新時期研究所科研檔案工作思考

李月華

摘 要：近年來，隨著科技的進步和社會的發展，各研究所在科研人員規模、課題模式、科研成果體現形式、科研管理方式等方面都發生了較大變化，也給研究所科研檔案管理提出了新的要求，即如何在新時期、新形勢下做好研究所科研檔案管理工作，為科研工作提供有效支撐服務，是新時期研究所科研管理工作的重要命題。

關鍵詞：新時期；研究所；科研；檔案；工作；思考

一、進一步加強檔案管理培訓，提升兼職檔案員的檔案管理技能，增強職工歸檔意識——讓科研人員知歸檔

近幾年來，我組織開展了多次檔案培訓活動，采用分層次模式，從所級集中培訓到深入研究室進行現場指導、從管理技能培訓到歸檔實踐應用，進一步提升全所檔案收集和預立卷水平，促進預立卷工作的開展。具體情況如下：

1、集中培訓（平均每年5次）：針對全所各處、室兼職檔案員，以講座形式進行關于科研課題檔案和文書檔案收集和預立卷工作培訓，確保科研和文書檔案收集工作的及時、完整。

2、現場指導（平均每年36次）：依據科研項目特點，分別對項目管理人員、課題負責人、課題研究人員分層次進行關于科研項目檔案管理和預立卷工作現場培訓和指導，增強科研人員檔案意識，提高科研檔案預立卷水平，確保科研項目歸檔質量。

二、進一步加強對檔案收集過程的監督與指導，提高歸檔材料的齊全性和完整性——讓科研人員想歸檔

想要從根本上提高科研人員的歸檔意識，應從提高科研檔案利用及服務入手。包括在確保檔案安全性的前提下，簡化檔案借閱流程，逐步開展檔案電子化建設工作，探索建立檔案共享機制等。當科研人員用好檔案、自覺歸檔，檔案收集難的問題自然迎刃而解。

1、進一步加強對科研檔案預立卷情況的檢查和指導

（1）根據科研項目（課題）周期與科技處共同討論、制定科研檔案歸檔工作計劃，明確各階段歸檔目標及時間安排；

（2）按照科研檔案歸檔工作計劃時間安排，提前與各項目（課題）組兼職檔案員溝通預立卷要求和預立卷檢查內容；

（3）定期進行預立卷檢查和現場指導，形成書面檢查記錄并提出整改建議，限期整改并跟蹤落實情況。

2、加強項目驗收前的預立卷指導，為我所近幾年通過項目驗收提供了保障

（1）自立項開始對管理材料分類、整理和排序進行業務指導；提醒設備管理部門采購開始建立預立卷；研究室設備開箱開始收集相關材料。我建立了《XX專項設備項目檔案計劃完成表》，并開箱現場做好設備開箱照片拍攝、開箱隨機材料收集等預立卷跟蹤指導，確保全所重大專項、修購等檔案材料的齊全、完整。

（2）2014年驗收修購項目和2015年科工局技改項目中期檢查時，專家對檔案工作給予高度評價，肯定我所檔案管理水平有了大幅度的提高。

3、加強檔案利用為全所科研及管理工作發揮良好的作用

2017年共借閱檔案676次7750件，配合全所完成了審計和項目驗收等工作。其中財務憑單借閱3338件，為項目審計、驗收等工作順利通過發揮重要憑證作用；科研課題檔案借閱2089件，為科研人員進行科研工作提供參考，確保我所科研工作的順利開展起到保障作用；其他檔案借閱2323件，為機關管理工作提供參考利用，也為我所創新工作發展提供了服務。

三、進一步加強檔案制度建設，細化檔案管理規范——讓科研人員要歸檔

為加強檔案管理制度建設，規范檔案管理，明確專兼職檔案人員的工作職責和任務，進一步完善檔案管理制度，印發了微電子所檔案管理制度：《中國科學院微電子研究所文書檔案建檔規范》、《綜合檔案管理規范》、《中國科學院微電子研究所綜合檔案室工作職責》、《中國科學院微電子研究所兼職檔案員工作職責》、《中國科學院微電子研究所檔案借閱制度》、《中國科學院微電子研究所檔案庫房管理規定》、《中國科學院微電子研究所檔案保密制度》、《中國科學院微電子研究所檔案工作管理辦法》、《微電子研究所關于調整檔案工作領導小組的通知》、《中國科學院微電子研究所基本建設項目檔案工作實施細則（暫行）》等，在制度執行過程中，發現在文書建檔規范、綜合檔案管理規范等方面需進一步細化，又將原《綜合檔案管理規范》、《中國科學院微電子研究所文書檔案建檔規范》之中科研課題檔案、基本建設項目檔案、著名人物檔案、聲像檔案、會計檔案、科研儀器設備檔案、文書檔案等幾部分內容修改后與院新增軍工固定資產投資項目檔案建檔規范合并為《中國科學院微電子研究所檔案工作管理辦法》，目前在執行之中。

構建了以綜合檔案室為核心、以各部門兼職檔案員為基礎的檔案管理網絡，并將文件材料的預立卷、歸檔工作列入專兼職檔案人員的崗位職責，每月對科研課題及儀器設備等進行預立卷檢查。2017年開展各類檔案預立卷檢查79次，對629個不符合檔案管理規范的問題提出整改建議，將檢查出問題及時反饋給相關部門，填寫預立卷檢查表，在各處、室配合下全部完成整改。通過預立卷檢查，使我所預立卷水平大幅度提高，得到專家組認可，為項目順利通過驗收奠定了基礎。

結合我所檔案管理現狀，進一步明確了各類檔案管理職責，重點：

1、科研課題檔案：及時跟蹤課題進展，定期指導、檢查文件的形成、積累和立卷歸檔，確保檔案完整、準確、系統。

2、軍工固定資產投資項目檔案：加強建檔工作業務培訓和指導，參加儀器設備開箱驗收，對文件進行審核和整理，做好驗收前的自查工作。

3、基本建設項目檔案：監督、檢查、業務指導基建檔案的預立卷；做好檔案的保管和利用工作。

作為一個科研管理者，科研檔案工作要與其他管理工作一樣，一要抓好歸檔管理，確保檔案收集，做好利用服務；二要做好服務工作，想科研人員所想，做科研人員所需，始終本著服務的精神。只有這樣兩手抓，檔案工作才會做好，檔案才會在研究所的科技事業中發揮應有的支撐保障作用。

參考文獻

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[2]張平.研究所科研檔案管理與開發利用的若干思考[J].廈門科技，2009（03）：37-39.

[3]李婉月.新形勢下科研檔案收集工作的現狀與策略[J].蘭臺世界，2018（08）：70-71.

（作者單位：中國科學院微電子研究所）