術被廣泛應用在生產生活中，同樣也被應用于電子檔案管理工作中，利用先進的技術與設備，即配備質量可靠、性能優良的軟、硬件設備，加強基礎設施建設；還可以利用互聯網技術來管理電子檔案，即積極運用網絡信息技術來整合檔案信息資源、強化電子檔案的目錄、數據庫建設，對信息數據進行優化整合，使電子檔案充分發揮其積極作用，從而提高電子檔案管理工作的效率、實現電子檔案管理工作正常的進行。

3結語

綜上所述，電子檔案管理工作盡管已經有所改進，但仍然存在不足，因此，本文從電子檔案管理工作的不足點出發，分析、研究其原因，在電子檔案管理的管理體系、電子檔案管理人員的培養、電子檔案管理技術三個方面，提出電子檔案管理工作改進的有效方法，提高電子檔案管理工作的效率和質量，使其更好地為社會服務。

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