對于高校教學秘書崗位職業(yè)能力及素養(yǎng)要求的探討

文/朱炯翟

教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執(zhí)行者，承擔著學校教學管理的大量基礎(chǔ)性工作，是學院、教務(wù)處、教師與學生的橋梁和紐帶，在實施教學計劃、提高教學質(zhì)量、深化教育改革和提升辦學層次等方面起著重要作用。教學秘書高效細致的工作，是保證教學正常運行的基礎(chǔ)，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關(guān)重要的作用。因此教學秘書在工作過程中，對于自己承擔的角色要有準確的定位，針對每一項工作角色，要有與之對應(yīng)的專業(yè)意識以及專業(yè)素養(yǎng)，從而保證工作的順利完成。

一、教學秘書是基層教學管理者，統(tǒng)管著 本院（系）教學方面的常規(guī)事務(wù)

這個角色的主要工作包括落實教學計劃、教材計劃，按時發(fā)放教師和學生課程表以及教材，并負責督促和檢查執(zhí)行情況；協(xié)助系主任檢查教學秩序、了解學生對于教師教學的反饋和安排聽課活動了解教師教學水平，協(xié)助教學管理部門評估教師教學質(zhì)量，收集并檢查教師的各項教學資料，對于教師備課狀況及時匯總并向系部主任以及管理部門匯報，核實匯總教師工作量；組織本系各專業(yè)的期終考試工作（包括出題、制卷、閱卷及學生考試、教師監(jiān)考等一系列工作的安排），協(xié)助教務(wù)處組織學生搞好各種能力考試、測試工作；審理學位和畢業(yè)資格；參與學生社會實踐和畢業(yè)論文的組織、管理等等工作。這一角色承擔的工作較多，涉及到教學過程中的方方面面，是教學秘書崗位承擔的主要角色。

二、教學秘書是教學工作中基層管理的 服務(wù)者

教學秘書的另外一項工作是教學服務(wù)工作，大到專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)方案制定，小到教研教改項目的征集，教學計劃、教材計劃的制定、課表的安排、教師的調(diào)停課、成績的錄入核對等工作都需要教學秘書做好信息傳遞、資料收集整理，與各部門及學生相互溝通協(xié)調(diào)等服務(wù)工作。教學服務(wù)工作較為繁瑣，同時對于教學秘書個人而言，為系部及其他教師做好教學服務(wù)工作后很難看到個人成果，要求能夠在自己的工作崗位上兢兢業(yè)業(yè)，認真負責，不因職位小而產(chǎn)生心理不平衡，要保證一個積極向上、樂于奉獻的良好精神狀態(tài)。

三、教學秘書是信息的傳遞者

教學秘書是學院各部門與系部及學生之間的溝通紐帶，是重要的信息傳遞者，對于學院各部門下發(fā)的各項通知，教學秘書要及時傳達給系部教師及學生，同時對系部教師及學生對于各項事務(wù)提出的反饋，教學秘書要及時向各部門反饋。教學秘書的信息傳達工作是保證學院正常教學秩序維持正常的基礎(chǔ)。教學秘書承擔的各種角色對于教學秘書崗位的職業(yè)能力和素養(yǎng)提出了以下要求：

（一）要樹立服務(wù)教學的意識，有甘于奉獻的能力

教學秘書工作內(nèi)容較為繁多，除大量日常工作之外，還要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任進行教學管理工作，為教學工作服務(wù)。而教學秘書在做教學服務(wù)時，得到的回報往往相對較少，個人科研能力的發(fā)展以及社會服務(wù)能力的提升都因為崗位本身的性質(zhì)受到了諸多限制，這就要求從事教學秘書工作的人員要有甘于奉獻的精神，在工作中淡泊名利，不計較得失，踏踏實實做好本職工作。

