加強干部人事檔案信息化管理的做法與實踐意義研究

文/易勝

對于目前的干部人事檔案管理工作來說，其中包含了12000份左右的人員檔案與文書檔案，并且涉及單位較廣。雖然文書檔案已經采用了數字化管理，但是檔案室近300平方米，如果需要查詢人員檔案就會使工作特別繁瑣，一定程度上增加了工作的困難性。除此之外，對于干部人事檔案管理這一工作涉及到的人員調動與提干工作，信息化管理的滲透對于干部人事檔案管理具有積極的促進作用。因此，加強干部人事檔案信息化管理亟待施行。

一、加強干部人事檔案信息化管理的做法

（一）提高干部人事檔案工作人員信息化操作能力

傳統形式下的干部人事檔案管理工作是以工作人員實時對檔案文件進行整理、歸類、查詢為模式，這樣的工作方式耗費時間，甚至會遺漏信息。將信息化技術運用到干部人事管理工作中，能夠為工作人員工作提供極大的便利。因此，作為干部檔案管理人員，應當逐漸強化自身的信息化能力，加強計算機的使用意識。只有這樣，才能使自身工作真正與經濟化社會接軌，為單位選取干部人員做好基礎性保障工作。

（二）強化信息化干部人事檔案保密措施

作為檔案工作人員，需要其對工作負責，做好保密工作。因此，加強干部人事檔案信息化管理的同時，相關部門與人員也應當制定相應的保密措施，以此來確保人員檔案信息化管理工作的有序進行，使信息化檔案管理工作更具有效性。

二、加強干部人事檔案信息化管理的實踐意義

（一）信息化干部人事檔案管理可有效減輕工作人員工作強度

對于部門工作而言，干部人員的崗位調動是十分普遍的事情，在傳統意義上，作為干部人事檔案管理的工作人員，需要對有需要調動或者退休的干部人員的檔案進行實時查詢。但是檔案室內所保存文件量大，工作人員的查詢速度受到限制，而且干部人員檔案通常為紙質版，因此需要管理工作人員定期維護、逐一排查已發生調動人員的檔案。而將信息化技術運用到干部人事檔案的管理工作中，工作人員將檔案歸類分置，這就避免了查詢時的時間消耗以及多次翻閱檔案對其造成的損壞，從而為工作人員有效減輕了工作負擔。

（二）信息化干部人事檔案管理可有效提高工作人員工作效率

人事檔案管理人員需要對干部人員的檔案按單位部門以及序號歸類存放，而且每個人檔案中的文件內容各不相同，信息化技術的運用使工作人員可以將干部人員檔案中的文件在計算機中詳細登記，干部人員發布人事調動或者退休時可以在檔案管理工作人員處實時查詢信息，以此來保障工作的有效性。因此，干部人事檔案信息化管理能夠有效地提高工作效率。

（三）信息化干部人事檔案管理可有效提高人員檔案的安全性

干部人員對部門工作起著積極的促進作用，對于干部人員的選拔，相關部門需對其背景及相關情況進行詳細的了解，以此來確保干部人員對工作的勝任能力。因此，干部人事檔案管理工作人員必須確保干部人員檔案的安全性。信息化干部人事檔案管理則有效地解決了這一問題，通過現代信息技術進行個人檔案密碼的設置，能夠確保查詢干部人員檔案資料的嚴密性。信息化干部人事檔案管理在一定程度上減少了檔案室投入資金的消耗，并且能夠對檔案進行全面、有效的防護，確保干部人員檔案的安全性。

三、結語

任何工作均不是一成不變的，而是應當適應社會經濟發展規律，跟隨時代步伐。干部人事檔案的管理工作是一項需要我們本著認真、負責的態度去完成的工作，我們應當摒棄傳統工作形式中的不足，保留其積極的方面，并將信息化管理滲透其中，全面配合干部人員的選調，節省不必要的消耗，確保檔案管理工作的有效性與時效性。同時，通過信息化技術進行干部人事檔案管理，能夠高度確保所涉及文件的安全性。作為機關檔案室工作人員，我們應當本著高度負責的態度，使檔案管理工作與信息化完美結合，為檔案管理工作創造積極的條件，從而實現干部人事檔案管理工作的現代化。