電子發票報賬存在的問題及業務流程構建

□（惠州喜苑旅游投資有限公司 廣東惠州 516359）

一、電子發票的推行歷程

電子發票是指全數字化發票，以電子記錄的方式進行流轉，可以通過電子發票號碼和稅控密碼證實真偽。全面推行增值稅電子普通發票在稅務機關從“以票控稅”向“信息管稅”的轉型過程中發揮著重要作用，在防控發票類違法犯罪、節能減排等方面也具有重大的現實意義。電子發票的推行經歷了三個階段：

（一）局部試點階段：2011—2015年

2011年6月，中國物流與采購聯合會發布《中國電子發票藍皮書》，邁出了電子發票的第一步。2012年2月，國家發改委發布 《關于促進電子商務健康快速發展有關工作的通知》，開展電子發票試點。2012年5月，國家發改委辦公廳發布 《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的通知》，電子發票的5個試點城市為：重慶、青島、深圳、杭州、南京。2013年5月，經北京市政府批準，北京市國家稅務局啟動了電子發票項目，并以京東為試點單位。2013年9月，蘇寧易購電子發票系統在南京正式上線。2015年2月，中國人壽開出首張電子發票。2015年11月，國家稅務總局發布 《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），明確了增值稅電子發票的法律效力，電子發票版式文件可由第三方電子發票平臺生成。2015年12月，財政部、國家檔案局聯合發布《會計檔案管理辦法》，首次明確了電子會計檔案的合法地位。

局部試點階段主要針對重點城市，將電子商務交易平臺與電子發票系統對接，建立監控電子商務交易的電子發票系統，總結電子發票推進的難點，為電子發票在全國的推廣奠定基礎。

（二）廣泛推廣階段：2016—2017年

2016年3月，“推行電子發票”被正式寫入“十三五”規劃綱要。2016年5月，財政部、國家稅務總局在全國范圍內推行“營改增”試點，大部分行業都可以開具增值稅電子發票。2017年12月，微信團隊發布電子發票解決方案，電子發票首次整合開票接入、抬頭管理、發票保存、無紙化報銷和自助打印五大功能，并全部實現對外開放接口，打造接入、開票、保管、報銷的全閉環管理流程。

在廣泛推廣階段，由于不同電子發票第三方服務平臺尚未打通，掌握大量C端用戶的互聯網企業成為電子發票行業的重要角色。

（三）全面覆蓋階段：2017—2020年

在這一階段，國家稅務總局出臺相關政策大力推進“互聯網+稅務”改革，各大行業積極響應電子發票的推廣應用，電子發票進入全面覆蓋階段。電子發票不再局限于大型企業，中小企業的電子發票應用與研究進一步深化，有助于解決中小企業在過渡期遇到的困難。

二、電子發票報賬的現狀和存在的問題

電子發票是現代信息社會的產物，與傳統紙質發票相比，電子發票具有無紙化、低能耗、易保存、易查詢等優點。目前因企業信息化程度的不同，報賬業務經辦人接收電子發票后，主要有以下兩種報賬方式：一是使用普通紙張打印（黑白或彩色）并向企業提交紙質打印版電子發票報賬；二是提供電子發票PDF版本文件，在紙質財務報銷單據（或電子報賬系統）中填寫（或錄入）接收到的電子發票關鍵信息（發票代碼、發票號碼）進行報賬。

目前，在實際操作中，電子發票仍然存在報賬難、入賬難、管理難等問題：一是不允許報賬。在增值稅電子發票推廣階段，部分企業財務部門因打印的電子發票難辨真偽，考慮到內控風險，不認可電子發票，不允許電子發票報銷入賬。二是重復報賬。目前電子發票的打印次數不受限制，可以無限次打印，也可以打印后復印，存在重復報銷入賬的風險。三是修改發票基本信息報賬。報賬人員可能基于不法目的，通過PS技術修改電子發票的金額、抬頭、項目等內容。與紙質發票本身所具有的防偽功能不同，如果受票企業財務人員不去發票查驗平臺查驗發票并仔細比對的話，將難以發現電子發票被篡改。四是增加了企業的信息化管理成本。目前，財稅系統無紙化鏈條尚沒有完全打通，推行電子發票報賬難以達到節約成本的目的。受票企業如果沒有建立完善的管理系統，如為了適應電子發票的推廣應用而單獨建設電子審核報賬系統，將會增加企業的信息化管理成本。