（二）要有良好的溝通協(xié)調(diào)的能力

教學秘書主要工作內(nèi)容之一是上傳下達，工作過程中要跟學校其他部門、系部領(lǐng)導(dǎo)、教師系部學生打交道。這就要求教學秘書要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，主要表現(xiàn)在教學秘書要有準確總結(jié)文件精神的能力，同時要有良好的文字表達能力，對于溝通過程中的各種情緒要有不激化矛盾、安撫不滿情緒同時不卑不亢嚴格按照文件精神開展工作的能力，還要有善于協(xié)調(diào)各學院各部門、系部領(lǐng)導(dǎo)以及系部教師還有學生之間的關(guān)系，緩和矛盾，營造和諧、友善的工作氛圍的能力。

（三）教學秘書要有靈活處理緊急事情的能力

教學秘書主要協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)管理全院教學工作，院領(lǐng)導(dǎo)是決策人，而教學秘書是決策執(zhí)行者。作為學院及系部領(lǐng)導(dǎo)，在管理上不可能面面俱到，因此教學秘書在執(zhí)行決策以及處理一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時，根據(jù)當時的情況，在不違背原則的情況下可以靈活處理。如臨時調(diào)課、停課，設(shè)備出現(xiàn)故障不能上課以及教師因為特殊原因不能及時上交各種教學資料等情況，教學秘書都可以根據(jù)實際情況先做緊急處理，然后馬上向領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門匯報。

秘書工作的靈活性還體現(xiàn)在某些臨時性的工作對于成員工作任務(wù)的分配并不細致，教學秘書根據(jù)實際情況靈活組織大家完成這些工作，調(diào)動所有成員積極參與按時完成工作。

（四）教學秘書要有現(xiàn)代化信息處理能力以及良好的統(tǒng)籌能力

教學秘書在安排課程時，需要考慮要實現(xiàn)最好的教學效果，上課教師的實際情況、教學資源是否可用等多方面的因素。高校擴招后，尤其是職業(yè)院校的教學資源比如機房、實訓(xùn)場地以及教師數(shù)量一般都相對緊張，要合理安排好課程，做到學生、老師以及實訓(xùn)場地每天的課程既不能過多，也不能太少以保證教學效果。這些要求需要教學秘書有現(xiàn)代化信息處理能力以及良好的統(tǒng)籌能力，能夠根據(jù)院系專業(yè)人數(shù)、課程、時間等做好工作協(xié)調(diào)。

（五）教學秘書要有為領(lǐng)導(dǎo)決策做參謀的能力

高校教學秘書的工作一般是教學管理中的基礎(chǔ)工作，在工作過程中，要接觸各種各樣的教學信息資源，同時要對教學運行實際情況進行有條件的調(diào)查和研究。掌握了教學過程中的一手資料，掌握信息的優(yōu)勢讓教學秘書可以從全局了解學院的教學動態(tài)，從而承擔教學參謀的職能。好的教學秘書對于教學過程中可能出現(xiàn)的問題，能夠在問題出現(xiàn)前有預(yù)判同時給領(lǐng)導(dǎo)合適的建議。對于已經(jīng)發(fā)生的問題，要能及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋，同時根據(jù)自己的經(jīng)驗建議補救措施，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學性和準確性。同時針對高校教學秘書隊伍普遍出現(xiàn)的職業(yè)倦怠情況，教學秘書也要有能力向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的意見和建議，對領(lǐng)導(dǎo)做好教學秘書隊伍的建設(shè)工作，提高教學秘書工作的效率以及積極性提出可供參考的意見。

四、結(jié)語

總之，教學秘書崗位工作看似簡單，但要高效率高水平完成各項工作，對于個人素質(zhì)以及能力有較高的要求。因此教學秘書必須在工作中不斷深入體會自己的崗位職責，發(fā)掘其新的內(nèi)涵和要求，根據(jù)崗位要求努力提升自己的能力，為推動高校教學管理向高效化、現(xiàn)代化、信息化以及和諧化的軌道貢獻自己的力量。