企業實施ERP案例分析
——以J企業為例

（山東財經大學 山東濟南 250000 吉林省養蜂科學研究所 吉林吉林 132109）

J企業于2009年開始引進ERP系統，在實施ERP系統后，降低了生產成本，提高了企業管理能力，但同時也帶來了種種問題。2016年，J企業在內外部環境的壓力下，不得不對企業現有ERP系統進行二次升級。

一、J企業實施ERP的動因和流程

（一）實施動因

隨著信息技術的飛速發展，企業管理層高度重視信息化管理進程，在戰略高度上，統一和強化企業信息化管理組織。J企業引進ERP系統，主要基于五個原因：（1）企業發展到一定規模，信息化需求增大，需要配備企業所需的管理軟件；（2）引進ERP能提高工作效率，讓ERP系統代替人工完成傳統工作中大量的繁瑣事務，降低員工的工作量，從而大大降低企業運營的人工成本；（3）引進ERP能提升管理效能，協助管理者輕松掌握企業運作的全過程；（4）引進ERP能降低運營損耗（運營損耗包含部門與部門、崗位與崗位之間的協同配合損耗，也包含生產過程中的物流損耗）；（5）引進ERP能夠提升精細化管理能力，尤其是客戶跟進、生產過程以及質量控制中的細節。

（二）實施流程

2009年10月，J企業與金蝶軟件（中國）有限公司青島分公司簽署信息化戰略合作協議，全面啟用金蝶EAS管理系統，以搭建一體化的集團管控體系。在金蝶EAS的幫助下，構建了一套從原料采購到銷售出庫“全流程”的管理平臺，實現了從原酒、半成品酒、成品酒到包裝酒的全過程管理和監控。見下表。

J企業實施ERP的過程?2009年? ERP系統招標選型，確定引進金蝶EAS系統?2010年? 金蝶EAS系統建成，主要啟用了財務、倉儲、銷售、基礎信息等模塊?2011—2016年? 金蝶EAS系統實施，為企業服務?2016年底? 金蝶EAS系統己不能滿足企業需求，管理層開始著手準備引進更先進的系統?

二、J企業實施ERP的效果分析

（一）支持多種銷售模式及返利管理

通過ERP系統的實施，優化了企業的銷售流程，完全支持企業三種個性銷售模式，提供銷售訂單、銷售出庫單、銷售發票等業務功能，同時在流程中還實現了價格控制、客戶檔案信息的自動獲取、即時庫存查詢等功能。三大訂單中銷售訂單為意向性銷售統計依據，發貨通知單為銷售業績統計依據、應收單為財務稅收統計依據，從而將銷售公司與財務部門的統計口徑進行有效區分，使各部門各取所需，為決策提供有效支持。此外，可以實現銷售管理中返利系統自動計算，制定靈活的返利政策，并根據銷售流程的定義，歸集返利金額，自動折算返利酒的品種和數量。

（二）支持按等級品定價的暫估入庫業務

通過ERP系統的實施，再造暫估入庫的流程。供應商供貨后，根據檢驗結果錄入采購入庫單，作為入庫數量依據，打印出暫估入庫單，包括商品的等級（標準）、數量（計量單位）、價格（如果已經確定價格直接錄入）；在獲取供應商發票、向對方付款前，根據采購入庫單下推生成應付單，作為對供應商結算的依據，關注數量、價格，確定與發票一致后，向供應商支付貨款并打印出正式入庫單。通過暫估入庫處理，對貨已到采購發票未到的物料進行更有效地監管，彌補了物資管理的漏洞。

（三）從原酒到包裝全流程庫存管理

通過ERP系統的實施，在生產領料環節，改變了舊有的以產訂領的方式，實現真實數據的領料出庫，對報廢或者破損的物料進行單獨出庫，有效保障了物料使用情況的真實性。通過ERP系統倉庫管理，擴大了管理范圍，將釀酒車間的原酒、儲配中心的原酒和散酒，以及包裝車間酒庫納入到管理范圍中，將原本不連續的成品酒生產鏈條銜接起來，有助于實現散酒的數據化監管。

