機關檔案管理工作信息化建設研討

林秀清

摘要：隨著我國經濟的不斷發展，信息技術也在普遍影響著我國的機關工作，所以在檔案工作中由于信息技術的加入也為其工作帶來了更多的機遇，為檔案工作帶來了很多的挑戰。在機關檔案管理工作的信息化建設方面，雖然還處于初級發展階段，但是也給我們帶來了很多的便利。本文就對機關檔案管理工作信息化建設進行分析，從中分析機關檔案信息化建設的意義，并找出目前機關檔案管理信息化建設中所存在的問題，針對這些問題提出解決意見。

關鍵詞：機關 檔案管理 信息化 建設

中圖分類號：D630 G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）20-0212-02

檔案管理的文件數量巨大，如果只是依靠人工對機關檔案進行管理的話，就會存在遺漏或不方便查詢的問題，而利用網絡信息化管理技術就可以解決這些問題，并提高和完善檔案管理的工作質量。同時還能夠保證機關在檔案管理的發展方向上服務更加到位，更具有時效性和完整性。

一、機關檔案管理信息化建設的意義與內涵

（一）機關檔案管理信息化建設的意義

在機關檔案信息化建設發展過程中，最重要的環節就是信息化建檔，它能夠提高機關檔案管理的工作水平，簡化人為的繁瑣工作，所以對于提高機關檔案管理有著十分重要的意義。機關檔案管理在信息化建設方面可以幫助企業提供更多的資料和數據。并且，通過信息化建設還可以為老百姓和企業建立一個檔案查詢平臺，進而對機關單位實行規范化、科學化、高效化的日常管理起到促進作用。其次，檔案的信息化建設也能夠更快更廣地收集更多的檔案信息，在檔案的建立上和查找上都能夠省去大量的時間。并且，機關檔案管理信息化建設還能節省機關的用地面積，節省檔案保存的空間和應用物品。所以在機關檔案管理信息化建設方面，就能夠有效地節省人力、物力，還能提高機關在檔案管理過程中的工作效率，簡化人員的工作步驟，提高機關單位的經濟效益及社會發展效益。

（二）機關檔案管理信息化建設的含義

對于機關檔案管理信息化建設，我們可以從兩個方面來分析，首先就是在檔案管理過程中利用信息技術對其進行開發應用，建立網絡檔案信息平臺，建立管理口、分類口、查詢口，從而為機關檔案管理進行科學的、快速的、方便的管理模式，有效提高檔案查詢的效率。其次，就是用現代的信息技術對機關檔案信息進行記錄和調控，從而實現機關發展中的綠色高效管理，節約機關發展中的各類資源。

二、機關檔案管理信息化發展中存在的問題

（一）檔案管理部門領導對信息化管理不重視

隨著信息化時代的發展，機關檔案管理的重要部分就包括電子檔案的錄入與管理。所以，在檔案信息管理過程中，采用信息化管理方式就能夠快速地對檔案信息進行整合和查找，為決策者提供相應的依據。但是，目前在機關檔案管理工作中，由于領導人員對于信息化發展的認識不到位，對檔案管理的信息化建設重視不夠，不能夠在工作過程中培養綜合性的檔案管理人才，就會阻礙信息化建設在機關檔案管理中的有序推進，無法保障檔案管理的質量，因而在工作中就會浪費人力、物力。并且，由于領導對于檔案信息化管理不重視，對于信息化建設的資金投入少，就會使檔案管理人員沒有充足的資金去支持檔案管理建設所應用的設備以及開支，嚴重時使檔案管理信息化建設陷入停滯。

（二）缺乏專業的管理人員

我國大部分機關單位在檔案管理方面沿用的還是傳統的紙質檔案管理方式。并且，大部分的檔案管理員也沒有經歷過相應的專業培訓，在管理檔案的方面就缺乏科學歸檔意識和對檔案的保管意識。由于大多數檔案管理人員都年齡偏大，所以也使得他們在檔案管理方面無法適應現代化信息化的建設需求，從而就使得部分檔案在管理過程中出現缺損或丟失現象。