三、電子發票報賬的業務管理流程構建

針對信息化程度不同的企業，圍繞電子發票的接收、查驗、報賬、核算、有效保存，本文分別構建了相應的電子發票報賬業務管理流程，具體如下：

（一）信息化條件有限的中小型企業

該類企業由于財力所限，大多沒有建立財務共享中心以及會計檔案電子化管理系統，無法通過會計核算系統與電子發票服務平臺互聯方式交換電子發票信息，從而無法直接以電子方式報賬，依然以紙質發票報賬為主。受票企業可以利用Excel軟件建立《電子發票報銷臺賬》進行管理，比如可以規定電子發票自開具之日起30日內必須報銷，同時通過《電子發票報銷臺賬》進行查重比對，防止重復報銷；另外通過強化財務人員的審核工作，縮短報銷時間，及時有效地審核紙質打印版電子發票，加快報銷流程。

1.電子發票查驗。報賬業務經辦人通過手機APP或電子發票查驗網站進行發票真偽查驗，并進行企業內部規定性審核。

2.電子發票報賬。經辦人使用普通紙張打印電子發票后向企業財務部門提交打印版電子發票、消費清單、付款憑證，并提供發票查驗結果，承諾沒有重復報銷；財務部門收到紙質打印版電子發票后登記《電子發票報銷臺賬》，臺賬采用連續編號，并在Excel表格中設置重復高亮，以此來檢驗該發票在企業內部入賬的唯一性，如果符合報賬要求，在紙質打印版電子發票上加蓋已核驗章。

3.電子發票核算。財務部門按企業財務流程核算入賬，并將電子發票的關鍵信息和電子發票臺賬編碼錄入到記賬憑證的摘要欄。

4.電子發票歸檔。財務部門直接歸檔打印的紙質版電子發票。

（二）信息化條件較好的中型企業

該類企業一般設有電子發票服務平臺，但沒有建立費用報銷管理系統，也無法通過會計核算系統與電子發票服務平臺互聯方式交換電子發票信息，因此適宜采用直接使用電子發票報賬的方式。

1.電子發票查驗。報賬業務經辦人通過手機APP或電子發票查驗網站進行發票真偽查驗，并進行企業內部規定性審核。

2.電子發票報賬。經辦人直接在紙質財務報銷單據中填寫電子發票關鍵信息（發票代碼、發票號碼、金額、日期），并提供發票查驗結果承諾沒有重復報銷；財務部門在收到財務報銷單據后在電子發票服務平臺標注該發票已核驗入賬，取得電子發票服務平臺生成的唯一入賬編碼填入紙質報銷單據。

3.電子發票核算。財務部門使用普通會計核算軟件進行會計核算和賬務處理，同時將電子發票關鍵信息和唯一入賬編碼錄入記賬憑證的摘要欄。

4.電子發票歸檔。財務部門直接歸檔財務報銷單（電子發票代碼、發票號碼、金額、日期和唯一入賬編碼），同時歸檔保存電子發票詳細信息及PDF版本文件。

（三）信息化程度較高的大型企業集團

該類企業可以建立財務共享中心或費用報銷系統，并與國家稅務總局電子發票服務平臺對接，自動獲取稅務機關的電子發票信息，進行電子發票的入賬核算與歸檔。

1.電子發票查驗及報賬。受票企業在財務電子報賬系統中錄入電子發票的關鍵信息（發票代碼、發票號碼），系統自動從電子發票服務平臺獲取電子發票的詳細信息及PDF版本文件，同時對電子發票的合法、真實、唯一、完整性進行審核校驗。

2.電子發票核算。受票企業財務部門對電子報賬系統中錄入的報賬資料和配套電子發票信息進行審核，完成企業內部報賬審批流程并生成會計核算系統記賬憑證后，電子報賬系統將電子發票入賬信息反饋給電子發票服務平臺，并取得、記錄其所生成的唯一入賬編碼，完成電子發票從國家稅務機關開具到企業處理、入賬和反饋的全流程電子化閉環管理。

3.電子發票歸檔及調閱。電子發票信息與PDF版本文件隨記賬憑證、報賬資料一起在企業會計檔案電子化管理系統歸檔保存。電子發票作為會計資料歸檔保存后可通過記賬憑證關聯信息進行電子發票查詢，也可以直接根據發票代碼、發票號碼等關鍵信息進行電子發票查詢調閱。

四、結論

電子發票的全面推行，要求企業根據自身的信息化程度，相應建立符合內部控制要求的電子發票查驗、報賬、核算、歸檔及查閱各環節具體業務管理流程，維護報賬業務的合規性，保障報賬流程的順暢性，降低企業的內控風險和稅務風險。