檔案信息化的信息資源管理問題探討

于艷飛

摘 要 在現代信息技術全面發展的趨勢下，檔案信息化管理已經成為大勢所趨，而傳統的信息資源管理模式下所的產生的紙質檔案、檔案管理制度等都不再適用于信息化的檔案管理模式，要求能夠展開對檔案信息化管理的趨勢探討，分析傳統信息資源管理存在的與現實相矛盾的地方，提出優化措施，推動信息資源管理在檔案信息化發展趨勢下能夠發揮最佳的作用。

關鍵詞 檔案信息化；信息資源管理；現狀；創新

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2018）222-0108-02

信息資源管理主要是在數字時代下發展背景下，依照國內外的各行各業的發展動態預計需求，所展開的信息數據管理、分析以及應用。檔案是信息資源管理的主要對象之一，檔案信息化管理指的是利用計算機技術手段，展開對檔案的規范化管理，實現信息、數據的統籌兼顧管理。當前檔案信息化下的信息資源管理主要面臨著專業技能不足、管理人員專業性不足以及相關的制度建設不齊全等問題。

1 檔案信息化的內涵分析

檔案管理是信息資源管理的組成部分，檔案信息化是在國家相關的法律依據下，依托于計算機技術、網絡技術等，對檔案文件資料進行保存、整理、開發和利用。檔案信息化區別于檔案的數字化管理，即檔案信息化管理重在對信息資料的開發應用，其中也可以存在部分紙質檔案，也會將其轉化為電子文件。而紙質檔案文件為網絡系統平臺的查閱服務提供第一手原始資料憑證。可以說檔案信息化是要求能夠實現檔案信息的最大化使用，并能夠借此提供最優質的服務，發揮其檔案文件的全部價值。

2 檔案信息化的信息資源管理現狀分析

歸根究底，檔案信息化的信息資源管理是要求能夠展開電子文件管理、檔案的信息數字化管理、檔案的網絡服務，即能夠實現對外相關文件的收集以及歸檔，從而為單位的發展提供更豐富的資源參考。如政府相關部門將政府工作報告公布在政府官網中，從而為下一階段該地區的企業的經營發展活動提供一個政策導向；還包括能夠實現數字檔案館的建設，最直接的表現就在于當前高職學校的圖書館檔案室的建設，其中包含著學校發展的各種檔案資料的共享和合理配置。

檔案信息化的信息資源管理的內容較為豐富其并非涉及到對信息的數字化保存，還涉及到信息的開放程度管理、應用程度的開發等等。但是當前檔案信息化的信息資源管理的信息公開程度以及對于信息的開發利用的程度同實際的發展需求之間有一定的矛盾，嚴重制約著檔案信息化的可持續發展。

2.1 檔案信息化的信息資源管理觀念落后

檔案信息化管理的相關建設觀念薄弱，如檔案信息化不僅僅是對檔案的信息化建設還要求能夠構建信息管理系統，這兩者之間需要展開科學有效的管理，而非構建檔案的數字化就是構建好了信息管理系統。當前較多的單位展開檔案信息化建設過程中，對于檔案信息化的建設的觀念落后，導致管理的內容滯后、管理的制度不完善等等。

另外還表現為對于檔案信息化的宏觀的調控指導力度的不足，由于檔案是包含一個單位在過去很長一段時間的文件資料，可以知道一個單位在過去的一段時間內所展開的各項活動，如以美麗鄉村建設為主，從而為該鄉村的建設發展制定更加貼切的戰略規劃，做好今后工作的指導開發，因而要能夠對所需要的各種文件資料進行合理有效的歸檔開發應用。但是事實上我國當前的檔案信息化的視野較為淺薄，僅僅按照現行單位的發展要求，或在在未來需要對檔案信息進行提取使用時，得不到所需要的科目，將無法展開深入的開發使用。

2.2 檔案信息化的信息資源管理制度完善

檔案信息化的管理的制度的不齊全主要表現在無法重視檔案信息安全的重要性，檔案信息化中包含著一個單位許多工作中的各項關鍵數據，其將會直接影響單位長遠發展。單位的產業轉型結構優化等帶來一定的政策方向性影響，當前實現檔案信息化的信息資源管理而無法正確看待其信息的安全性管理，即無法建立檔案信息資源管理的安全制度。如任何人都可以登入到檔案系統中，而容易在操作中對檔案信息進行無意的更改，影響檔案的科學性和準確性，而另外就是單位在自身的戰略規劃發展中并沒有把檔案信息資源管理當作一部分進行再優化再投入管理。即檔案信息資源管理是屬于單位的改革中的一個環節，所以在未來發展規劃中的一個重要組成部分，就要對檔案信息化及時進行更新管理，增強在這一方面直接有效的機制和引導。