（三）缺少數字化的檔案管理資源

檔案在政府機關的保存都以紙質為主，數字化的檔案管理資源非常的缺乏，而且也沒有統一的、規范的數據化檔案歸檔來源。這就造成機關檔案在管理過程中不能夠統一處理，不能夠信息共享，這也就使檔案信息化管理工作陷入困境。

（四）缺少檔案管理的統一標準

我國機關檔案管理在標準方面還缺少統一的規范，所以信息化管理在發展過程中起不到帶頭作用，也沒有標準的技術流程，所以這就使得各個地區機關單位檔案管理在實際的應用過程中都存在著信息化管理失誤。但因為沒有統一的標準，所以各機關單位在檔案管理方面都是從自身的情況考慮，自行管理，所以就與其他地區管理存在分離現象，無法做到全面協調發展。甚至有的地區在檔案管理方面還沒有建設信息化平臺，這就使得我國機關檔案管理在信息化建設方面仍然存在不同程度的脫節現象。

三、加強機關檔案管理信息化建設的對策

（一）提高領導對信息化管理的重視度

機關的領導和相關的檔案管理工作人員要對檔案信息化建設提高重視度，轉變傳統的檔案管理觀念，提高對信息化建設的認識，認真地完善檔案管理工作，完善信息化建設的制度和體系。并且，支持檔案管理信息化。另外，檔案管理單位的領導還要建立良好的檔案管理環境，制定一套科學的、先進的、智能化的檔案管理系統，引導機關檔案管理人員對檔案進行有序的信息化管理，并組織檔案的相關管理者參加專業的信息化建設培訓，以提高自身對檔案管理信息化建設工作的認識，提高網絡工作的能力，制定科學的發展藍圖，在建設的過程中發現問題、解決問題，從而使信息化建設更快，質量更好。

（二）建立專業管理團隊

由于機關檔案管理要進行信息化建設，所以在人員管理、團隊方面就需要工作人員具備一定的計算機操作能力以及對檔案管理的基礎知識，各機關急需形成專業的檔案管理團隊。因此，就必須吸納一些計算機專業畢業的大學生或是選派工作人員進行短期的計算機專業培訓，以使其能夠達到信息化檔案管理的標準。此外，還要加強工作人員對檔案的管理知識以及法律知識的學習，并抽出一部分優秀的科員參加檔案管理和計算機知識強化培訓，使他們成為整個團隊中的骨干力量。

（三）建立統一的網絡數據庫

在機關檔案管理信息化建設過程中，建立統一的數據庫是為了能夠更好地對檔案數據進行整合，從而改變傳統的管理方式，利用信息化技術來掌握全市各機關的所有檔案資源以及與其他省市的互聯互通。通過對數據的管理和存儲，使其構成一個信息共享的、信息完整規范的平臺，為各機關社會服務機構提供快捷準確的查詢服務。同時，還要對紙質的檔案進行統一的整理和保存，并將其分類后送至國家綜合檔案館，從而來取消紙質檔案的存在，減少檔案管理的開支。

（四）完善檔案管理的體系

檔案部門采用傳統的檔案管理模式是無法建立統一、協調、整體的管理體系的，所以各類檔案信息之間就缺乏交流與溝通，更使得各級部門之間在資源上無法得到共享。因此，檔案管理一直也就處于各自為政的狀態，影響到機關檔案管理的工作效率。所以，建立信息化的，完善統一的科學標準是非常重要的。建立機關檔案管理的統一標準就是結合現在政府檔案管理的實際情況，以科學的統一的方式建立檔案數字化管理平臺，對檔案進行電子歸檔、存儲整理、歸類、加密等，同時也能夠對這些檔案信息進行嚴格的監督和規范，從而避免檔案丟失或損毀等問題。

四、結語

總之，機關檔案管理中建立信息化平臺是需要政府以及各級領導和工作人員不斷努力重視和完善的，所以，上級機關也要為信息化建設提供足夠的資金、設備和技術以及人員的支持。同時，還要對檔案管理的工作人員進行專業知識的培訓，并且吸納更多的有信息技術能力的人才加入管理隊伍中，從而不斷完善信息化發展的團隊，建立信息化的檔案管理系統，為社會以及企業單位提供更為便利的服務。

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責任編輯：楊國棟