（四）全生命周期的成本管理

通過ERP系統反復測試、配置，金蝶幫助J企業建立起整個白酒生產全生命周期的成本核算流程。在ERP系統中，從原酒到儲配成品酒，再到瓶裝產品酒，實現了直接采集有效的供應鏈系統數據作為成本費用歸集來源，再根據標準分配，最大程度地反映出真實的白酒成本構成，為企業測算利潤和市場運作服務，為預算和考核提供依據。

（五）個性化的管理門戶與決策支持

針對各級管理者個性需求，通過ERP系統，為不同管理者建立了個性化的門戶，以個性化、交互式的形式展現，實現統一集成對企業信息和應用的訪問。管理者在其門戶上定制銷售、財務、物資等相關報表，由財務部門向各部門發布、匯總報表，有效、直觀地反映各級管理者對報表的需要，幫助集團各級管理者及時了解企業運營狀況，為決策提供數據支持。

三、J企業實施ERP存在的問題及原因分析

（一）問題分析

1.ERP模塊與企業實際需求不匹配。現有的ERP系統并不完全適應企業的管理需求。當前的ERP系統只是實現了部分功能，采購管理、生產管理、人力資源管理等模塊沒有啟用，已啟用的模塊中部分模塊閑置，而使用中的模塊也不能滿足企業現有的需求，ERP系統的使用效果大打折扣。企業現有采購流程，仍舊依靠采購部采用電話、傳真等傳統方式進行人工聯系，工作量大，效率較低。采購系統的數據只能來自供應商，與ERP不對接，只能人工傳輸數據，不能實現采購流程的規范化和自動化。隨著企業產銷量逐年增加，采購管理壓力越來越大。在發展過程中，企業實際對人事管理趨于扁平化，即人事組織減少管理層級、提升管理效率。對此改變，ERP系統也需要做出相應的改變。但ERP系統組織調整比較復雜，但有些不用的業務數據，系統不能刪除；數據調整不到位，導致系統中部門組織結構變得冗長、不清晰。另外企業的ERP系統不能兼容現有的人力資源管理系統等其他系統，各個系統之間的互通困難，存在著信息孤島。

2.流程欠優化。ERP系統中財務模塊不夠先進，流程不夠流暢，目前還沒有達到預期目標。對于內部管理報表體系，庫存管理基本運作正常，其他模塊使用不流暢。新銷售模塊覆蓋舊銷售模塊時，出現了流程不順暢問題。J企業現有的ERP系統是以財務為導向，有財務模塊、物流倉儲、銷售訂單、固定資產處理以及成本核算模塊，但沒有流程導向系統。另外企業自身的流程也沒有完全標準化、規范化，所以無法與ERP系統完全匹配，這些都導致ERP系統不能順利運行，實施效果不佳。

3.管理支持不充分。企業現有的ERP系統對管理決策的支持不充分，主要表現在以下幾個方面：（1）數據缺乏準確性和完整性，無法為管理決策提供有力依據。（2）各業務之間相互稽核手段存在缺失，無法保證監督的全面有效，不能降低差錯率。（3）“供-產-銷”的管理過程是一個閉環系統，企業還無法利用ERP實現將供產銷系統構成連續封閉和回路，并使系統活動維持在一個平衡點上。另外，ERP系統也完全沒有發揮其內部反饋調節的作用，過程中存在的矛盾和問題沒有得到及時反饋、解決，企業不能及時調整管理決策，沒有實現決策、控制、反饋、再決策、再控制、再反饋的閉環管理。

（二）原因分析

首先，企業引入ERP時沒有做好充分的準備工作，存在盲目從眾和急于求成的心理，因此企業自身的流程在規范化、標準化方面存在欠缺，規范化流程的執行力度也不足，引進ERP系統時只考慮了部分模塊的上線，沒有通盤考慮，隨著企業發展及管理的需要，現有模塊不足以支撐企業的管理要求。其次，ERP系統內部的組織結構調整的靈活性不足，不能適應組織與流程的變更，企業在沒有專業人員的指導下對系統進行調整，導致系統內組織結構愈加復雜混亂。再次，企業的人員支持不到位。團隊人員頻繁出現跳槽，企業對新員工的培訓力度不夠，同時服務商對企業的培訓服務也不完善。中低層員工對ERP的支持十分欠缺，影響了ERP系統最終效益的發揮。最后，高層領導對ERP缺乏重視和支持。