2.3 檔案信息化的信息資源管理人員不夠

檔案信息資源管理的過程中，主要呈現出兩大難題，第一是實現檔案信息系統的構建，第二是實現檔案信息的開發應用。前者需要擁有專業的信息資源管理專業知識，能夠站在宏觀角度展開對檔案信息系統的構建，實現各個檔案的有效歸檔應用，而后者需要具有一定的大數據開發技術，對系統庫中的各個數據信息進行開發應用，提取出當下當地經濟、文化等各個層面上的發展計劃制定以及發展預算編制所需要的一切數據，提高檔案的使用效率。這些都需要依靠專業的檔案信息化管理人才，但是當前對于檔案的信息化管理的人才數量和質量都呈現出不足的現象。如在質量方面，檔案管理人員實踐操作能力有限，無法根據各行業的不同發展階段發展需求展開信息資源的開發利用，可以說當前的檔案信息化管理人才的實踐操作能力不足。

3 檔案信息化的信息資源管理建設對策

3.1 正確樹立檔案信息化觀念實現統籌管理

正確樹立檔案信息化觀念要求能夠站在各行業的法律法規和標準下，確定檔案信息資源管理的重要性，從而能夠正確對待檔案信息資源管理的四大內涵，而非是將檔案信息化管理進行淺薄的各個部分的整合發展。另一方面是要求能夠站在長遠的角度來看待檔案信息化管理，即能夠導入第三方管理者對于各行業的檔案管理進行指導驗收。

如由當地財政出面實現檔案信息管理單位的招投標，對當地的檔案信息化建設管理提供專業人力（即提供專業化的檔案信息資源管理人才進行檔案信息化管理的指導工作），并健全檔案信息化管理下的計算機硬件設施建設、相關的檔案部分的人力柔性管理，最終幫助這些行政單位能夠展開全面系統科學的檔案管理工作，提高檔案信息化建設的步伐。

3.2 改善檔案信息化的基礎建立安全保障體系

提高檔案信息化的安全保障體系在于能夠實現制度上的建設，如采用檔案信息系統進入的權限設定制度，即如檔案信息化管理是一個單向系統，只能進行錄入，確定不能進行資源的更改，從而避免檔案信息系統受到不明人士的更改，影響檔案信息資源的準確性。其次是通過檔案信息庫的系統升級優化，企業行業內的不同職業的人員對于檔案信息的提取查閱的資源是有限的，不同的賬號所披露的信息是有限的，由此來控制檔案信息庫的安全。最后是要求能夠優化檔案信息化計算機的網絡安全維護，避免人為的網絡安全行為的發生，導致行政單位的檔案信息庫的資料收到損害，造成經濟損失和社會損失。

3.3 基于行業需求培養具有較高實踐操作能力的檔案人才

信息資源管理專業是當前高校的一門學科，其主要是通過對檔案信息管理下的國內外資訊、法律、技術以及基本理論的學習。但是由于當前信息資源管理專業是基于理論化的教學培訓，導致所培養出來的檔案管理人才不能夠按照不同企業所需要的檔案信息資源情況展開有效的檔案信息庫的建設，甚至在檔案信息的開發利用的程度有限。

這就要求高校能夠根據市場實際的檔案人才需求，如在大二階段能夠實現方向的劃分，其創新型企業、事業單位以及傳統產業的檔案信息資源管理方向，從而使其所展開的教學活動是具有較強的實踐應用性的，其能夠快速的進行檔案的數字化管理，展開檔案信息庫的優化升級，針對行政單位、企業等不同單位發展的實際需求進行檔案信息的開發，提供最有效的信息數據。

4 結論

綜上所述，檔案文件管理是信息資源管理的重要組成部分，當前各行各業內對于信息資源管理這一模塊較為重視，但是卻忽視檔案的信息化建設發展。作為信息資源管理的一部分，檔案信息化面臨著管理認識不足、管理制度不健全、管理人員專業性不足等各項問題，嚴重制約著信息資源管理整體發展。因而要求依照信息資源管理的專業發展情況樹立正確的檔案信息化建設觀念，加強對檔案信息化建設的統籌管理，從國內外行業信息發展的要求入手健全行政單位檔案信息化的法律法規，并且能夠培養高素質的企業檔案人才，實現檔案信息化的安全性和科學性。

參考文獻

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