四、對J企業ERP系統的改進建議

（一）構建新的ERP系統

J企業要利用ERP系統在經營管理各個環節形成一個有效的閉環，不僅要能夠有效地把握運營，在采購、生產各過程控制風險——做到事前計劃，事中控制，還要具有事后分析的能力，然而現有的ERP系統并不能滿足J企業的基本管理需求。對ERP系統的改進，通常可以選擇以下幾種方法：（1）重新構建流程或賬套；（2）對現有系統進行升級；（3）構建新的系統等。企業的ERP系統已經無法滿足企業現有的管理需求，盡管在先前進行了優化，但仍然不能令人滿意。重新構建業務流程和重組產品信息至關重要，再加上很多系統模塊與企業需求并不匹配，如果針對現有的系統進行重建或升級，需要投入大量的人力和物力，也不能完全解決ERP系統不能與企業需求相匹配的問題，直接構建新的系統更能高效地解決問題。

新系統應該首先針對企業需求健全系統模塊，再對各模塊進行完善升級，模塊功能發達，對接企業各種管理需求。其次，應打通其他系統如采購管理系統、人力資源系統與ERP系統之間的信息孤島。ERP系統滿足采購管理系統與公司的內網相連，增加銷售端客戶管理功能，實現采購處理和完成過程的自動化。另外，還需考慮人力資源系統與ERP系統的對接支持工作。

（二）優化業務流程

要想使ERP系統在該企業更好地發揮作用，最重要的問題是對企業的業務流程進行重新設計和優化。首先，要保證組織架構定義與ERP模塊匹配，全面梳理供產銷各流程，去除冗余和無效的工作環節，確保企業的業務流程和管理框架程序化、科學化、規范化、標準化，并在此基礎上對企業組織機構進行相應的調整。其次，梳理供產銷流程后，在各流程中嵌入風險控制環節，發揮ERP系統內部反饋調節的作用，真正地做到事中自動控制。最后，通過了解各環節的信息需求和管理需求，有針對性地從數據信息中為決策者發掘出需要的內容，并且實現內部控制要求。針對J企業目前的情況，優化和確立業務流程是首要任務，使新的ERP系統能夠與一個標準規范的業務流程相匹配，互相滲透和扶持，滿足企業管理需求，充分發揮ERP系統的使用價值。

（三）加強實施控制，注重實施效果

1.領導提高重視力度。一方面，企業領導必須理解ERP，全面支持，發揮模范帶頭作用，帶頭學習新的管理理念和ERP知識，多聽從員工的意見。另一方面，領導不僅要積極為員工提供應有的培訓，還要加強自身素養提高和自我教育。

2.充分利用專家服務。無論是ERP上線之前的咨詢還是上線之后的求助，專家的意見無疑可以幫助企業更好更快地適應ERP升級。一般ERP供應商都能提供相應的培訓服務，企業應當充分利用這些服務，對企業各級領導、員工進行培訓，特別是對新員工的培訓。另外，適時將一些有經驗的專家請到企業中來，開展有針對性的教育和培訓，也可以讓企業各部門人員接觸ERP知識，從而提高其業務能力。企業還要與供應商簽訂相應的合約，保證企業對系統調整時有專業機構進行指導。

3.加強員工培訓，培養優秀人才。ERP數據的準確性和廣泛性對于企業的決策分析意義重大，直接影響項目的效益。企業應當進一步加強數據管控工作，完善數據支持。ERP系統是一項離不開人員支持的工作軟件，組織結構嵌入、基礎數據錄入和日常業務數據處理，都由人員根據企業的實際情況充分導入，以確保數據輸出的準確性。企業首先要尋找合格優秀、具有專業基礎的員工，才能保證員工可以勝任這項精細的工作。其次，堅持員工培訓后上崗，加強對財務人員的長期培訓和定期培訓，加大對人員的考核力度，把系統的維護和使用情況當成績效，制定相應的獎懲機制，提高人員的熟練度和積極性。